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# Automazioni
> I messaggi che partono da soli agli eventi di una prenotazione: regole, modelli email e WhatsApp, consenso al marketing e registri.
**Automazione**, nel gruppo Ospiti & Marketing, manda messaggi agli ospiti senza che tu prema nulla: la conferma, le istruzioni prima dell'arrivo, il ringraziamento dopo la partenza. Fa parte del modulo regole di automazione dell'abbonamento e richiede il permesso di gestire i messaggi (di default **Proprietario** e **Amministratore**).
Le schede: **Regole**, **Modelli email**, **Modelli WhatsApp** e **Registri**.
## I modelli
Una regola invia un modello, quindi parti da lì. **Modelli di messaggio** → un modello nuovo: **Nome modello**, il tipo (Email, SMS o messaggio di piattaforma), la lingua, l'oggetto e il testo. Un modello usato da una regola non si può eliminare.
Un modello può esistere in più lingue: ogni versione linguistica ha lo stesso nome e lo stesso slug. Una regola invia a ogni ospite la versione nella sua lingua; se non c'è, quella nella lingua predefinita dell'organizzazione; se non c'è nemmeno quella, la versione scelta nella regola. Una versione disattivata viene saltata. Lo stesso vale per un nuovo invio e per un modello inserito in una conversazione. Nell'editor, **Lingue** mostra le versioni del modello, **Aggiungi Italiano** (o la lingua che manca) crea quella versione dal testo attuale, e l'elenco dei modelli segna le lingue che un modello non ha ancora.
Le frasi che Gridbeds aggiunge attorno al tuo testo in un'email — la formula di chiusura, la riga di disiscrizione nelle email di marketing, il banner di un test — sono scritte nella lingua del modello, qualunque sia la lingua del tuo schermo. Per una lingua di cui Gridbeds non ha la traduzione, sono in inglese.
### Formattare una email
Il testo di un modello email si scrive in un editor con una barra degli strumenti (**Formattazione del testo**): **Grassetto**, **Corsivo**, **Sottolineato**, **Elenco puntato**, **Elenco numerato** e **Inserisci link** (Ctrl+K, o ⌘K su Mac). Non si offre altro, di proposito: sono i formati che ogni programma di posta mostra allo stesso modo. Le frecce si spostano lungo la barra. Un SMS o un messaggio di piattaforma resta testo semplice, come un modello WhatsApp.
**Inserisci variabile** elenca le variabili che funzionano e restringe l'elenco mentre scrivi. Una variabile sta nel testo come una piccola etichetta, per esempio `{{guest_first_name}}`, che si elimina o si sposta tutta insieme, e copia e incolla la portano con sé. Un'etichetta per un nome che non è una variabile appare in rosso, con un avviso, e non viene sostituita. Un link può iniziare con una variabile, come `{{booking_url}}`: la si scrive nel campo dell'indirizzo di **Inserisci link**.
Incollare da Word o da Google Docs mantiene grassetto, corsivo, elenchi e link e lascia da parte il resto della formattazione. Il testo semplice incollato mantiene le righe vuote come paragrafi e gli a capo come a capo.
I modelli scritti prima dell'editor sono stati convertiti una volta sola. Una riga vuota è diventata un nuovo paragrafo, `**grassetto**`, `[testo](indirizzo)` e gli elenchi sono diventati formattazione, e un a capo scritto da te è rimasto un a capo.
Quando una regola passa dall'email all'SMS o a WhatsApp, o un modello viene inserito in una conversazione, il testo formattato viene inviato come testo semplice: i paragrafi separati, le voci degli elenchi come righe che iniziano con "- ", un link come "testo (indirizzo)".
### Le variabili
Nel testo metti le variabili tra doppie graffe, per esempio `{{guest_first_name}}`, compilate per ogni ospite. L'editor dei modelli elenca esattamente le variabili che funzionano, e funzionano ovunque: nelle email inviate dalle regole, in un modello inserito in una conversazione, in una diffusione, in una campagna (quelle sull'ospite, la struttura e l'attività) e nell'anteprima di una regola. Una variabile senza nulla da leggere, per esempio una data di check-in in un messaggio che non riguarda un soggiorno, resta vuota: non viene mai scritta come `{{...}}`.
| Su | Variabili |
| - | - |
| L'ospite | `{{guest_name}}`, `{{guest_first_name}}`, `{{guest_last_name}}` |
| Il soggiorno | `{{booking_number}}`, `{{check_in_date}}`, `{{check_in_time}}`, `{{check_out_date}}`, `{{check_out_time}}`, `{{nights_count}}`, `{{guests_count}}`, `{{adults_count}}`, `{{children_count}}`, `{{total_price}}` |
| La struttura | `{{property_name}}`, `{{property_address}}`, `{{property_city}}`, `{{property_country}}`, `{{wifi_network}}`, `{{wifi_password}}`, `{{parking_instructions}}`, `{{access_code}}`, `{{house_rules}}` |
| Tu | `{{host_name}}`, `{{host_phone}}`, `{{host_email}}`, `{{organization_name}}` |
`{{host_name}}` è il collega che scrive, o la tua attività quando invia una regola: mai Gridbeds. Le date si scrivono giorno.mese.anno. I modelli scritti prima con le grafie più vecchie (`{{check_in}}`, `{{check_out}}`, `{{booking_reference}}`, `{{total_guests}}`, `{{wifi_ssid}}`, `{{access_instructions}}`, `{{guest_email}}`, `{{guest_phone}}`) continuano a funzionare; nei nuovi usa i nomi qui sopra.
### Anteprima e test
Quando modifichi un modello salvato, accanto all'editor compare il messaggio come lo riceve l'ospite: l'email vera (in un riquadro, su computer o su telefono) o il testo di un SMS. **Anteprima come** lo compila con i **Dati di esempio** o con una delle ultime prenotazioni; segue quello che scrivi dopo una breve pausa ed è sempre scritto nella lingua del modello, qualunque sia la lingua del tuo schermo.
Sopra il messaggio, una fascia indica cosa correggere: le variabili che arriverebbero vuote per quella prenotazione ("1 variabile è vuota per questa prenotazione: `{{wifi_password}}`") e qualunque testo tra graffe che non è una variabile, con quella reale più vicina ("`{{gest_name}}` non è una variabile. Intendevi `{{guest_name}}`?"). Un clic su un nome ti porta a quel punto del testo. **Lingue** passa allo stesso messaggio nelle sue altre lingue.
Per un SMS, un contatore mostra lunghezza e costo, per esempio "148 / 160 · 1 SMS · GSM-7". Le lettere rumene ș, ț, ă, â, î e le emoji non fanno parte dell'alfabeto GSM-7: una sola rende tutto il messaggio UCS-2, 70 caratteri per SMS invece di 160.
**Inviami un test** (con il permesso di gestire i messaggi, solo per i modelli email) invia l'email a te o a un massimo di cinque colleghi della tua organizzazione, con "\[TEST]" davanti all'oggetto. **Tutte le lingue** la invia in ogni lingua in cui è scritto il messaggio; **Usa i dati di questa prenotazione** la compila con la prenotazione in anteprima. **Ctrl+Invio** invia. Hai 10 test all'ora; l'avviso dopo un test dice quanti ne restano.
### Modelli WhatsApp
Su WhatsApp, un messaggio inviato fuori dalla finestra di 24 ore deve essere un modello approvato da Meta. **Modelli WhatsApp** → un modello vuoto o dalla libreria: nome, lingua, categoria (utilità, marketing o autenticazione), il testo con `{{1}}`, `{{2}}`… e un esempio per ciascuno, eventualmente un pulsante. **Invia per l'approvazione**, poi sincronizzi lo stato: **Bozza**, **Ricevuto**, **In revisione**, **Approvato**, **Rifiutato**, **Sospeso**, **Disattivato**. Un modello approvato non si può più modificare.
## Le regole
**Regole di automazione** → **Crea regola**:
| Campo | Cosa scegli |
| - | - |
| **Nome regola** | Per esempio "Istruzioni 2 giorni prima". |
| **Evento trigger** | Prenotazione creata, Prenotazione confermata, Prenotazione annullata, Giorni prima del check-in, Giorno del check-in, Metà soggiorno, Giorno del check-out, Giorni dopo il check-out, Pagamento ricevuto, Pagamento non riuscito, Transfer confermato, Prima del ritiro del transfer (vedi [Trasferimenti](/it/transfers)), Camera pronta, check-in fatto e Camera pronta, passi alla reception (inviati dalla coda degli arrivi; creati disattivati quando si attiva la coda). |
| **Modello di messaggio** | Di fatto obbligatorio: una regola senza modello non invia nulla. È anche il messaggio di riserva se WhatsApp o SMS non si possono consegnare. |
| **Invia tramite** | **Messaggio di piattaforma**, **Solo email**, **SMS**, **WhatsApp** (con un modello WhatsApp), **Canale della prenotazione** (un messaggio su Booking.com, Airbnb…) o **Tutti i canali** (oggi invia solo email). Se l'SMS non parte, si invia l'email; WhatsApp ripiega su SMS, poi su email. |
| **Finalità** | **Transazionale** o **Marketing** — vedi sotto. |
| **Durata del ritardo** / **Unità di ritardo** | Minuti, ore o giorni; per "Giorni prima del check-in" si conta all'indietro dall'arrivo. |
Gli eventi a giorni (prima del check-in, giorno di arrivo, metà soggiorno, giorno di partenza, dopo il check-out) si controllano una volta al giorno, alle 09:00.
### Transazionale o marketing
* **Transazionale** — "Un'operazione di soggiorno — inviata anche a un ospite che si è disiscritto dalle comunicazioni di marketing (conferma di prenotazione, link di check-in)."
* **Marketing** — un'offerta, un invito a tornare, una richiesta di recensione. Parte solo verso gli ospiti che hanno dato il consenso per quel canale e non si sono disiscritti; una regola di marketing non viene mai inviata sul canale della prenotazione.
Gli ospiti danno il consenso al marketing nel loro portale (al check-in online, "Marketing (facoltativo)", e nelle preferenze di comunicazione). Si disiscrivono dal link nell'email o rispondendo STOP a un SMS o su WhatsApp. Nel profilo dell'ospite, **Comunicazioni di marketing** mostra il consenso per l'email.
Il consenso al marketing si dà, non si presume: un ospite non è iscritto al marketing finché non mette lui la spunta o finché non lo registri tu nel suo profilo, e ogni spunta e ogni rimozione si conserva con chi l'ha fatta, quando e da dove. Ogni passo della catena di riserva di una regola di marketing (WhatsApp, poi SMS, poi email) chiede il consenso del canale che sta per usare.
**Togliere la spunta e disiscriversi sono cose diverse.** Togliere la spunta a **Comunicazioni di marketing** nel profilo di un ospite ritira soltanto il consenso, e rimetterla lo restituisce. Quello che l'ospite fa da sé si conserva a parte, e una spunta nel profilo non lo annulla: un clic su Annulla iscrizione in un'email, una risposta STOP, un'email segnalata come spam o un indirizzo che ha respinto definitivamente i messaggi. Il profilo dice, sotto la casella, quale si applica e da quando; solo l'ospite può iscriversi di nuovo (nel suo portale, al check-in online o rispondendo START).
## Registri
**Registri email** mostra ogni email inviata dalle automazioni, con lo stato: in coda, inviata, consegnata, aperta, cliccata, respinta o non riuscita. Solo le email non riuscite o respinte si possono reinviare.
L'invio verso gli ospiti (email, SMS, WhatsApp) lo apre Gridbeds per ogni organizzazione; fino ad allora le regole non inviano nulla — vedi [Messaggi](/it/messages#quando-un-messaggio-non-parte). Un modello si può vedere in anteprima su una prenotazione e ricevere come test (vedi [Anteprima e test](#anteprima-e-test)); una regola si può provare su una prenotazione, vedi sotto.
## L'attività e la prova di una regola
Fai clic sul nome di una regola, o sul pulsante **Attività** della sua riga, per aprirla su due schede.
**Attività** elenca ogni esecuzione della regola, dalla più recente: quando, l'ospite, la prenotazione (con un link), il canale usato, l'esito — **Inviato**, **Saltato** o **Non riuscito** — e, quando non ha inviato, il motivo a parole:
| Motivo | Cosa significa |
| - | - |
| Già inviato per questo soggiorno (nessun duplicato) | La regola aveva già raggiunto questo ospite per questa prenotazione. Normale, non è un problema. |
| L'invio agli ospiti non è ancora aperto per questa organizzazione | Gridbeds non ti ha ancora aperto questo canale. |
| L'ospite non ha accettato il marketing su questo canale | Una regola di marketing, e l'ospite non ha dato il consenso (o si è disiscritto). |
| L'ospite ha disattivato questo canale o non ha mai dato il consenso | Una regola transazionale, e l'ospite ha disattivato il canale, ha risposto STOP o non ha mai dato il consenso a WhatsApp. |
| L'ospite non ha un recapito per questo canale | Nessun indirizzo email o numero di telefono. |
| Il modello del messaggio manca o non è approvato | Il modello della regola è stato eliminato, o il modello WhatsApp non è approvato. |
| Il canale della prenotazione non può recapitare questo messaggio | La prenotazione non ha una conversazione sul suo canale, o il canale non recapita messaggi. |
| Il fornitore non l'ha recapitato | Il fornitore email o SMS ha rifiutato o non è riuscito a inviare. |
| Tutti i canali della regola non sono riusciti | Ogni canale provato dalla regola non è riuscito, ciascuno per il suo motivo; apri la riga per vederli. |
| Il trasferimento non si fa più | Un messaggio su un trasferimento annullato o eliminato. Normale. |
| Il ritiro è stato spostato | Un promemoria per un orario cambiato; quello per il nuovo orario è in coda. Normale. |
Filtra per esito, canale e periodo (gli ultimi 7, 30 o 90 giorni, o da sempre). I totali in alto coprono tutto il periodo, con il tasso di errore. Quando una regola è passata a un altro canale, apri la riga per vedere perché i canali precedenti non l'hanno recapitato. Per leggere l'attività serve il permesso **Visualizzare i messaggi**.
**Prova** mostra cosa farebbe un'esecuzione reale per una prenotazione, senza scrivere all'ospite: scegli una prenotazione (cerca per riferimento o ospite), poi **Prova su questa prenotazione**. Vedi quando partirebbe il messaggio (o che quel momento è già passato e un'esecuzione reale invierebbe subito), ogni canale della regola con una spunta o il motivo per cui non si può usare, quale verrebbe usato e i controlli — invio aperto su quel canale, consenso dell'ospite, non già inviato per questo soggiorno. Sotto c'è il messaggio, con le variabili compilate per quella prenotazione; **Mostra le variabili** le elenca e segnala quelle vuote. La prova resta nell'attività, visibile solo con **Mostra le prove**. Per provare serve il permesso **Gestire i messaggi**.
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