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# Gruppi e allotment

> Blocchi di camere per gruppi ed eventi, contratti di allotment con le agenzie e come tolgono camere dalla disponibilità.

Entrambi tengono camere da parte per qualcuno in particolare, perché nessun altro le venda:

* un **gruppo** è un dossier per un matrimonio, un congresso o un'agenzia, con uno o più **blocchi** di camere su un periodo;
* un **contratto di allotment** è un contingente ricorrente negoziato con un tour operator o un'agenzia, su un periodo di validità, con rilascio automatico delle camere invendute.

Li trovi nel gruppo Vendite & Distribuzione: **Gruppi** e **Allotment**. Ognuno è un modulo dell'abbonamento; se non è incluso, la pagina ti porta alla schermata del modulo non disponibile. Li vedi con il permesso di vedere i gruppi (gli allotment) e li modifichi con il permesso di gestirli; le prenotazioni che ne nascono richiedono il permesso di gestire le prenotazioni. Il partner (il soggetto fatturabile) si sceglie tra i **Soggetti fatturabili** — vedi [Addebiti fissi, pacchetti ed extra](/it/fixed-charges).

## Gruppi

**Prenotazioni di gruppo** → **Nuovo gruppo**: nome del gruppo, soggetto fatturabile facoltativo, origine facoltativa e note interne. Poi, nel gruppo, **Aggiungi blocco**:

* la struttura, la data di inizio (check-in) e di fine (check-out);
* la **Modalità inventario**: **Fissa — pickup limitato al contingente bloccato** o **Elastica — pickup oltre il contingente se la disponibilità pubblica lo consente**;
* **Data limite fissa (opzionale)** o **Giorni limite mobili (opzionale)** — passata la data, le camere non prelevate si rilasciano;
* un piano tariffario predefinito, facoltativo.

Nella griglia del blocco metti, per ogni giorno e tipologia, le **Unità bloccate** e, se vuoi, una **Tariffa speciale** per il gruppo.

| Stato del blocco | Cosa significa |
| - | - |
| **Provvisorio** | Un'offerta: non toglie camere dalla vendita. Solo ora si possono cambiare le date. |
| **Confermato** | Le camere bloccate escono dalla disponibilità (anche sui canali). |
| **Rilasciato** | Le camere tornano in vendita. |
| **Annullato** | Il blocco non conta più. |

Le azioni del blocco: **Conferma**, **Rilascia**, **Rilascia il rimanente** (solo le camere non ancora prelevate) e **Annulla**. Su un blocco confermato, **Preleva prenotazioni** crea le prenotazioni degli ospiti dal blocco; **Importa lista alloggi** le prende da un file. Nel **Conto master**, **Trasferisci addebiti** sposta dalle prenotazioni del gruppo quello che paga l'organizzatore — **Camera e tassa di soggiorno** o **Tutti gli addebiti** — ed **Emetti fattura di gruppo** fa un'unica fattura. In **Fatture emesse** il conto conserva ogni fattura emessa per il gruppo, con il suo stato e il punto in cui è arrivata presso ANAF o SDI, e la apre — per chi può vedere le fatture.

Alla [chiusura giornata](/it/day-close) di ogni struttura — sull'orologio della struttura — le camere non prelevate dei blocchi confermati oltre la data limite si rilasciano da sole e vengono comunicate ai canali. Se una chiusura è bloccata o fallisce, un controllo orario le rilascia mezz'ora dopo l'orario di chiusura della struttura.

Un gruppo si può eliminare solo quando tutti i suoi blocchi sono rilasciati o annullati; un blocco, solo se è provvisorio o annullato e non ha prenotazioni.

## Contratti di allotment

**Contratti di allotment** → **Nuovo contratto**: il partner (tour operator o agenzia), il periodo di validità, il tipo di contratto, il rilascio automatico (giorni prima dell'arrivo), la tariffa contrattata e la regola di fatturazione (**Credito intero**, **Mezzo credito**, **Prepagato**).

| Tipo | Cosa fa |
| - | - |
| **Garantito** | Tiene le camere fuori dalla vendita pubblica per tutto il periodo; non si rilasciano mai da sole. |
| **Vendita libera** | Tiene le camere; quelle invendute si rilasciano automaticamente un certo numero di giorni prima dell'arrivo. |
| **Su richiesta** | Non toglie nulla dalla vendita pubblica: le prenotazioni si confermano caso per caso. |

Il contratto nasce come **Bozza**: **Genera linee** riempie la griglia giornaliera per tipologia, che puoi correggere e salvare. Nella pagina del contratto vedi le camere contrattate, rilasciate, consumate e rimanenti, e la tariffa contrattata per tipologia (senza ripiego sulla tariffa pubblica). **Attiva** mette in vigore il contratto: solo allora le camere escono dalla disponibilità. L'attivazione viene rifiutata se la disponibilità pubblica non basta.

**Prenota su questo contratto** crea fino a 50 prenotazioni in una volta — tutte o nessuna. Gli stati sono **Bozza**, **Attivo**, **Scaduto** e **Annullato**; un contratto si può eliminare solo in bozza o annullato, senza prenotazioni.

Alla [chiusura giornata](/it/day-close) di ogni struttura le camere invendute dei contratti in vendita libera oltre la scadenza si rilasciano, e i contratti a fine validità scadono — con lo stesso controllo orario alle spalle, se una chiusura è bloccata o fallisce. Una notte rilasciata non torna nel contratto, nemmeno se una prenotazione viene cancellata.

<Warning>
  Se il piano tariffario del contratto si vende anche sui canali o sul sito, la pagina ti avvisa che la tariffa negoziata è visibile fuori dal contratto. Per gli allotment usa un piano non collegato ai canali.
</Warning>

<Note>
  **Conteggia queste unità nelle statistiche di occupazione** si può spuntare, ma occupazione e ADR non lo usano ancora.
</Note>

## Le regole del piano tariffario

**Preleva prenotazioni**, **Importa lista alloggi** e **Prenota su questo contratto** chiedono le stesse regole di **Nuova prenotazione (PMS)** — un soggiorno minimo o massimo, un giorno chiuso agli arrivi o alle partenze, una notte chiusa alla vendita — del piano su cui si vende ogni soggiorno: il piano del blocco (o quello predefinito della tipologia di camera) o il piano del contratto. Un soggiorno che ne viola una non viene prenotato: la sua riga nomina la regola, e **Ignora la restrizione**, con un **Motivo (facoltativo)**, prenota comunque i soggiorni. Lo **Storico** di ogni prenotazione così fatta registra chi ha ignorato quale regola e perché, e il suo pannello mostra **Restrizione ignorata** — vedi [Prenotazioni](/it/bookings). In una lista alloggi la riga resta valida, con la sua regola, finché non confermi di nuovo con la restrizione ignorata; l'anteprima del prezzo di un contratto mostra la regola prima di prenotare.

## La capienza della camera

**Preleva prenotazioni** e **Importa lista alloggi** tengono ogni gruppo di ospiti ai limiti della sua tipologia di camera, come **Nuova prenotazione (PMS)**. Più ospiti di quanti la camera ne ospiti, o più adulti di quanti ne ammetta, vengono rifiutati, e **Ignora la restrizione** non toglie il rifiuto: il modulo indica il limite sotto la riga mentre scrivi e non invia, e la lista alloggi segna la riga **Non valida** con il limite già nell'anteprima, prima di confermare. Più bambini di quelli previsti per la tipologia di camera è solo un avviso — la riga si può comunque prelevare o confermare.


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