Paginile de sincronizare urmăresc ce trimite Gridbeds către programul de facturare sau de contabilitate conectat. Ce programe se pot conecta depinde de țară: pentru România vezi Programe de contabilitate și Facturare. Dacă organizația nu are niciunul conectat, paginile rămân goale.
Rapoarte contabile
Pagina se numește Tablou de Bord Contabilitate („Monitorizați sincronizările contabile și rulările lor zilnice”). Nu este un generator de rapoarte: arată cum merg sincronizările.- Total Sincronizări (7z), Rată de Succes, Sincronizări Eșuate și cardul Sincronizare Contabilă (ora și Următoarea rulare, sau Dezactivat — „Configurați în setări”);
- tab-ul Detalii Sincronizări: Sincronizări pe Tip și Eșecuri pe Severitate;
- tab-ul Activitate Recentă: ultimele 10 sincronizări și Vezi tot, care deschide Istoric sincronizări, cu filtre pe stare, tip și furnizor. O sincronizare eșuată a unei rezervări are Retrimite.
Pentru aceste pagini și pentru Erori Sincronizare e nevoie, de fapt, de dreptul de a gestiona contabilitatea: cine doar o vede primește un refuz („Nu ai acces la această sincronizare contabilă.”).
Erori Sincronizare
O alertă de pe tabloul de bord („… eșecuri de sincronizare necesită intervenție manuală.”) duce aici. Filtrele: stare, Severitate (Critică, Ridicată, Medie, Scăzută) și Intervenție Manuală. Pe fiecare eroare:- Reîncercare — o trimite din nou;
- Rezolvare → Marchează ca Rezolvat, cu Note de Rezolvare obligatorii (de exemplu „introdusă de mână în program”).
Sincronizare Contabilă
Sincronizare Contabilă („Trimite check-out-urile, plățile și veniturile unei zile către sistemul dvs. contabil”) este un modul al abonamentului. Pagina arată Programare (starea, Oră Sincronizare, Următoarea Rulare), statisticile pe ultimele 30 de zile și Rapoarte Recente — ultimele 10 rulări, cu Exportă CSV (fișierul conține exact rulările afișate). Rulați Sincronizarea Contabilă (cu dreptul de a gestiona contabilitatea) → Rulare Manuală: alegi o zi trecută sau lași gol pentru azi. O zi deja sincronizată nu se rulează a doua oară. Ora și pornirea automată se stabilesc în Setări → Contabilitate, tab-ul Automatizare.Creanțe firme
Creanțe firme („Facturi neîncasate emise către firme pe cont, cu vechime.”) arată, pe fiecare firmă, De încasat împărțit pe vechime: Curent, 1–30z, 31–60z, 61–90z, 90z+, și insigna Peste limită. Intră aici doar facturile emise către un partener facturabil — notele trecute pe o firmă și fișele master ale grupurilor —, nu facturile obișnuite ale oaspeților. Firmele se adaugă în Setări → Parteneri facturabili sau cu Adaugă partener nou oriunde alegi plătitorul. Formularul cere întâi Țara firmei și nu salvează un partener fără ea: fiecare factură către firmă îi menționează țara, iar Gridbeds nu o presupune niciodată. O alegi din listă, unde țările tale apar primele. Pentru o firmă din Italia, formularul verifică și ce verifică SDI: cifra de control a partitei IVA și un cod poștal (CAP) de exact 5 cifre. Cu un CUI românesc, Caută în ANAF completează datele firmei. Pentru o firmă din altă țară UE, alege Țară, scrie Cod TVA și apasă Caută în VIES: Gridbeds completează numele, strada, orașul și codul poștal publicate de registrul european și îți propune partenerul pe care îl ai deja, dacă acel cod e înregistrat. Unele țări (de exemplu Germania și Spania) confirmă doar că acel cod e valid și nu publică altceva, iar uneori VIES nu răspunde pentru o țară: atunci completezi datele singur, partenerul se salvează la fel. Dacă VIES spune că acel cod nu e valid, verifică codul și țara. Dacă căutările (ANAF sau VIES) nu sunt pornite pentru organizația ta, formularul îți spune: completezi datele singur, partenerul se salvează la fel. Un clic pe o firmă deschide Facturi deschise:- Expunere credit, Limită de credit (sau Fără limită) și Disponibil; limita se stabilește pe partener, în Setări → Parteneri facturabili;
- Trimite memento — un email către firmă cu facturile restante (firma trebuie să aibă email);
- Descarcă extrasul de cont — un PDF, nu un document fiscal;
- Încasează plată: Sumă, Monedă, Metodă (Transfer bancar, Numerar, Card, Altul) → Înregistrează. Plata „se alocă automat pe facturile deschise, de la cea mai veche”; ce rămâne devine credit pe cont.
Deconturi proprietari
Pentru cine administrează proprietățile altora. Proprietarii se definesc în Setări → Proprietari (Proprietar nou: identitatea, datele fiscale și bancare, contractul și comisionul — Mandat sau Subînchiriere, comision pe cazare, pe cazare și curățenie sau pe tot — și portalul proprietarului). Totul face parte din modulul Proprietari al abonamentului și cere dreptul Proprietari. Deconturi proprietari („Deconturi lunare per proprietar: rezervări realizate, comisioane, cheltuieli și suma netă de plată”) are trei tab-uri:- Deconturi proprietari: Generează decont (proprietar și perioadă). Un decont are stările Ciornă, Publicat, Plătit și Parțial plătit, și coloanele brut, comision, cheltuieli, net de plată și restant. Pe un decont: Publică (proprietarul îl primește pe email, în PDF), Regenerează, Șterge ciorna, Facturează comisionul, Descarcă PDF, apoi Înregistrează plată sau Stornează o plată, cu motiv;
- Cheltuieli proprietari: Adaugă cheltuială, cu opțiunea de a o refactura proprietarului pe decont;
- Solduri proprietari: plăți și ajustări în afara unui decont.