Skip to main content
Facturile se găsesc în meniul Contabilitate → Facturi („Gestionează și urmărește facturile proprietăților”). Ai nevoie de dreptul de a vedea contabilitatea.

​
1. Alege cine emite facturile

În Setări → Organizație, tab-ul Facturare, câmpul Furnizor facturare: Dacă ai mai multe Entități fiscale (de exemplu o firmă pentru cazare și alta pentru restaurant), fiecare își poate alege furnizorul în tab-ul Fiscal / e-Factura. Dacă un emitent nu are furnizor, Gridbeds îți spune pentru cine nu poate emite.

​
Serii de numerotare

Cu Gridbeds (emise aici), tab-ul Facturare arată Serii de numerotare. Apasă Serie nouă și completează tipul documentului (Factură, Proformă sau Storno), Numele seriei (de exemplu FCT), Emisă de și Primul număr.
  • Schimbă următorul număr mută numerotarea doar înainte, niciodată înapoi.
  • Folosește implicit alege seria propusă pentru tipul ei de document.
  • Șterge seria e refuzat după ce seria a numerotat un document.

​
2. Emite factura

În rezervare, panoul Notă de plată curentă are butonul Emite factura de check-out. Factura cuprinde sejurul și consumațiile de pe nota de plată și scade avansurile deja facturate.
Codul fiscal al clientului. În Factură nouă, Cod fiscal (CUI / CNP) (P.IVA pentru o organizație din Italia) este opțional. Lasă-l gol pentru o persoană fizică, iar factura i se emite ca factură B2C; în România poți introduce în schimb CNP-ul ei, dacă îl dorește pe factură. O firmă se facturează pe codul ei fiscal: un CUI, o P.IVA sau un cod TVA introdus face factura B2B. Pe o factură emisă poți: Descarcă PDF, Trimite, Înregistrează plată, Link plată (oaspetele plătește online restul facturii) și Editează scadența și notele — după emitere se mai pot schimba doar scadența și notele. Restul apare așa cum a fost emis: totalurile sunt cele ale documentului, iar prețul unei linii cu discount are deja discountul scăzut. Limba facturii. O factură este scrisă în limba țării firmei care o emite: română pentru o firmă din România, italiană pentru una din Italia. Asta înseamnă PDF-ul și fiecare rând pe care Gridbeds îl scrie singur (sejurul, taxele, taxa de sejur, un avans și stornarea lui, nota unei facturi storno, un bacșiș sau o taxă de livrare trecute pe cameră, un check-in devreme sau un check-out târziu cumpărat de oaspete, un transfer), indiferent de limba ecranului sau a organizației. Ce scrii tu (numele unui extra, o taxă, motivul unui storno) rămâne cum l-ai scris. Emailul cu care factura pleacă la oaspete este în limba oaspetelui; PDF-ul atașat rămâne în limba emitentului. Ordinea rândurilor. O factură își listează rândurile în ordinea notei de plată, adică ordinea în care folio-ul arată taxele (după dată). Fiecare copie păstrează această ordine și numerotează rândurile 1, 2, 3… în ea: PDF-ul, e-Factura, fattura, o retipărire după luni de zile și stornarea facturii, ale cărei rânduri urmează rândurile facturii. TVA-ul din totaluri. Totalurile unei facturi, în listă și în detaliul ei, arată TVA-ul la cota pe care o au rândurile ei: TVA (21%) pe o factură cu toate rândurile la 21%. O factură cu rânduri la mai multe cote arată TVA cu tot TVA-ul, apoi câte un rând pe cotă, cu baza și TVA-ul ei, de la cota cea mai mică, defalcarea pe care o tipărește PDF-ul. O factură storno arată la fel, cu sume negative. Subsolul și termenii pe factura tipărită. În Setări → Entități fiscale, deschide entitatea și tab-ul Aspect factură: Text de subsol (până la 500 de caractere) se tipărește la finalul ultimei pagini, iar Termeni de plată / mențiune legală (până la 2000 de caractere) se tipărește chiar deasupra lui, sub titlul Termeni și condiții. Ambele apar pe fiecare PDF emis de această entitate din Gridbeds, cu cuvintele și rândurile pe care le-ai scris, și doar când sunt completate; nu se traduc. Factura trimisă în sistemul de facturare electronică (e-Factura, SDI) nu le conține, iar o factură emisă prin SmartBill sau Oblio este tipărită de furnizorul respectiv. Ele urmează textul curent al entității, deci o factură veche retipărită arată ce este acolo azi.

​
Țara clientului

Orice factură menționează țara clientului, iar Gridbeds nu o completează niciodată de la sine: o factură către un oaspete fără țară în profil nu se emite și nu consumă numărul („Țara clientului nu este înregistrată…”).
  • La check-out, când profilul oaspetelui nu are țară, panoul Notă de plată curentă cere, lângă buton, Țara în care este facturat oaspetele. Câmpul vine propus din ce ai deja în evidență și spune de unde: actul de identitate cu care s-a făcut check-in-ul, apoi cetățenia, apoi țara transmisă de canalul de rezervare. Verifică dacă e țara în care este facturat oaspetele — cetățenia nu e întotdeauna țara în care locuiește — și schimb-o dacă nu e. Țara confirmată rămâne în profilul oaspetelui. Fără nimic în evidență, câmpul e gol și o alegi tu.
  • Factură nouă se deschide fără țară aleasă (țara organizației e prima în listă): alege țara clientului.
  • O companie căreia îi este facturat sejurul este un partener facturabil, iar țara ei este cea de pe fișa ei. Gridbeds nu o completează niciodată: o companie adăugată după un cod de TVA fără prefix de țară (RO…, IT…) nu are țară până nu o setezi în Setări → Parteneri facturabili, iar factura ei nu se emite până atunci.
  • O factură de avans pentru un oaspete fără țară așteaptă: rularea zilnică o emite după ce țara apare în profilul oaspetelui.

​
Facturi de avans

În Setări → Organizație → Facturare, secțiunea Facturi de avans:
  • Emite automat facturile de avans — Gridbeds emite o factură de avans pentru fiecare avans încasat (online sau la recepție).
  • Avans de timp (zile) — între 0 și 14.
Un avans nefacturat este facturat automat înainte de termenul legal din România (ziua de 15 a lunii următoare încasării) — Gridbeds aplică astăzi acest termen în toate țările. Pe factura de check-out, avansul este stornat pe o linie separată, la cota de TVA de la data avansului.

​
Corecturi: storno și anulare

  • Storno / notă de credit emite un document de corecție (fereastra Emite notă de credit (Storno), butonul Emite nota de credit). Factura inițială apare ca Stornat, iar nota de credit ca Storno pentru factura inițială.
  • Anulare (invalidare legală) anulează factura fără să emită un document de corecție.
  • Când înregistrezi o rambursare pe o factură, Gridbeds pregătește un storno și îl arată în bannerul Storno-uri propuse. Îl poți emite (Emite storno) sau îl poți respinge cu un motiv (Respinge (nu necesită storno)).
Stări: Ciornă, Emisă, Trimisă, Plătită, Plătită parțial, Anulată, Restantă, Notă de credit.

​
Facturarea electronică, pe țări

Ce se întâmplă cu o factură după ce o emiți depinde de țara emitentului: