Skip to main content
Setări → Contabilitate (grupul Fiscal & Conformitate, pagina Integrare Contabilitate) leagă Gridbeds de programul de contabilitate al firmei. Pagina cere dreptul de a gestiona contabilitatea. Sus, Stare Conexiune arată pentru fiecare program Conectat, Neconfigurat sau Activat — configurare incompletă, și ultima sincronizare. Tab-urile: WinMentor, Saga, Automatizare și Conturi GL. Ce s-a trimis și ce a eșuat vezi în Contabilitate și rapoarte.
În curând: trimiterea efectivă în WinMentor și în Saga. Ecranele se pot completa, dar astăzi niciun document nu ajunge în programul tău de contabilitate: serviciul WinMentor Bridge nu scrie încă facturile în WinMentor, iar exportul Saga pune fișierele pe serverul Gridbeds, de unde nu le poți descărca. Până atunci, contabilul preia facturile de vânzare din SPV (Gridbeds le trimite la ANAF — vezi e-Factura) sau din PDF-urile din Facturi, ca până acum.

​
WinMentor

WinMentor primește documente printr-un serviciu care rulează pe calculatorul cu WinMentor: WinMentor Bridge (Windows Server 2019 sau mai nou, .NET 8, WinMentor cu serverul de import DOC-IMP-SERVER). Serviciul îl instalează cine se ocupă de calculatoarele firmei, împreună cu echipa Gridbeds. În tab-ul WinMentor (Configurare WinMentor):
  • Activează Integrarea WinMentor;
  • URL Bridge API — adresa serviciului; adresa nu poate conține utilizator și parolă;
  • Cheie API — cheia secretă convenită cu serviciul;
  • Cod Firmă — codul firmei tale în WinMentor;
  • Serie Implicită Factură — de exemplu FACT;
  • Salvează Configurația, apoi Testează conexiunea (testul verifică configurația salvată).
Dacă schimbi adresa serviciului fără să reintroduci cheia, cheia salvată se șterge și legătura se întrerupe.

​
Saga

În tab-ul Saga (Configurare Saga), Activează Integrarea Saga și Mod Integrare:
  • Bazat pe fișiere — câte un fișier XML pe factură, în Cale Folder Export (și Cale Folder Import). Căile sunt pe serverul Gridbeds, nu pe calculatorul tău — de aceea modul nu e încă folosibil (vezi mai sus). Stornările nu se exportă;
  • Bazat pe API — „Modul API va fi disponibil când Saga va lansa API-ul lor public”.

​
Automatizare

Tab-ul Automatizare („Automatizarea va funcționa doar când cel puțin un furnizor de contabilitate (WinMentor sau Saga) este activat și configurat”): Activează Sincronizarea Automată și evenimentele: Sincronizare contabilă zilnică: Activează sincronizarea zilnică și Ora sincronizării. Ora este cea a organizației (implicit ora României), deși ecranul scrie „fus orar server”. Sincronizarea zilnică nu închide ziua operațională — vezi Închiderea de zi.

​
Conturi GL

Conturi GL leagă veniturile, încasările și TVA-ul de conturile din planul de conturi (OMFP 1802/2014). Valorile implicite: La Venituri — F&B și altele ecranul sugerează: mâncarea gătită în 701 (analitic 7015), băuturile și produsele revândute în 707, bacșișul în 462 sau 4281 (datorie către angajați, nu venit), taxa de stațiune în 446; un câmp gol moștenește contul de servicii adiționale. Un cont se scrie doar cu cifre și puncte. Resetează la Valori Implicite revine la planul standard; Salvează Maparea salvează.

​
SAF-T (D406)

Exportul SAF-T al facturilor de vânzare (doar pentru administratorii unei organizații din România) este descris în Obligații în România.

​
Raportul TVA la încasare

O entitate juridică înscrisă în registrul ANAF al persoanelor care aplică TVA la încasare (Codul fiscal art. 282) datorează TVA pe măsură ce încasează, nu la emiterea facturii. Facturi → Exporturi → TVA la încasare pregătește cifrele pentru decontul de TVA (D300) și pentru jurnalul de vânzări. Cere dreptul de a vedea contabilitatea și apare pentru o organizație care lucrează în România; dacă nicio entitate juridică din România nu e în registru, opțiunea e dezactivată și spune de ce.
  1. Alegeți Entitatea juridică, dacă sunt mai multe: fiecare depune propriul decont.
  2. Alegeți Perioada: o Lună (implicit luna trecută), un Trimestru pentru cei care depun trimestrial sau un Interval ales de cel mult un an.
  3. Previzualizarea arată, pe fiecare cotă de TVA, baza și TVA devenite exigibile, cât din ele vine din facturi din perioade anterioare și TVA neexigibilă reportată; apoi TVA neexigibilă (contul 4428) la începutul și la sfârșitul perioadei și verificarea sold inițial + TVA pe facturile emise − TVA exigibilă = sold final ✓.
  4. Alegeți Fișierul — Foaie de calcul (XLSX) implicit, CSV sau PDF — și apăsați Descarcă.
Fiecare factură își păstrează cota cu care a fost emisă: o factură emisă cu 19% și încasată după schimbarea cotei apare tot la 19%. O încasare parțială face exigibilă o parte proporțională din TVA. O factură de stornare reduce TVA neexigibilă în ziua emiterii. Facturile în altă monedă apar în lei, la cursul lor. Foaia de calcul are patru foi: sumarul pe cote, TVA devenită exigibilă (un rând pe încasare și cotă, cu documentul de încasare), facturile încă neîncasate la sfârșitul perioadei și operațiunile excluse din sistem (taxare inversă, scutite, emise înainte de înscrierea în registru). O perioadă fără operațiuni se poate descărca oricum: se declară și ea.
Rândurile D300 trecute în fișier sunt orientative. Confirmați-le, împreună cu coloanele, cu contabilul înainte de depunere.
Fiecare descărcare se înregistrează în jurnalul de activitate, cu entitatea, perioada, tipul fișierului și cine a descărcat.

​
Proprietari în mandat

Dacă administrezi apartamente în contract de mandat, în Setări → Proprietari, secțiunea Emitent fiscal (mandat), facturile către oaspeți pentru proprietățile unui proprietar pot fi emise pe CUI-ul lui. Proprietarul trebuie să notifice întâi ANAF (art. 319 Cod fiscal) cu cel puțin o lună calendaristică înainte; treci data la Data notificării ANAF (art. 319), apoi Activează proprietarul ca emitent. Deconturile proprietarilor sunt descrise în Contabilitate și rapoarte.