Ce vezi depinde de permisiunile tale
Astăzi arată doar ce poate folosi rolul tău. Un bloc pentru care nu ai permisiune nu apare, nu e doar estompat, iar cifrele lui nici nu se încarcă:
Un șef housekeeping (care poate vedea panoul de control, dar nu rezervările) vede deci tabla de tură cu numărătorile zilei și cifrele etajului, fără nume de oaspeți, numere de rezervare sau solduri. Nu e doar ecranul: și serverul le scoate din răspuns, la fel și sumele datorate, dacă rolul nu poate vedea banii rezervărilor (rezervări, contabilitate sau analize). Ce câștigă proprietatea — venitul și graficul lui, RevPAR, ADR și venitul net, ritmul rezervărilor, comparația cu anul trecut și prognoza veniturilor — lipsește din răspuns pentru orice rol fără dreptul de a vedea contabilitatea sau analizele, inclusiv recepția; ocuparea și numărătorile zilei rămân.
Trei variante ale tabloului Astăzi
Astăzi nu e aceeași pagină pentru toți. Pe care o primești depinde de permisiunile tale, niciodată de numele rolului, deci un rol personalizat primește varianta pe care o descriu permisiunile lui:- Recepția — tot ce e pe această pagină. Cine poate vedea rezervările și vinde camere (proprietar, administrator, recepție, un rol personalizat de recepție).
- Etajul — cine nu poate vedea rezervările, de exemplu un responsabil de menaj. Tabloul turei începe cu Coada de menaj, apoi Schimburi în aceeași zi (camerele din care pleacă un oaspete și în care sosește altul în aceeași zi, deci nu pot aștepta) și Camere de pregătit (toate camerele pe care le părăsește un oaspete azi), iar dedesubt Schimburi azi arată aceleași cifre, cine sosește și cine pleacă, ca simple numere, și starea etajului pe stări (murdare, în curățare, curate, inspectate). Nu apare niciun oaspete, nicio rezervare și nicio sumă: serverul nu le trimite.
- Contabilitatea — cine poate vedea contabilitatea, dar nu vinde camere (contabilul). Tabloul turei începe cu Transmiteri eșuate (facturi pe care ANAF sau SDI le-a refuzat sau nu le-a răspuns, în România și în Italia — aceleași facturi ca în lista de transmiteri eșuate din Facturi), În așteptarea fiscalului (pe drum, încă neconfirmate) și Pe cont, scadent (parteneri facturați pe cont, vezi Contabilitate). Bani și acte azi arată ce s-a încasat în ziua organizației pe monede, ce are de încasat registrul pe cont peste scadență și cifrele fiscale. Listele de sosiri și plecări, calendarul și coada de sosiri sunt ale recepției și nu apar.
Unde ajungi
După autentificare, și oricând deschizi Panou de control fără permisiunea de a-l vedea, Gridbeds te duce la pagina cu care încep permisiunile tale:- cu permisiunea panoului de control, Astăzi;
- fără ea, dar cu acces la rezervări: Calendar, dacă îl poți vedea, altfel Rezervări;
- cameriste (permisiunea de a vedea menajul): tab-ul Menaj;
- întreținere și șoferi (doar permisiunea de a vedea sarcinile): Sarcini. Transferurile proprii ale șoferului sunt în aplicația de telefon; pagina web Transferuri e lista zilei pentru cei care văd transferurile;
- altfel: prima pagină din meniul pe care o poți deschide, sau profilul tău.
Tabla de tură
Sus scrie Recepție / {proprietate} — proprietatea din selector sau „Toate proprietățile” — și titlul Astăzi. Dedesubt:
Cu dreptul de a vedea analizele, o linie mică sub tablă citește seara aceasta față de noaptea trecută și față de aceeași noapte de anul trecut (cu 52 de săptămâni în urmă, ca o sâmbătă să fie citită cu o sâmbătă): Camere vândute în seara asta și Venit din camere, fiecare cu o săgeată și o schimbare cu semn („+2 față de noaptea trecută”, „-300,00 RON față de aceeași zi de anul trecut”). Nopțile sunt aceleași pe care le numără cardurile din Prezentare — doar șederi confirmate, cazate și plecate, fără taxe, nopțile trecute așa cum au fost în final — iar o ședere al cărei curs încă nu se știe este lăsată deoparte și numărată („1 ședere fără curs, neinclusă”), niciodată adunată ca și cum cursul ar fi unu. Urmează proprietatea din selector și citește fiecare proprietate pe noaptea ei, ca peste tot în Astăzi.
Ce zi arată cifrele
Fiecare cifră din Astăzi — indicatorii, cardurile, linia de comparație, camerele libere de pe cardul de disponibilitate și Astăzi pe proprietăți — e numărată pe o singură zi pe proprietate: data de lucru a ei, ziua în care a lăsat-o ultima închidere de zi, nu data din calendar. Pentru o proprietate la zi, asta e pur și simplu azi. Când o proprietate nu și-a închis zilele, tabloul spune asta sub titlu („Grand Plaza: numărat pe 9 oct. — închiderea de zi e în urmă”), cu un link la Închiderea de zi pentru cine poate vedea proprietățile, iar rândul ei din Astăzi pe proprietăți numește ziua pe care e numărată. Cu proprietăți pe zile diferite, fiecare e numărată pe ziua ei, iar totalurile le adună.Ce e de făcut
Cardurile de lângă cifre sunt cozile în care e ceva de făcut, cele mai urgente primele. O coadă la zero nu apare; când toate sunt goale, tabloul spune că nu așteaptă nimic. Fiecare card deschide lista pe care o numără:- Sincronizarea cu canalele are o problemă — cu roșu și înaintea tuturor celorlalte carduri, când o rezervare vândută de un canal nu a ajuns în calendar, o modificare de pe un canal nu s-a aplicat, rezervările de pe canale nu sosesc sau sincronizarea canalelor este oprită (cu permisiunea de a vedea rezervările). Se deschide pe pagină, nu într-o listă: fiecare problemă, unde și de când, rezervarea așa cum o numește canalul și ce ai de făcut — cauți rezervarea în extranetul canalului și anunți un manager. Deschide Canale apare doar celor care pot vedea canalele; ei sunt anunțați și prin notificare — vezi Canale.
- Plecări întârziate — oaspeți încă cazați după data plecării. Apare cu roșu. Rezolvă-le înainte de Închiderea de zi, care altfel rămâne blocată.
- Cereri website — cereri de pe site cu plata la proprietate, care așteaptă să le aprobi sau să le refuzi (roșu: oaspetele așteaptă un răspuns).
- Atribuie camere — rezervări fără cameră.
- Posibile neprezentări — șederi a căror zi de sosire a trecut și la care nimeni nu a făcut check-in (vezi Rezervări).
- Check-in oaspeți — sosirile confirmate de azi.
- De confirmat — rezervări în așteptare pe care trebuie să le confirme cineva.
- Încasează restanțele — restanțele și suma lor, în moneda organizației. Un sold într-o altă monedă, pentru care cursul de schimb nu a sosit încă, nu se adună (euro nu se numără niciodată ca lei): rămâne numărat printre restanțe, iar o notă sub card spune câte rezervări lasă suma deoparte. Se adaugă imediat ce se găsește cursul. Astăzi pe proprietăți și cardul De rezolvat din aplicația de personal fac la fel.
- Coada de menaj — camere murdare. E roșie și prima doar când într-una dintre ele trebuie să sosească un oaspete în ziua numărată; altfel e un card simplu.
- Mesaje necitite — conversații cu un mesaj necitit de nimeni (cu permisiunea de a vedea mesajele).
De încasat azi
Lângă cardul de disponibilitate (vezi Calendar), De încasat azi răspunde la întrebarea dimineții: de la cine cer bani acum. Listează șederile care datorează, fiecare în ziua operațională a proprietății lui (nu după ceasul browserului), sub unul dintre patru motive, cele mai urgente primele:
Nu intră: un oaspete care rămâne și după azi (nu datorează încă), rezervările anulate, neprezentate, în așteptare sau ținute, soldul zero, o ședere încasată deja de canal și o ședere facturată unei companii (se reglează pe contul companiei — vezi Facturare). Vechea listă cu toate soldurile nu mai există pe Astăzi; creanța întreagă rămâne în Rezervări, la Plată → Solduri de încasat.
Totalul de sus este câte o sumă pe monedă, cea autoritară. Când se datorează mai multe monede, adaugă o a doua linie în moneda organizației tale, „≈ {sumă} la cursul rezervărilor”, calculată doar din șederile cu curs cunoscut; cele care încă așteaptă cursul sunt numărate („1 ședere fără curs, neinclusă”) și nu sunt adunate niciodată ca și cum cursul ar fi unu.
Fiecare rând arată oaspetele (deschide rezervarea), motivul, numărul rezervării, camera și, la mai multe proprietăți, proprietatea. Dacă s-a trimis un link de plată, rândul spune cum și când („Link trimis pe e-mail · acum 2 ore”, „Link deschis”); o garanție cu card în curs apare ca „Garanție card · până la {dată}” — doar un indicator, de aici nu se debitează nimic. Suma deschide Încasează; meniul oferă Trimite link de plată și Deschide rezervarea. Încasarea și trimiterea de linkuri cer dreptul de a încasa pe folio; cu doar dreptul de a vedea rezervările, suma e text simplu. Cardul arată opt rânduri (cinci pe telefon); Vezi toate ({n}) deschide Rezervările pe aceleași șederi, deci numărul de pe buton este numărul rândurilor de acolo. Urmează proprietatea din selector, arată o stare de încărcare — niciodată rândurile selecției anterioare — când o schimbi, se actualizează în fiecare minut și imediat ce se încasează o plată.
După tipul proprietății
Ce numără tabla turei se adaptează tipului de proprietate afișat, fără să schimbe ce poate face produsul:- Hotelurile și pensiunile păstrează Atribuie camere și Coada de sosiri. O proprietate care vinde tipuri de cameră pe cantitate nu are cameră de atribuit, deci acel card nu are niciodată nimic pe el acolo.
- Închirierile pe termen scurt (un apartament, o vilă, o cabană: oaspetele închiriază tot locul și nu e nimeni la fața locului) nu au cardul Atribuie camere. În locul lui apare Schimburi în aceeași zi, locurile unde un oaspete pleacă și altul sosește în aceeași zi, ca femeia de serviciu să știe ce nu poate aștepta, iar Check-in oaspeți spune câți dintre cei care sosesc au făcut deja check-in online („2 cu check-in online”). Un portofoliu care amestecă tipurile păstrează tabla hotelului.
Sosiri și plecări
Listele Sosiri Astăzi și Plecări Astăzi cuprind toată ziua (Vezi toate sosirile / Vezi toate plecările deschid aceleași rezervări în pagina Rezervări), cu oaspetele, camera, nopțile, persoanele, soldul și cererile. Un sold deschide Încasează pentru acel oaspete fără să deschidă rândul — vezi Plăți. Check-in online completat și Fără cameră apar ca marcaje. La sosirile de astăzi, un oaspete fără cameră are butonul Alocă camera în locul lui Fără cameră, iar o cameră atribuită se schimbă cu un clic pe ea; oricare deschide camerele libere de tipul rezervării, cele pregătite primele, iar camera aleasă se atribuie imediat — aceeași listă ca în Rezervări. Alocă automat, lângă căutarea din sosiri, propune o cameră pentru fiecare sosire care are nevoie de una și nu schimbă nimic până nu confirmi — vezi „Alocarea automată a camerelor” în Rezervări. Lângă cameră, fiecare sosire de astăzi spune dacă e pregătită camera: Murdară, În curățenie, Curată, Verificată sau Scoasă din uz (în mentenanță sau blocată). O cameră e pregătită când e curată sau verificată și nu e scoasă din uz. Cu permisiunea de a gestiona housekeeping-ul, o cameră încă nepregătită deschide Marchează curată și Marchează verificată: o singură apăsare schimbă starea camerei și pentru housekeeping. Dacă între timp housekeeping-ul a schimbat camera, nu se suprascrie nimic — mesajul spune în ce stare e acum camera.1
Check-in
Apasă Check-in. Dacă butonul așteaptă, trecerea cu mouse-ul sau focusul
din tastatură spune de ce — de obicei „Atribuie o cameră înainte de
check-in”. Apăsat, nu face nimic; rândul deschide în continuare rezervarea,
iar camera se dă din Fără cameră. Dacă check-in-ul este totuși refuzat —
de exemplu pentru că lipsesc datele ocupanților cerute în țara proprietății
— mesajul spune motivul. O proprietate care ține această evidență altfel
poate lăsa check-in-ul să meargă fără ele — vezi
Rezervări. Când camera se eliberează și se ocupă în
aceeași zi, check-in-ul așteaptă până când oaspetele anterior a făcut
check-out: panoul rezervării spune cine este încă în cameră, meniul lui
oferă Mergi la oaspetele din camera …, care îi deschide rezervarea ca
să-i faci check-out, iar un check-in refuzat îl numește și el. Dacă camera
nu e pregătită, butonul e portocaliu și trecerea cu mouse-ul spune de ce;
poți face totuși check-in, iar istoricul rezervării consemnează că a fost
predată o cameră nepregătită.
2
Check-out
Apasă Check-out. Dacă oaspetele pleacă mai devreme, vezi Check-out mai
devreme; dacă mai datorează, Gridbeds
îți arată întâi suma — încasezi sau faci check-out oricum, vezi Check-out
cu sold neachitat. Dacă rămâne,
iconița de calendar de lângă este Prelungește șederea — vezi
Prelungirea șederii.
Mai mulți oaspeți deodată
Fiecare rând din Sosiri Astăzi și Plecări Astăzi are o căsuță în stânga; căsuța din antet bifează toate rândurile pe care lista le arată (după o căutare, doar potrivirile). Cât timp e bifat vreun rând, o bară sub listă spune câte sunt și oferă ce li se aplică:- la sosiri: Check-in, Alocă camere (același plan de camere ca Alocă automat, doar pentru rezervările bifate), Trimite linkul de pre-check-in (trimis pe email fiecărui oaspete, valabil până în ziua sosirii) și Marchează no-show — acesta doar pentru un sejur confirmat a cărui zi de sosire a trecut;
- la plecări: Check-out, pentru oaspeții cazați care au de plecat. Un oaspete care pleacă mai devreme primește check-out din rezervarea lui, pe rând.
- un oaspete care încă datorează nu primește check-out. Rândul lui arată suma și Încasează, aceeași fereastră pe care o deschide orice sold de pe panou: când plata nu mai lasă nimic datorat, oaspetele primește check-out și rândul apare ca făcut. Fă totuși check-out, apăsat de două ori, le face check-out tuturor lăsând soldul datorat, iar check-out-ul se înregistrează cu numele tău și suma;
- un check-in care așteaptă doar o cameră oferă Alocă camere exact pentru acele rezervări;
- Selectează rezervările nefăcute închide lista și lasă bifate doar pe acelea, ca să încerci din nou sau să le deschizi pe rând.