Personal
Le are oricine, pentru contul lui.- Profil (Setări profil) — Prenume, Nume, Telefon, Limbă, Fus orar și poza. Emailul nu se poate schimba aici. Lista de limbi de aici are doar română și engleză; italiana o alegi din meniul contului (vezi mai jos).
- Securitate — tab-urile Parolă, Autentificare 2FA (cu o aplicație de autentificare; codurile de recuperare și dezactivarea cer parola), Conturi conectate (Google, Facebook, Apple — nu poți deconecta singura metodă de intrare), Sesiuni (închizi o sesiune sau toate celelalte) și Jurnale audit (doar pentru cine gestionează organizația, echipa sau contabilitatea). Fiecare intrare din Jurnale audit spune Cine a făcut schimbarea — un coleg, oaspetele, un canal precum Booking.com sau Gridbeds însuși, cu numele sarcinii programate, și suportul Gridbeds când lucrează în contul tău —, ce Înregistrare a atins, după numele ei, și de la ce adresă; deschisă, arată fiecare câmp schimbat cu valoarea veche și cea nouă, un preț în moneda lui, o cameră sau un oaspete după nume. Filtrezi după Înregistrare, Membru al echipei, acțiune și date, și exporți aceeași selecție în CSV. Intrările nu pot fi modificate sau șterse: se păstrează 24 de luni.
- Notificări (Setări notificări):
- Notificări în aplicație pe categorii: Rezervări și sejururi, Mesaje de la oaspeți, Plăți, Magazin oaspeți, Restaurant și livrări, Alerte de cont și sistem. Pe email se pot primi doar ultimele două;
- Notificări push (aplicația mobilă), cu Afișează detalii în notificări și Ore de liniște (de la – până la, zilele, și ce Lasă să treacă oricum). Notificările oprite în orele de liniște nu mai vin după aceea;
- la Canale indisponibile deocamdată: alertele SMS și rezumatul pe email nu se pot porni încă.
Organizație
- Organizație (Setări organizație, cu dreptul de a gestiona organizația) — tab-urile Detalii (nume, email, telefon, site, logo — logoul apare în vârful meniului din stânga), Informații legale (denumire legală, CUI cu căutare, registrul comerțului, adresa sediului, IBAN, banca), Facturare (cine emite facturile — vezi Facturare) și Echipă.
- Roluri (Roluri și permisiuni) — vezi mai jos.
- Abonament — doar pentru proprietar; vezi Planuri și prețuri.
- Module — „Activează sau dezactivează pentru această organizație modulele incluse în planul tău.” Un modul pe care organizația îl are — în plan sau adăugat de Gridbeds — are un comutator: oprit, dispare pentru toată organizația, inclusiv din meniu; pornit din nou, revine cum era. Un modul pe care organizația nu îl are arată Nu e în plan și Treci la un plan superior și nu poate fi pornit de aici. Meniul aplicației de staff urmează aceleași comutatoare. Deasupra listei, Ce administrezi? păstrează răspunsul dat la înregistrare; schimbă-l și apasă Salvează și potrivește modulele ca modulele să se potrivească — vezi Tipuri de proprietate.
Țara, moneda, limba implicită și fusul orar al organizației nu se schimbă din ecran. Țara se alege la înregistrare și se blochează după prima factură emisă. Dacă trebuie schimbate, contactează suportul.
Echipa și rolurile
Colegii se invită din Organizație → Echipă → Invită membru — pașii sunt în Creează contul. Ce trebuie știut în plus:- invită cine are dreptul de a gestiona echipa, și poate da doar un rol care nu are mai multe drepturi decât are el; doar proprietarul și administratorul pot da orice rol (rolul de proprietar nu se poate da prin invitație);
- invitația expiră după 7 zile; Retrimite o reînnoiește, Revocă o anulează; pot fi cel mult 10 invitații în așteptare;
- doar proprietarul poate scoate un membru din organizație sau îi poate schimba rolul. Nimeni nu se poate scoate pe sine și nu își poate schimba propriul rol;
- proprietarii și administratorii au acces la toate proprietățile; pentru ceilalți alegi Acces la proprietăți. Un membru cu acces la unele proprietăți vede toți oaspeții organizației, dar doar rezervările de la proprietățile lui, iar numărul de sejururi și suma cheltuită de un oaspete numără doar acele sejururi, pe orice ecran. La fel, listele de coduri promoționale, reguli de taxă de turism, taxe fixe, contracte de allotment, cheltuieli ale proprietarilor, cereri de servicii suplimentare și mesaje programate îi arată doar intrările proprietăților lui, plus codurile și regulile setate pentru toate proprietățile.
Pe Roluri și permisiuni, numele rolurilor predefinite apar în engleză („Owner”, „Admin”…), oricare ar fi limba ecranului.
Operațiuni
Codul QR de check-in
Setări → Experiența oaspeților se încheie cu Cod QR de check-in pentru recepție și camere, pentru proprietatea aleasă sus în pagină. Este un cod tipărit pe care oaspetele îl scanează cu telefonul ca să înceapă check-in-ul online; nu conține nicio parolă și nicio rezervare, așa că poate sta pe perete.- Alegeți Formatul: Afiș A4 pentru peretele de la recepție sau lift, Suport de masă A5 (tipărit pe A4, îndoit pe linia punctată, stă pe birou), Cartonaș, 9 × 5 cm (zece pe o foaie, tăiate cât un suport de card-cheie) sau Doar codul, ca să descărcați codul și să-l puneți pe un material al vostru.
- Bifați Limbile tipărite, cel mult trei, una sub alta. Textul vine din paginile pentru oaspeți în fiecare limbă, indiferent în ce limbă e ecranul vostru.
- Tipărește deschide o pagină pe măsura formatului. Pentru un PDF, alegeți Salvează ca PDF în fereastra de tipărire. Descarcă SVG și Descarcă PNG salvează doar codul.
Fiscal & Conformitate
Conformitate GDPR te duce prin cinci pași — Identitate operator, Contact pentru protecția datelor, Perioadă de retenție (cât timp se păstrează datele oaspeților înainte de anonimizare), Aprobator și revizuirea — și generează documentele (evaluarea interesului legitim, registrul prelucrărilor, nota de informare). Adoptă documentele o poate face doar proprietarul.
Cereri ale persoanelor vizate este registrul cererilor (acces, portabilitate, ștergere, rectificare, restricționare, opoziție): Înregistrează o cerere cu data primirii, apoi urmărești termenul și decizia. Exportul datelor unei persoane și ștergerea cer drepturi separate, pe care implicit le are doar proprietarul; ștergerea o aprobă altcineva decât cel care o execută: colegul deschide cererea și apasă Aprobă ștergerea din propriul cont (valabilă 7 zile și anulată dacă cererea se modifică după aceea), abia apoi devine disponibil Execută ștergerea.
Copia oaspetelui despre incidente. Pe profilul unui oaspete, fila Incidente se încheie cu Drepturile persoanei vizate. Pregătește copia oaspetelui (cu dreptul de a exporta datele unei persoane, pe care implicit îl are doar proprietarul) scrie ce conține registrul de incidente despre oaspete, în limba lui: un PDF, același conținut ca fișier JSON și fișierele cu dovezi, dacă nu debifezi Include fișierele cu dovezi. Verifică dovezile înainte: pot arăta alte persoane. Alege Cererea de acces la care răspunde ca să legi copia de o cerere din acest registru; fiecare copie se înregistrează cu cine a pregătit-o și când. Fără acest drept, profilul îți spune să te adresezi persoanei responsabile cu protecția datelor.
Integrări
- Integrări — Marketplace de aplicații (cu modulul de integrări al abonamentului), programele de facturare (SmartBill, Oblio — vezi Facturare) și canalele, care se conectează din Canale.
- Plăți — procesatorii de plăți; vezi Plăți.
- Webhook-uri — pentru sistemele tale: Adaugă endpoint (o adresă publică https), evenimentele (rezervări, oaspeți, sarcini, alotmente, note de plată, grupuri…), test, rotirea secretului.
- Livrare — platformele de livrare; vezi Livrări.