Tab-urile
„Azi” este ziua operațională a fiecărei proprietăți (vezi Închiderea de zi), nu data din calendar. Numărul de la De rezolvat apare într-o etichetă galbenă când e mai mare decât zero.
De rezolvat
Fiecare rând are motivul lui, iar sub tab poți restrânge lista după motiv („Restrânge lista după motiv”), fiecare cu numărul lui:- Plecări întârziate — oaspeți încă cazați după data plecării;
- Fără cameră — șederi care urmează, pe tipuri de cameră cu camere numerotate, fără cameră atribuită;
- De confirmat — rezervări în așteptare;
- Cereri website — cereri de pe site cu plata la proprietate, care așteaptă aprobarea ta;
- Posibile neprezentări — șederi încă pe listă a căror zi de sosire a trecut fără ca nimeni să fi făcut check-in: oaspetele întârzie, check-in-ul a fost uitat sau nu mai vine. O ședere poate fi și posibilă neprezentare, și fără cameră, deci motivele nu se exclud.
Filtrele
Caută după numele oaspetelui sau codul de confirmare. Filtrul Plată este mereu vizibil și se aplică tab-ului deschis:- De încasat azi — șederile de la care recepția ar trebui să ceară bani azi (plecări, sosiri, restanțe sau un avans scadent), aceeași listă ca Vezi toate de pe cardul din Astăzi, vezi Recepție;
- Restanțe — oaspetele a sosit sau termenul avansului a trecut, iar plata e incompletă;
- Solduri de încasat — confirmate sau cazate, plătite mai puțin decât totalul (fără cele încasate de canal);
- Nimic plătit — plata neîncepută sau în așteptare;
- la Stare plată: Neplătită, În așteptare, Parțială, Plătit, Rambursat.
Alegerea coloanelor
Coloane, deasupra listei, alege ce arată lista: bifează o coloană ca s-o afișezi, debifeaz-o ca s-o ascunzi. Meniul rămâne deschis, așa că poți alege mai multe deodată. Check-in-ul, oaspetele, statusul și acțiunile rândului se văd mereu. Proprietate, Cameră, Total și Plată se văd de la început. Poți adăuga Data plecării, Nopți, Sosire estimată, Oaspeți, Email oaspete, Telefon oaspete, Țara oaspetelui, Cod confirmare, Referința canalului, Sursă, Data rezervării, Tip cameră, Plan tarifar, Plătit, Sold restant, Facturat către, Check-in online, Note și Data anulării. În Note, du cursorul pe semnul notei (sau ajungi la el cu tastatura) ca să citești nota internă și cerințele oaspetelui; în Data anulării, semnul de lângă dată arată motivul, când a fost înregistrat unul. Data plecării, Cod confirmare și Data rezervării sortează lista ca celelalte capete de coloană. Coloanele alese sunt păstrate pentru tine în această organizație, pe orice dispozitiv pe care te conectezi. Sunt doar ale tale: fiecare coleg le alege pe ale lui. Revino la coloanele implicite aduce înapoi coloanele cu care pornește lista. Pe telefon, lista pornește fără Proprietate, Cameră și Plată; o coloană pe care o afișezi sau o ascunzi tu rămâne așa pe orice ecran.Acțiuni din listă
- Confirmă o rezervare în așteptare.
- Check-in — butonul așteaptă, cu motivul afișat la trecerea mouse-ului sau la focus din tastatură, cât timp data sosirii nu a venit sau cât timp o rezervare pe camere urmărite una câte una nu are cameră („Atribuie o cameră înainte de check-in”). Atribuie camera din coloana Cameră și butonul devine activ.
- Check-out.
- Din ⋮: Vizualizare Detalii, Prelungește șederea (o ședere confirmată sau cu check-in — vezi Prelungirea șederii) și Anulează.
- Atribuie o cameră din coloana Cameră: o rezervare fără cameră are butonul Alocă camera, iar o cameră atribuită (subliniată cu puncte) se schimbă cu un clic pe ea. Oricare dintre ele deschide camerele de tipul rezervării libere pentru tot sejurul. Deasupra lor apare ce a cerut oaspetele (cereri, preferința de etaj și de pat), iar pentru un oaspete care sosește astăzi camerele pregătite de housekeeping apar primele. Scrie ca să restrângi lista; camera aleasă se atribuie imediat. Dacă altă recepție a luat-o cu o clipă înainte, rândul revine și Gridbeds spune de ce. Disponibil pentru camerele urmărite una câte una, pe rezervări care nu sunt anulate sau plecate, membrilor care pot atribui camere; ceilalți văd Fără cameră, iar o rezervare anulată o liniuță.
- Mai multe rezervări selectate: Confirmă Toate, Anulează Toate (le sare pe cele deja anulate sau plecate), Exportă Rezervări, Alocă automat; Check-out din meniul de sus face check-out oaspeților selectați care sunt cazați — vezi Check-out cu sold neachitat.
- Pe o cerere de pe site: Aprobă sau Refuză.
Alocarea automată a camerelor
Alocă automat — pe rezervările selectate sau pe lista Sosiri Astăzi din tab-ul Astăzi — deschide Alocă automat camerele, cu o cameră propusă pentru fiecare oaspete care are nevoie de una. Pentru un oaspete care sosește astăzi, o cameră pregătită vine înaintea uneia nepregătite; apoi camera de la ultimul sejur al oaspetelui, etajul cerut și o cameră lângă restul grupului, fiecare arătată ca marcaj pe linie. Nimic nu se schimbă până nu confirmi: debifează orice linie cu care nu ești de acord, apoi apasă Atribuie N camere. Oaspeții care au deja cameră rămân neatinși, dacă nu bifezi Mută și oaspeții care au deja cameră, dacă este liberă una mai bună. Sub plan, Gridbeds arată oaspeții pe care nu i-a putut plasa și rezervările rămase neschimbate, fiecare cu motivul (vândută pe tip de cameră, a sosit deja, nicio cameră de acest tip liberă pentru tot sejurul). Dacă altă recepție a luat între timp o cameră, celelalte linii se atribuie oricum, linia aceea rămâne cu motivul, iar Propune din nou planifică ce a rămas din camerele așa cum sunt acum.Prețul unei rezervări noi
Rezervare nouă (PMS) are patru pași: Date & Proprietate, Oaspete, Preț și Confirmare. La Preț, cu Preț calculat automat pornit, Gridbeds calculează prețul șederii: nopțile la tariful planului tarifar, taxa de curățenie, TVA-ul, minus Reducere (%) sau Reducere (RON) pe care o introduci (în moneda proprietății). Prețul urmează ce introduci. Schimbă reducerea — sau întoarce-te și schimbă datele, oaspeții ori tipul de cameră — și se recalculează singur: între timp apare „Se actualizează prețul după modificările tale…”, cifrele sunt estompate, iar Continuă așteaptă până când sunt prețul pentru ce ai introdus. Confirmare arată acel preț și niciunul altul. Dacă nu mai corespunde detaliilor rezervării, o spune, iar Creează rezervare rămâne indisponibil până te întorci cu Înapoi la Preț. Butonul rotund de lângă Preț calculat automat (Recalculează prețul) cere din nou același preț: după „Prețul nu a putut fi calculat. Verifică detaliile și încearcă din nou.” sau când un tarif a fost schimbat în altă parte cât rezervarea era deschisă. Oprește Preț calculat automat ca să introduci prețul tu. Fiecare pas verifică ce introduci înainte ca Continuă să te lase mai departe și spune sub câmp ce e greșit: un număr de Copii sau Bebeluși sub zero (sau mai mare decât acceptă o rezervare), un Email care nu e o adresă (lasă-l gol dacă oaspetele nu are), un Preț bază sau altă sumă negativă și o Reducere (%) în afara intervalului 0–100. Corectează câmpul și mesajul dispare; nimic altceva din ce ai introdus nu se pierde. Fiecare linie din Extras / produse, la Confirmare, are nevoie de un Preț (fără TVA). O linie lăsată fără preț nu e gratuită: Creează rezervarea nu creează rezervarea, linia spune „Introdu prețul.”, iar tu fie îi pui un preț, fie o elimini. Pentru o linie gratuită, de exemplu o băutură de bun venit, introdu 0.Regulile planului tarifar într-o rezervare nouă
Un plan tarifar poate avea reguli: un sejur minim (pentru ziua sosirii sau pentru nopțile pe care le cuprinde), un sejur maxim, o zi închisă pentru sosiri sau închisă pentru plecări, o noapte închisă pentru vânzare. Sunt aceleași reguli pe care le primesc canalele, iar site-ul și widgetul de rezervări nu vând niciodată un sejur care încalcă una. La recepție, Rezervare nouă (PMS) întreabă imediat ce alegi datele. Dacă sejurul ar încălca o regulă a planului său tarifar, Date & Proprietate (și ecranul rapid de rezervare) arată un avertisment care numește fiecare regulă și ziua la care se aplică — de exemplu „O sosire pe 28 dec. 2026 cere cel puțin 2 nopți pe planul tarifar.” — iar Continuă (sau Creează rezervarea) rămâne indisponibil până bifezi Ignoră restricția. O poate bifa oricine are voie să creeze rezervări. Apare un câmp Motiv (opțional) în care spui de ce, iar Confirmare repetă regula pe care ai ales s-o ignori înainte să creezi rezervarea. Rezervarea se face apoi ca de obicei, iar Istoricul ei înregistrează cine a ignorat ce regulă și de ce. Panoul rezervării arată sus semnul Restricție ignorată, cu regulile, cine a ales să le ignore și motivul. Dacă o regulă apare între verificare și Creează rezervare, Gridbeds te întoarce la Date & Proprietate cu regula pe ecran, ca să decizi din nou. Mutarea unui sejur existent peste o regulă întreabă la fel: vezi Calendar.În aplicația mobilă
Rezervare nouă din aplicația mobilă întreabă aceleași reguli imediat ce alegi camera și planul tarifar la pasul Cameră: avertismentul numește fiecare regulă, iar Continuă așteaptă până activezi Ignoră restricția, cu un Motiv opțional. Pasul Confirmare repetă regula pe care o ignori, iar ecranul rezervării arată Restricție ignorată, cu regulile, cine și motivul. O rezervare făcută fără semnal se salvează pe telefon și se trimite când revine conexiunea. Dacă atunci o regulă o refuză, nu se pierde: indicatorul modificărilor în așteptare arată O rezervare așteaptă decizia ta, iar rezervarea stă la Așteaptă decizia ta, cu sejurul și regulile. Deschide o readuce la pasul Cameră așa cum ai completat-o: ignoră restricția sau schimbă camera ori datele, apoi creeaz-o din nou. Renunță o abandonează. Se deschide din organizația în care a fost făcută.Panoul rezervării
O rezervare se deschide într-un panou lateral — din listă și din rezervările de pe profilul unui oaspete —, cu tab-urile Oaspete, Cont, Acte, Note, Istoric și Mesaje. Sus este acțiunea principală potrivită momentului (de exemplu Check-in); restul sunt în Mai multe acțiuni: Confirmă, Check-out, Înregistrează Plată (deschide Încasează — vezi Plăți), atribuirea sau mutarea camerei, QR check-in, Prelungește șederea, Garanție card, Rutare consumuri, Rambursare, Marchează ca no-show, Anulează. Rest de plată din capul panoului deschide și el Încasează. Tab-ul Istoric arată tot ce s-a întâmplat cu rezervarea, cu plățile, facturile și contul ei și cu extra-urile vândute pe ea, cele mai noi primele. Un consum înregistrat în cont, sau anulat, spune ce era, cât a costat și cine l-a înregistrat. Fiecare intrare spune cine a făcut schimbarea — un coleg, oaspetele, un canal precum Booking.com sau Gridbeds însuși, cu numele sarcinii programate — și, pentru o modificare, fiecare câmp schimbat cu valoarea veche și cea nouă: datele, camera, oaspetele, prețul și componentele lui. Schimbările făcute dintr-odată apar împreună. Când suportul Gridbeds lucrează în contul tău, intrarea numește și persoana din suport. Arată mai vechi încarcă mai departe în trecut.Tab-ul Cont
Tab-ul Cont arată nota de plată curentă a sejurului, linie cu linie: nopțile de cazare, extra-urile, comenzile de la restaurant trecute pe cameră și ce a adăugat recepția, cu cota de TVA și suma fiecăreia. Are un singur rest de plată: Rest de plată al Notei de plată curente, aceeași cifră ca în partea de sus a panoului. Nota de plată arată tot ce s-a înregistrat (camera, taxa de stațiune, extra-serviciile) și Total notă de plată. Când totalul diferă de prețul convenit la rezervare, o notă sub el spune asta. Apasă pe notă ca să vezi prețul rezervării pe linii: cazare, taxele pentru copii și bebeluși, taxa de curățenie și de servicii, taxe, reduceri și Total rezervare. Până când șederea are o notă de plată, tab-ul arată în locul ei Prețul rezervării. Plățile și facturile vin după notă. Deasupra notei, firma de facturare a șederii spune pe numele cui se emit facturile — vezi Facturarea pe o firmă.- Adaugă consumație pune o consumație pe notă: caută în articolele de facturare și alege unul (vine cu numele, prețul și TVA-ul lui) sau descrie singur consumația. Apoi stabilește Cantitate, Preț unitar (cu TVA), cota de TVA — una dintre cotele țării proprietății în ziua respectivă — și, pentru un sejur de mai multe zile, Data de care ține. Totalul și TVA-ul din el se văd înainte să apeși Adaugă consumația. Cere dreptul de a adăuga consumații, iar sejurul trebuie să fie confirmat sau cu check-in făcut și încă nefacturat.
- Stornează (săgeata de la capătul unei linii) scoate o linie de pe notă printr-o linie egală și de semn opus. Alege Motiv — Eroare de înregistrare, Dublură, Notă de plată greșită, Neconsumat, Contestat de oaspete, Gest comercial sau Altul — și adaugă o Notă (obligatorie la Altul). Linia inițială rămâne, tăiată și marcată Stornată; stornarea apare sub ea, cu motivul și cine a făcut-o. Un recepționer își stornează propriile linii din ziua operațională curentă; o linie adăugată de un coleg sau într-o zi închisă arată un lacăt și o stornează un supervizor.
Facturarea pe o firmă
O ședere se facturează oaspetelui, dacă nu numești o firmă. Firma este un partener facturabil: o singură fișă pe firmă, cu codul fiscal, adresa, orașul, codul poștal și țara (iar pentru Italia, codice destinatario sau PEC), regăsită data viitoare când rezervă. Toate facturile șederii o numesc cumpărător: factura de avans, proforma și factura de la check-out.- La rezervare: în Rezervare nouă (PMS), la pasul oaspetelui, pornește Facturează pe firmă și alege firma la Firmă, sau alege Adaugă partener nou ca s-o creezi. Pentru o firmă din România, scrie CUI-ul și apasă Caută în ANAF: se completează denumirea, adresa, orașul și codul poștal. Pasul nu merge mai departe până nu alegi o firmă.
- După aceea: în tab-ul Cont, caseta de deasupra notei arată Facturat oaspetelui — alege o firmă sau numele firmei. Alege altă firmă, adaugă una sau Șterge selecția ca să facturezi din nou oaspetelui. Firma unei șederi a cărei notă e deja achitată nu se mai schimbă: factura aceea s-a emis pe numele celui trecut atunci.
Note
Tab-ul Note este locul unde notele rezervării se citesc și se scriu. Note Interne este nota echipei despre ședere, care nu se arată niciodată oaspetelui: dă clic pe ea ca s-o scrii sau s-o corectezi, apoi Salvează. Dacă golești câmpul, nota se șterge. La Note CRM scrii o notă despre oaspete, bifezi Important dacă trebuie să iasă în evidență și apeși Adaugă nota: rămâne pe profilul oaspetelui la fiecare ședere. Schimbarea apare imediat. Dacă nu se poate salva, Gridbeds o retrage și spune de ce, iar ce ai scris rămâne în câmp. Dacă altcineva a modificat rezervarea după ce ai deschis-o, nu se salvează nimic și rezervarea se reîncarcă — salvează nota din nou dacă e încă valabilă. Nota internă cere permisiunea de a gestiona rezervări; nota despre oaspete, permisiunea de a gestiona oaspeți. Fără ele, notele se pot doar citi.Mesaje
Tab-ul Mesaje este conversația cu oaspetele, citită și răspunsă fără să părăsești rezervarea. Arată conversațiile despre această rezervare — firul canalului (Booking.com, Airbnb…) și orice conversație pe email, SMS sau WhatsApp începută de aici —, cu cea mai recentă deschisă. Toate cu acest oaspete adaugă celelalte conversații cu același oaspete, inclusiv de la sejururile trecute. Când sunt mai multe, o alegi din rândul de deasupra conversației; o conversație de la alt sejur arată numărul acelei rezervări. Totul merge ca pe pagina Mesaje: trimiți pe email, SMS sau WhatsApp, un răspuns salvat sau un șablon, o notă internă, un fișier, trimitere mai târziu. Începe o conversație (sau Conversație nouă, când există deja una) îi scrie oaspetelui rezervării, la proprietatea rezervării, iar conversația rămâne la această rezervare. Deschide în Mesaje deschide aceeași conversație pe pagina Mesaje. Tab-ul apare celor care au dreptul de a vedea mesajele, dacă abonamentul include modulul de mesagerie.Ce mai are de plată oaspetele
În partea de sus a panoului sunt Total, Plătit și Rest de plată, sau Achitat integral când nu mai rămâne nimic. Când rezervarea are notă de plată, acestea sunt cifrele notei, inclusiv extra-serviciile înregistrate la recepție. Pe o rezervare OTA în care canalul a încasat banii oaspetelui, o a patra cifră, Încasat de Booking.com (sau de canalul rezervării), arată cât a primit canalul. Proprietatea primește acești bani de la canal mai târziu, prin card virtual sau transfer. De aceea nu intră la Plătit, iar oaspetele nu îi mai datorează: restul de plată este doar ce s-a adăugat peste, de exemplu minibarul sau taxa de stațiune. Un rând dedesubt spune cine încasează. Încasare prin canal înseamnă că oaspetele a plătit deja canalului. Încasare la proprietate înseamnă că canalul nu a încasat nimic și oaspetele plătește proprietății. Nota de plată curentă din tab-ul Cont arată același rând Încasat de canal și același rest de plată. Sub numele oaspetelui, panoul arată proprietatea, tipul de cameră și camera. Un clic pe cameră o schimbă, iar unde camera încă lipsește, Atribuie cameră: se deschide aceeași listă de camere libere ca în coloana Cameră, iar camera aleasă se atribuie imediat. Ca să scoți camera de pe o rezervare, folosește Atribuie cameră din Mai multe acțiuni.Check-in
Gridbeds îți spune ce lipsește, în ordinea aceasta:- „Confirmă rezervarea înainte de check-in”
- „Check-in-ul se poate face începând cu {data}”
- „Atribuie o cameră înainte de check-in”
- „Înregistrează ocupanții înainte de check-in” — datele de care are nevoie fișa fiecărui oaspete în țara proprietății (vezi Obligații în România).
Prelungirea șederii
Prelungește șederea mută plecarea unei șederi confirmate sau cu check-in la o dată ulterioară. O are oricine poate gestiona rezervări, de oriunde se vede șederea: lângă datele din capul panoului rezervării și în Mai multe acțiuni, din ⋮ pe un rând al listei, din Acțiuni rezervare în calendar, lângă Check-out în Plecări Astăzi la recepție și, pentru un oaspete întârziat, la închiderea de zi. Alegi Noua dată de plecare (pornește la o noapte după cea rezervată) și, înainte să se salveze ceva, Gridbeds arată nopțile adăugate și cât adaugă la totalul șederii, calculat după regulile din Modificarea datelor. Dacă nopțile nu se pot avea — tipul de cameră e plin, camera oaspetelui e vândută sau blocată — ori șederea nu se poate prelungi deloc (a încasat-o canalul, are prețul dintr-un contract sau bloc de grup, s-a emis deja factura), spune de ce și Prelungește șederea rămâne indisponibil. Camera se verifică din nou la confirmare.Ce mai arată panoul
- La o rezervare OTA, canalul și referința lui apar lângă numărul rezervării. Acesta este numărul pe care îl comunici la Booking.com sau Expedia, iar butonul de lângă el îl copiază.
- Check-in online completat apare după ce oaspetele a terminat check-in-ul online.
- Bebelușii sunt numărați împreună cu adulții și copiii.
- Camera atribuită își arată starea de curățenie: Murdară, În curățenie, Curată sau Verificată.
- Detalii, sub cifrele de plată, deschide Plan tarifar, Preț pe noapte și Sarcini deschise pe rezervare. Rândul arată și câte sarcini sunt deschise.
- În tab-ul Cont, fiecare plată își arată Referința, iar o rambursare își arată motivul. Garanțiile pe card ale rezervării sunt listate sub plăți. Plasarea, încasarea și eliberarea unei garanții se fac în continuare din Mai multe acțiuni → Garanție card.
Check-out mai devreme
Dacă oaspetele pleacă înainte de data rezervată, Gridbeds întreabă Check-out anticipat? (Păstrează oaspetele cazat / Check-out anticipat). Nopțile nefolosite revin la vânzare, iar nota de plată urmează unul din trei cazuri:- nopțile se scot de pe nota de plată;
- la un tarif nerambursabil sau la o rezervare de pe un OTA, nopțile rămân, ca taxă de plecare anticipată;
- dacă factura finală e deja emisă, nota rămâne cum a fost facturată, iar o notă de credit e decizia recepției.
Check-out cu sold neachitat
Oriunde faci check-out — din panou, de pe un rând al listei sau pentru mai multe rânduri selectate, din tab-ul Astăzi, din calendar sau din Închiderea zilei — Gridbeds întreabă întâi cât mai datorează oaspetele pe nota de plată. Un oaspete care nu datorează nimic primește check-out imediat. Pentru un oaspete care mai datorează, o fereastră arată {nume} mai datorează {sumă} și îți dă două răspunsuri:- Încasează deschide aceeași fereastră ca orice sold (vezi Plăți). Când plata achită soldul, oaspetele primește check-out; o plată parțială lasă fereastra deschisă, cu ce a mai rămas de plată.
- Check-out oricum face check-out cu soldul neachitat. Soldul rămâne pe rezervare, iar jurnalul de audit înregistrează cine a decis și suma.
Regula e a serverului, deci se aplică oricum ai ajunge la check-out, inclusiv din aplicația de staff și din integrări: un check-out cu bani datorați se face doar dacă cineva spune că a văzut suma.