Le pagine di sincronizzazione seguono quello che Gridbeds invia al programma di fatturazione o di contabilità collegato. I programmi collegabili dipendono dal paese, e oggi nessuno è italiano: per una struttura in Italia queste pagine restano vuote. La fattura elettronica verso lo SDI è un’altra cosa — vedi Fattura elettronica e SDI.
Report contabili
La pagina si chiama Dashboard contabilità (“Monitora la sincronizzazione contabile e le sue esecuzioni giornaliere”). Non costruisce report: mostra come vanno le sincronizzazioni.- Sincronizzazioni totali (7g), Tasso di successo, Sincronizzazioni non riuscite e la scheda Sincronizzazione contabile (l’orario e la Prossima esecuzione, oppure Disabilitato — “Configura nelle impostazioni”);
- la scheda Dettaglio sincronizzazioni: Sincronizzazioni per tipo ed Errori per gravità;
- la scheda Attività recente: le ultime 10 sincronizzazioni e Vedi tutto, che apre la Cronologia sincronizzazioni, con filtri per stato, tipo e fornitore. Una sincronizzazione non riuscita di una prenotazione ha Reinvia.
Per queste pagine e per gli Errori di sincronizzazione serve in realtà il permesso di gestire la contabilità: chi può solo vederla riceve un rifiuto.
Errori di sincronizzazione
Un avviso sulla dashboard (”… errori di sincronizzazione richiedono un intervento manuale.”) porta qui. I filtri: stato, Gravità (Critica, Alta, Media, Bassa) e Intervento manuale. Su ogni errore:- Riprova — lo invia di nuovo;
- Risolvi → Segna come risolto, con le Note di risoluzione obbligatorie (“inserito a mano nel programma”, per esempio).
Sincronizzazione contabile
La Sincronizzazione contabile (“Invia check-out, pagamenti e ricavi di una giornata al tuo sistema contabile”) è un modulo dell’abbonamento. La pagina mostra la Pianificazione (stato, Orario sincronizzazione, Prossima esecuzione), le statistiche degli ultimi 30 giorni e i Report recenti — le ultime 10 esecuzioni, con Esporta CSV (il file contiene esattamente le esecuzioni mostrate). Esegui sincronizzazione contabile (con il permesso di gestire la contabilità) → Esecuzione manuale: scegli un giorno passato o lascia vuoto per oggi. Un giorno già sincronizzato non si esegue una seconda volta. Orario e avvio automatico si impostano in Impostazioni → Contabilità, scheda Automazione.Partitario clienti
Dal menu Crediti aziende; la pagina si chiama Partitario clienti (“Fatture non incassate emesse ad aziende con pagamento differito, con scaduto.”). Mostra, per ogni azienda, il Da incassare diviso per anzianità: Corrente, 1–30g, 31–60g, 61–90g, 90g+, e il badge Oltre il limite. Qui entrano solo le fatture intestate a un soggetto fatturabile — i conti girati a un’azienda e i conti master dei gruppi —, non le normali fatture degli ospiti. Le aziende si aggiungono in Impostazioni → Soggetti fatturabili, oppure con Aggiungi nuovo soggetto ovunque si sceglie chi paga. Il modulo chiede prima il Paese dell’azienda e non salva un soggetto senza: ogni fattura all’azienda ne indica il paese, e Gridbeds non lo presume mai. Lo scegli dall’elenco, dove i tuoi paesi compaiono per primi. Per un’azienda in Italia il modulo controlla anche quello che controlla SDI: la cifra di controllo della partita IVA e un CAP di esattamente 5 cifre (vedi FatturaPA). Con un CUI rumeno, Cerca in ANAF compila i dati dell’azienda. Per un’azienda di un altro paese UE, imposta Paese, scrivi la Partita IVA e fai clic su Cerca in VIES: Gridbeds compila nome, via, città e codice postale pubblicati dal registro europeo e ti propone il soggetto che hai già, se il numero è registrato. Alcuni paesi (per esempio Germania e Spagna) confermano solo che il numero è valido e non pubblicano altro, e a volte VIES non risponde per un paese: allora inserisci tu i dati, il soggetto si salva allo stesso modo. Se VIES dice che il numero non è valido, controlla il numero e il paese. Se le ricerche (ANAF o VIES) non sono attive per la tua organizzazione, il modulo lo dice: inserisci tu i dati, il soggetto si salva allo stesso modo. Un clic su un’azienda apre Fatture aperte:- Esposizione, Limite di credito (o Nessun limite) e Disponibile; il limite si imposta sul soggetto, in Impostazioni → Soggetti fatturabili;
- Invia sollecito — un’email all’azienda con le fatture scadute (l’azienda deve avere un’email);
- Scarica estratto conto — un PDF, non un documento fiscale;
- Registra pagamento: Importo, Valuta, Metodo (Bonifico, Contanti, Carta, Altro) → Registra. Il pagamento viene “allocato automaticamente sulle fatture aperte, dalla più vecchia”; quello che avanza diventa credito sul conto.
Rendiconti proprietari
Per chi gestisce strutture di altri proprietari. I proprietari si definiscono in Impostazioni → Proprietari (Nuovo proprietario: identità, dati fiscali e bancari, contratto e commissione — Mandato o Sublocazione, commissione su Solo alloggio, Alloggio + pulizie o Totale prenotazione — e il portale proprietario). Tutto fa parte del modulo Proprietari dell’abbonamento e richiede il permesso Proprietari. Rendiconti proprietari ha tre schede:- Rendiconti proprietari: Genera rendiconto (proprietario e periodo). Un rendiconto è Bozza, Pubblicato, Pagato o Parzialmente pagato, con le colonne lordo, commissione, spese, netto dovuto e da saldare. Su un rendiconto: Pubblica (il proprietario lo riceve via email, in PDF), Rigenera, Elimina bozza, Fattura la commissione, Scarica PDF, poi Registra pagamento o Storna un pagamento, con il motivo;
- Spese proprietari: Aggiungi spesa, con la possibilità di addebitarla al proprietario sul rendiconto;
- Saldi proprietari: pagamenti e rettifiche fuori da un rendiconto.