Prima di tutto: la struttura deve risultare in Italia
Gridbeds decide quali regole applicare dal paese:- dell’organizzazione, scelto alla registrazione (“Dove ha sede la tua attività?”); diventa definitivo dopo la prima fattura emessa;
- di ogni struttura, che alla creazione prende quello dell’organizzazione;
- di ogni soggetto giuridico che emette fatture (Impostazioni → Soggetti giuridici, campo Paese:
IT).
Dove si configura
In Impostazioni, gruppo Fiscale e Conformità (serve il permesso di gestire la contabilità):- Soggetti giuridici — chi emette le fatture: ragione sociale, partita IVA, sede, IBAN, Regime fiscale (FatturaPA) e il Provider di fatturazione (scegli Gridbeds (emesse qui)).
- Italia (“Conformità Italia”) — compare quando l’organizzazione o almeno una struttura è in Italia. Per ogni struttura: CIN (identificativo nazionale), Sistema ISTAT, Codice ISTAT comune, Applica la tassa di soggiorno e le regole dell’imposta; le Credenziali di conformità (Alloggiati Web); l’elenco Invii con le trasmissioni recenti.
- Imposta di soggiorno — le regole per comune valide per tutte le strutture dell’organizzazione.
L’elenco Invii
Impostazioni → Italia → Invii (“Trasmissioni recenti alle autorità italiane”) mostra le ultime 100 trasmissioni di ogni tipo: fatture allo SDI, schedine Alloggiati, comunicazioni ISTAT. Per ogni riga vedi il tipo, lo stato e l’eventuale errore. Oggi tipo e stato compaiono in inglese (per esempio “E-invoice (SDI)”, “Guest registration (Alloggiati)”, “Cleared”, “Rejected”, “Needs review”), e la riga non dice a quale fattura o prenotazione si riferisce: per una fattura, controlla lo stato SDI sulla fattura stessa. Riprova ritrasmette una riga fallita. Gridbeds rifiuta di ritrasmettere quando potrebbe depositare due volte lo stesso documento:- “Questo invio è già in corso — ritrasmetterlo ora potrebbe depositarlo due volte.”
- “Questo invio è già stato convalidato dall’autorità — non c’è nulla da ritrasmettere.”
- “Questo invio è in attesa di riconciliazione con l’autorità e non può ancora essere ritrasmesso.” — l’esito non è noto. Per una fattura, Gridbeds sta chiedendo all’intermediario dello SDI cosa ha ricevuto e sistema la riga da solo: aspetta. Per una schedina, controlla sul portale Alloggiati Web se c’è prima di fare qualsiasi cosa, e contatta l’assistenza.
- “Questa fattura è già emessa: SDI non è riuscito solo a recapitarla al cliente. Inviagli una copia invece di trasmetterla di nuovo.” — la fattura è Emessa, non recapitata, e la riga lo dice: “SDI ha emesso questa fattura ma non è riuscito a recapitarla al cliente. Il cliente la trova nel suo cassetto fiscale: inviagli una copia.” Vedi Fattura elettronica e SDI.
Privacy e documenti degli ospiti
Il Garante per la protezione dei dati personali ha ricordato (comunicato del 29 aprile 2026) che le copie dei documenti d’identità degli ospiti vanno cancellate appena trasmesse le schedine ad Alloggiati Web; si conserva solo la ricevuta. Gridbeds cancella da solo le foto dei documenti prese al check-in, ma solo qualche giorno dopo l’arrivo: se vuoi stare al passo con l’indicazione del Garante, non fotografare i documenti se non ti serve, e rimuovi le foto dopo l’invio.Fonti
- Agenzia delle Entrate, FatturaPA e Sistema di Interscambio e Corrispettivi elettronici
- Polizia di Stato, Alloggiati Web
- ISTAT, Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi
- Ministero del Turismo, Banca dati delle strutture ricettive (BDSR)
- Garante privacy, comunicato del 29 aprile 2026
Questa guida spiega cosa fa Gridbeds; non sostituisce il tuo commercialista né le istruzioni del tuo comune e della tua regione, che restano la fonte per importi, scadenze e modulistica locale.