Gruppi e allotment

Entrambi tengono camere da parte per qualcuno in particolare, perché nessun altro le venda:

• un gruppo è un dossier per un matrimonio, un congresso o un’agenzia, con uno o più blocchi di camere su un periodo;
• un contratto di allotment è un contingente ricorrente negoziato con un tour operator o un’agenzia, su un periodo di validità, con rilascio automatico delle camere invendute.

Li trovi nel gruppo Vendite & Distribuzione: Gruppi e Allotment. Ognuno è un modulo dell’abbonamento; se non è incluso, la pagina ti porta alla schermata del modulo non disponibile. Li vedi con il permesso di vedere i gruppi (gli allotment) e li modifichi con il permesso di gestirli; le prenotazioni che ne nascono richiedono il permesso di gestire le prenotazioni. Il partner (il soggetto fatturabile) si sceglie tra i Soggetti fatturabili — vedi Addebiti fissi, pacchetti ed extra.

​

Gruppi

Prenotazioni di gruppo → Nuovo gruppo: nome del gruppo, soggetto fatturabile facoltativo, origine facoltativa e note interne. Poi, nel gruppo, Aggiungi blocco:

• la struttura, la data di inizio (check-in) e di fine (check-out);
• la Modalità inventario: Fissa — pickup limitato al contingente bloccato o Elastica — pickup oltre il contingente se la disponibilità pubblica lo consente;
• Data limite fissa (opzionale) o Giorni limite mobili (opzionale) — passata la data, le camere non prelevate si rilasciano;
• un piano tariffario predefinito, facoltativo.

Nella griglia del blocco metti, per ogni giorno e tipologia, le Unità bloccate e, se vuoi, una Tariffa speciale per il gruppo. Le azioni del blocco: Conferma, Rilascia, Rilascia il rimanente (solo le camere non ancora prelevate) e Annulla. Su un blocco confermato, Preleva prenotazioni crea le prenotazioni degli ospiti dal blocco; Importa lista alloggi le prende da un file. Nel Conto master, Trasferisci addebiti sposta dalle prenotazioni del gruppo quello che paga l’organizzatore — Camera e tassa di soggiorno o Tutti gli addebiti — ed Emetti fattura di gruppo fa un’unica fattura. In Fatture emesse il conto conserva ogni fattura emessa per il gruppo, con il suo stato e il punto in cui è arrivata presso ANAF o SDI, e la apre — per chi può vedere le fatture. Alla chiusura giornata di ogni struttura — sull’orologio della struttura — le camere non prelevate dei blocchi confermati oltre la data limite si rilasciano da sole e vengono comunicate ai canali. Se una chiusura è bloccata o fallisce, un controllo orario le rilascia mezz’ora dopo l’orario di chiusura della struttura. Un gruppo si può eliminare solo quando tutti i suoi blocchi sono rilasciati o annullati; un blocco, solo se è provvisorio o annullato e non ha prenotazioni.

​

Contratti di allotment

Contratti di allotment → Nuovo contratto: il partner (tour operator o agenzia), il periodo di validità, il tipo di contratto, il rilascio automatico (giorni prima dell’arrivo), la tariffa contrattata e la regola di fatturazione (Credito intero, Mezzo credito, Prepagato). Il contratto nasce come Bozza: Genera linee riempie la griglia giornaliera per tipologia, che puoi correggere e salvare. Nella pagina del contratto vedi le camere contrattate, rilasciate, consumate e rimanenti, e la tariffa contrattata per tipologia (senza ripiego sulla tariffa pubblica). Attiva mette in vigore il contratto: solo allora le camere escono dalla disponibilità. L’attivazione viene rifiutata se la disponibilità pubblica non basta. Prenota su questo contratto crea fino a 50 prenotazioni in una volta — tutte o nessuna. Gli stati sono Bozza, Attivo, Scaduto e Annullato; un contratto si può eliminare solo in bozza o annullato, senza prenotazioni. Alla chiusura giornata di ogni struttura le camere invendute dei contratti in vendita libera oltre la scadenza si rilasciano, e i contratti a fine validità scadono — con lo stesso controllo orario alle spalle, se una chiusura è bloccata o fallisce. Una notte rilasciata non torna nel contratto, nemmeno se una prenotazione viene cancellata.

​

Le regole del piano tariffario

Preleva prenotazioni, Importa lista alloggi e Prenota su questo contratto chiedono le stesse regole di Nuova prenotazione (PMS) — un soggiorno minimo o massimo, un giorno chiuso agli arrivi o alle partenze, una notte chiusa alla vendita — del piano su cui si vende ogni soggiorno: il piano del blocco (o quello predefinito della tipologia di camera) o il piano del contratto. Un soggiorno che ne viola una non viene prenotato: la sua riga nomina la regola, e Ignora la restrizione, con un Motivo (facoltativo), prenota comunque i soggiorni. Lo Storico di ogni prenotazione così fatta registra chi ha ignorato quale regola e perché, e il suo pannello mostra Restrizione ignorata — vedi Prenotazioni. In una lista alloggi la riga resta valida, con la sua regola, finché non confermi di nuovo con la restrizione ignorata; l’anteprima del prezzo di un contratto mostra la regola prima di prenotare.

​

La capienza della camera

Preleva prenotazioni e Importa lista alloggi tengono ogni gruppo di ospiti ai limiti della sua tipologia di camera, come Nuova prenotazione (PMS). Più ospiti di quanti la camera ne ospiti, o più adulti di quanti ne ammetta, vengono rifiutati, e Ignora la restrizione non toglie il rifiuto: il modulo indica il limite sotto la riga mentre scrivi e non invia, e la lista alloggi segna la riga Non valida con il limite già nell’anteprima, prima di confermare. Più bambini di quelli previsti per la tipologia di camera è solo un avviso — la riga si può comunque prelevare o confermare.