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Spesso un ospite arriva prima che la sua camera sia pronta. Invece di tenere una lista su carta, mettetelo nella coda degli arrivi: nel momento in cui il housekeeping rilascia la camera, Gridbeds fa il check-in all’ospite o lo avvisa che la camera è pronta. Prima che la camera sia rilasciata non succede nulla, a qualunque ora.

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Attivazione

La coda è disattivata per ogni struttura finché non la attivate. Aprite Strutture, scegliete la struttura e nella scheda Dettagli trovate Coda degli arrivi (serve il permesso di gestire le strutture): L’attivazione crea anche due messaggi agli ospiti in Automazioni — “camera pronta, check-in fatto” e “camera pronta, passi alla reception” — disattivati. Leggeteli, adattateli e poi attivateli; fino ad allora nessun ospite riceve nulla.

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Mettere un ospite in coda

Aprite la prenotazione da Dashboard → Oggi (o da qualunque altro punto). Sotto i dettagli del soggiorno, Coda degli arrivi mostra Metti in attesa della camera. Scegliete cosa succede quando la camera è pronta, oppure lasciate l’impostazione della struttura, e premete Metti in attesa della camera. Un ospite può essere messo in coda se la prenotazione è confermata, arriva oggi e ha una camera assegnata. Altrimenti il pulsante è disattivato e dice perché — per esempio Assegna prima una camera. Mentre l’ospite attende, il pannello mostra In coda dalle 10:15 e la modalità. Potete cambiare la modalità o premere Togli dalla coda. In Dashboard → Oggi, la scheda Coda degli arrivi elenca chi attende oggi, la camera e se è pronta; premendo un nome si apre la prenotazione.

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Quando la camera viene rilasciata

Quando il housekeeping segna la camera con lo stato che la rilascia — dalla bacheca, in blocco o dall’app per il personale — Gridbeds ricontrolla tutto:
  • La camera: rilasciata, in servizio e l’ospite precedente ha fatto il check-out. Altrimenti l’ospite continua ad attendere e la scheda dice perché (per esempio In attesa: l’ospite precedente è ancora in camera).
  • Il soggiorno, quando l’ospite deve ricevere il check-in: le stesse regole del pulsante Check-in, i dati degli ospiti per la registrazione degli alloggiati completi (anche dove la reception non li richiede) e nessun saldo da pagare, se la struttura non lo consente.
Poi: Le notifiche al personale indicano la camera, mai l’ospite, così su un telefono bloccato non compare nulla di privato. I messaggi agli ospiti partono solo tramite le regole di automazione indicate sopra, solo quando sono attive e solo sui canali aperti per la vostra organizzazione.

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Quando il soggiorno cambia

  • Il check-in fatto alla reception chiude l’attesa (Check-in fatto alla reception); non viene inviato nulla.
  • Cancellare la prenotazione, segnarla come no-show, togliere la camera o spostare la data di arrivo la tolgono dalla coda.
  • Spostare l’ospite in un’altra camera lo fa attendere quella camera.
  • La chiusura della giornata fa scadere chi è ancora in attesa (Scaduto alla chiusura della giornata).
Sulla bacheca del Housekeeping, una camera che qualcuno sta aspettando mostra Ospite in attesa, così può essere finita per prima. Ogni passo — messo in coda, tolto, check-in automatico, affidato alla reception — viene registrato nell’attività della prenotazione, con chi l’ha fatto.