Skip to main content
Stato: parziale. Gridbeds emette la fattura e la invia da solo allo SDI quando il cliente ha una partita IVA, quando un privato la richiede e per ogni nota di credito, e indica il cliente come lo SDI richiede: codice destinatario, PEC, codice fiscale. Non conserva le fatture a norma, non riceve le fatture passive e non emette fatture alla pubblica amministrazione: per queste cose, sotto, trovi cosa fare.

​
Cosa chiede la legge

Ogni operatore IVA residente emette le fatture in formato elettronico FatturaPA, tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, verso aziende e privati (D.Lgs. 127/2015, art. 1; dal 2024 anche i forfettari). La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall’operazione (art. 21 DPR 633/1972). Alberghi e ristoranti non sono obbligati a fatturare se il cliente non lo chiede (art. 22 DPR 633/1972) e in quel caso certificano l’incasso con il documento commerciale (vedi Corrispettivi telematici); se il cliente chiede la fattura, emetterla è obbligatorio. L’IVA è al 10% sia per l’alloggio sia per la somministrazione di cibi e bevande. L’imposta di soggiorno riaddebitata all’ospite è esclusa dalla base IVA (art. 15 DPR 633/1972) e va in fattura con natura N1.

​
Prima della prima fattura

1

Il soggetto che emette

In Impostazioni → Soggetti giuridici apri (o crea con Nuovo soggetto) il soggetto che fattura la struttura: Ragione sociale, Codice fiscale (CUI/P.IVA) — la partita IVA, 11 cifre —, Indirizzo, Città, Provincia, Codice postale, Paese IT, IBAN. Nella scheda Dettagli imposta anche il Regime fiscale (FatturaPA), se diverso da quello dell’organizzazione.
2

Il regime fiscale

Il regime dell’organizzazione si imposta in Impostazioni → Organizzazione, scheda Informazioni legali, campo Regime fiscale (FatturaPA): “Gli hotel usano RF01 (ordinario); i forfettari usano RF19 (fatture senza IVA)”. Con RF19 (o RF02) tutte le righe vanno senza IVA con natura N2.2, e sulle fatture sopra 77,47 € Gridbeds indica l’imposta di bollo virtuale di 2 €.
3

Il provider e la serie

Nella scheda Fiscale / fatturazione elettronica del soggetto scegli Gridbeds (emesse qui) e crea le Serie di numerazione del soggetto (una per le fatture, una per le note di credito) — vedi Fatturazione. Ignora i campi SmartBill, Oblio e ANAF e-Factura: riguardano la Romania.
4

L'attivazione

Non ci sono credenziali SDI da inserire: Gridbeds trasmette tramite un intermediario accreditato. La trasmissione però va attivata per la tua organizzazione — chiedi all’assistenza di confermarlo prima della prima fattura (vedi Adempimenti in Italia).

​
Quali fatture partono, e quando

Ogni fattura emessa da un soggetto italiano viene inviata da sola allo SDI subito dopo l’emissione, se è:
  • intestata a un cliente con partita IVA (il campo P.IVA della fattura: “devono essere 11 cifre”; per l’Italia non c’è la ricerca automatica dei dati azienda, si compilano a mano);
  • intestata a un privato che ha chiesto la fattura — vedi sotto;
  • una nota di credito (TD04, con il riferimento alla fattura originale).
Le altre fatture vengono emesse e numerate in Gridbeds ma non partono verso lo SDI. Le fatture rimaste indietro (per esempio emesse prima dell’attivazione) si inviano dall’elenco Fatture, selezionandole, con Trasmetti all’autorità (“{queued} in coda, {skipped} saltate”).

​
Clienti privati

Per un cliente senza partita IVA, sia nel conto della prenotazione sia in Nuova fattura compare la casella L’ospite ha richiesto la fattura elettronica (“Instrada questa fattura verso il sistema SDI…”). Un privato residente in Italia si indica in fattura con il suo codice fiscale: quando spunti la casella Gridbeds te lo chiede (Codice fiscale dell’ospite) e non emette la fattura finché non è valido. Nel conto della prenotazione lo chiede solo se nella scheda dell’ospite non c’è, e lo salva nella scheda per la prossima volta; puoi anche inserirlo prima, in Modifica ospite, campo Codice fiscale. In Nuova fattura il campo compare accanto alla casella. La stessa casella chiede anche l’indirizzo dell’ospite, se nella scheda manca: Via e numero civico, Comune e CAP. Ogni fattura riporta via, comune e CAP del cliente (il formato del file SDI li rende tutti obbligatori) e per un cliente in Italia il CAP è di esattamente 5 cifre. Viene chiesto solo ciò che manca, e resta salvato nella scheda dell’ospite per la prossima volta. Per un cliente estero Gridbeds scrive il CAP generico 00000 con il paese del cliente, come prescrive l’Agenzia delle Entrate, quindi bastano via e comune. Il paese del cliente non viene mai dato per scontato: se nella scheda dell’ospite manca, viene chiesto al check-out, proposto dal documento d’identità, dalla cittadinanza o dal canale di prenotazione perché tu lo confermi — vedi Il paese del cliente. Se il privato non chiede la fattura, la legge chiede il documento commerciale (scontrino), che Gridbeds non emette: vedi Corrispettivi telematici.

​
Come lo SDI riconosce e raggiunge il cliente

Lo SDI scarta una fattura che non indica il cliente né con la partita IVA né con il codice fiscale, e la recapita al canale scritto nel codice destinatario. Gridbeds scrive questi dati come dicono le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate: Dove si compilano:
  • Impostazioni → Soggetti fatturabili (e l’azienda a cui è fatturato il soggiorno, scelta alla prenotazione o nella scheda Conto — vedi Fatturare a una società): nel riquadro Italia — fattura elettronica, Codice fiscale, Codice destinatario e PEC. La partita IVA va in Partita IVA (dove Cerca in VIES compila nome, via, città e CAP pubblicati dal registro europeo; quando VIES non risponde, inseriscili tu) oppure in Codice fiscale (CUI / CNP): la fattura nomina l’azienda con quella in entrambi i casi. Il codice fiscale del riquadro serve solo se è diverso dalla partita IVA (per esempio una ditta individuale) o se il soggetto è una persona. Per un’azienda in Italia il modulo controlla quello che controlla SDI: la partita IVA ha 11 cifre e l’ultima è di controllo, quindi un numero scritto male viene rifiutato al salvataggio; il CAP ha esattamente 5 cifre. Per un’azienda estera conserva la sua partita IVA e il suo codice postale: in fattura il CAP si scrive 00000, come prescrive l’Agenzia delle Entrate. Una fattura a un’azienda italiana la cui partita IVA non supera il controllo non viene emessa, e Gridbeds lo dice.
  • Nuova fattura: per un’azienda italiana compaiono Codice destinatario, PEC e Codice fiscale dell’azienda, se diverso dalla P.IVA; per un privato che chiede la fattura, Codice fiscale dell’ospite; e per ogni cliente Indirizzo, Comune e CAP.
  • Modifica ospite: Codice fiscale.
Il riquadro e i campi compaiono se l’organizzazione o una delle sue strutture è in Italia. Il codice fiscale è controllato con il suo carattere di controllo, il codice destinatario deve avere 7 lettere o cifre. Quello che inserisci viene copiato sulla fattura quando la emetti: se poi cambi la PEC o il codice del cliente, le fatture già emesse non cambiano.
Se manca un dato che lo SDI richiede, Gridbeds non emette la fattura e non usa il numero: ti dice cosa manca, per esempio “Inserisci il codice fiscale dell’ospite: lo SDI scarta una fattura a un privato senza codice fiscale.” oppure “Un cliente in Italia ha in fattura un CAP: inseriscilo.” Per un cliente estero serve l’identificativo fiscale del suo paese: intesta la fattura a un soggetto fatturabile che lo riporta (per un privato estero, crea un soggetto con il suo nome e l’identificativo).
Una fattura emessa prima che Gridbeds chiedesse questi dati, se non indica il cliente come lo SDI richiede, non viene inviata: resta Non riuscito con il motivo, invece di tornare come scarto. Lo stesso vale per una nota di credito che storna una fattura a un privato senza codice fiscale: verifica con il commercialista.

​
La data dell’operazione

La data di una fattura FatturaPA (il campo Data del file) non è il giorno in cui la fattura viene emessa: è la data di effettuazione dell’operazione, che per un soggiorno è il giorno in cui l’ospite ha pagato (art. 6 DPR 633/1972; Circolare 14/E del 17 giugno 2019). Il giorno in cui il file arriva allo SDI è la data di emissione, che lo SDI certifica da solo. Gridbeds conserva quindi due date su una fattura italiana e scrive nel file la data dell’operazione: Il giorno si legge sul calendario di Roma: un ospite che paga alle 23:50 del 30 settembre e viene fatturato alle 00:10 del 1° ottobre ha pagato il 30 settembre, e la fattura lo dice, mentre resta emessa, numerata e in scadenza dal 1° ottobre. La data di Emissione della fattura non cambia; quando la data dell’operazione è diversa, il dettaglio della fattura la mostra accanto e il PDF stampa Data dell’operazione sotto la data di emissione. Il file, il PDF e ogni nuovo invio allo SDI usano la stessa data conservata. Contano solo i pagamenti rimasti tali: un pagamento ancora in attesa, fallito o rimborsato per intero viene ignorato, come un acconto che ha già una propria fattura di acconto. Una fattura emessa prima di qualsiasi pagamento mantiene la data di emissione e un pagamento registrato dopo non la cambia. Le fatture emesse prima di questa modifica non vengono toccate: mantengono la data con cui sono state inviate.
Più pagamenti. La legge tratta ogni pagamento come un’operazione per l’importo che copre, ma il file ha spazio per una sola data. Gridbeds usa il primo pagamento che la fattura raccoglie: l’IVA non slitta in un periodo successivo a quello in cui era dovuta. Se il tuo commercialista preferisce la data del pagamento che salda la fattura, faccelo sapere. Meglio ancora, lascia che Gridbeds emetta una fattura di acconto per ogni acconto (vedi Fatturazione): la fattura di check-out avrà allora la data del pagamento al check-out.

​
I 12 giorni

La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall’operazione, in giorni di calendario a partire dal giorno successivo (un’operazione del 10 può essere fatturata fino al 22; art. 21 DPR 633/1972). Gridbeds non rifiuta una fattura in ritardo — l’ospite ha pagato, l’IVA è dovuta e la fattura è dovuta — e non sposta in avanti la data dell’operazione per nascondere il ritardo. Emette la fattura e mostra un avviso (“L’operazione è stata effettuata il…, quindi una fattura immediata andava emessa entro il…. Avvisa il tuo commercialista.”); il ritardo viene scritto anche nel registro della fatturazione. Le festività che spostano una scadenza non vengono applicate: un documento che supera di un giorno il conteggio rigoroso viene segnalato, e il tuo commercialista decide se la festività lo salva.

​
Gli stati SDI

Su ogni fattura, l’etichetta SDI e la sezione Trasmissione fiscale del dettaglio (“SDI (Italia)”) mostrano lo stato: Se più fatture hanno problemi, il banner ”# fatture richiedono attenzione fiscale” ha Riprova e Riprova tutte. Nell’elenco Fatture, il filtro Fiscale: Convalidata comprende anche le fatture emesse ma non recapitate. Quando lo SDI scarta una fattura o non riesce a consegnarla, Gridbeds avvisa chi può vedere la contabilità, nell’app e sul telefono: “SDI ha scartato una fattura” oppure “Fattura non recapitata da SDI”. La notifica sul telefono indica la fattura e la struttura, mai il cliente; i motivi dello SDI li trovi nella notifica dentro l’app.
  • Fattura scartata: non è emessa. Correggi i dati e ritrasmettila entro 5 giorni dalla notifica di scarto, con lo stesso numero e la stessa data.
  • Emessa, non recapitata (MC): la fattura è emessa ed è nel cassetto fiscale del cliente. Non ritrasmetterla — Gridbeds comunque non lo fa (“Questa fattura è già emessa: SDI non è riuscito solo a recapitarla al cliente. Inviagli una copia invece di trasmetterla di nuovo.”). Manda al cliente la copia PDF (Scarica PDF o Invia) e digli che la trova nel suo cassetto fiscale. Se poi lo SDI riesce a consegnarla, lo stato diventa Convalidata.
  • Emetti le fatture entro 12 giorni dal pagamento: Gridbeds emette comunque una fattura in ritardo e ti avvisa che lo è — vedi La data dell’operazione.

​
Cosa resta a te

  • Clienti senza codice destinatario né PEC. La loro fattura arriva nel cassetto fiscale: manda al cliente anche la copia PDF (Scarica PDF o Invia) e ricordagli dove la trova.
  • Pubblica amministrazione. Gridbeds emette solo fatture tra privati (formato FPR12): una fattura a una pubblica amministrazione (formato FPA12, codice ufficio di 6 caratteri) va emessa dal tuo software di fatturazione o dal portale “Fatture e Corrispettivi”.
  • Conservazione a norma. Gridbeds non conserva le fatture elettroniche né le ricevute SDI. Aderisci al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate (portale “Fatture e Corrispettivi”) o al servizio del tuo commercialista.
  • Fatture passive. Le fatture dei fornitori non arrivano in Gridbeds: le trovi nel tuo cassetto fiscale o presso il tuo intermediario.
  • Imposta di bollo. Sulle fatture senza IVA sopra 77,47 € Gridbeds segna il bollo nel file, ma non aggiunge i 2 € al totale. Il bollo si versa ogni trimestre con F24, sulla base degli elenchi che l’Agenzia prepara.
  • Descrizioni delle righe. Le righe che Gridbeds scrive da sé (alloggio con date e notti, pulizie, servizio, supplementi bambini e neonati, tassa di soggiorno, un acconto e il suo storno, la nota di una nota di credito, una mancia, le spese di consegna, una penale per mancata presentazione o per cancellazione) e il PDF della fattura sono sempre in italiano per un’azienda italiana (“Alloggio 01.09.2026 - 04.09.2026 (3 notti)”), anche quando la tua organizzazione o il tuo schermo lavorano in romeno o in inglese. Gli extra e tutto ciò che scrivi tu restano con le tue parole. L’email con cui la fattura parte verso un ospite è nella lingua dell’ospite; il PDF allegato resta in italiano.
  • Lettere fuori dall’alfabeto dell’Europa occidentale. Il file della fattura accetta solo lettere latine (l’alfabeto di base e le accentate dell’Europa occidentale: é, ü, ñ, ß…). Ciò che tu o i tuoi ospiti scrivete fuori da questo insieme, come una “ț” rumena, una lettera cirillica o greca, il simbolo dell’euro o una emoji, viene convertito quando si costruisce il file (ț diventa t, € diventa EUR, una emoji viene tolta), così la fattura non viene scartata. La fattura che vedi e il PDF conservano il testo com’è stato scritto. I testi più lunghi di quanto il file consente (80 caratteri per la denominazione, 60 per via e comune, 1000 per una riga) vengono tagliati.
  • Tipi di documento. Gridbeds invia fatture ordinarie (TD01) e note di credito (TD04): niente fattura di acconto TD02 né fattura differita TD24.

​
Fonti

  • D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, art. 1; DPR 26 ottobre 1972, n. 633, artt. 6, 15, 21 e 22; DL 23 ottobre 2018, n. 119 (art. 21 come modificato)
  • Agenzia delle Entrate, Circolare 14/E del 17 giugno 2019 — la data del documento e quella dell’operazione nella fattura elettronica
  • Agenzia delle Entrate, FatturaPA e Sistema di Interscambio — specifiche tecniche FatturaPA versione 1.9.1, in vigore dal 15 maggio 2026 (§2.1.1 codice destinatario e PEC, §2.1.4 cessionario/committente, §3.1 clienti esteri), e l’elenco dei controlli versione 1.9 (scarti 00417, 00313, 00427)
  • Agenzia delle Entrate, FAQ sulla fatturazione elettronica, 19 luglio 2019, n. 64 (indirizzo estero: la nazione e il CAP 00000), e lo schema FatturaPA 1.2.3 (CAP: 5 cifre; testi liberi: Basic Latin e Latin-1)
  • Agenzia delle Entrate, FAQ — fatture verso e da soggetti stranieri
  • Agenzia delle Entrate, L’imposta di bollo sulle fatture elettroniche (guida, giugno 2026)