L’orario di arrivo dell’ospite
Ogni prenotazione registra quando l’ospite dice che arriverà e come: l’orario previsto (sull’ora della struttura), il mezzo (Aereo, Treno, Auto, Altro) e il Numero del volo o del treno (per esempio W4 3121). Tutto facoltativo.
Il pannello della prenotazione indica da dove arriva l’informazione: Dal canale di prenotazione, Indicato dall’ospite o Inserito dal personale. Quello che ha detto l’ospite o la reception non viene sovrascritto da una modifica successiva del canale.
Nella scheda Oggi, l’elenco In arrivo oggi ha una colonna Arrivo con orario e mezzo, ed è ordinato per orario; chi non ha indicato un orario va in fondo. La ricerca trova una prenotazione anche dal numero di volo o di treno. Nell’app per lo staff le righe dicono “Arrivo 21:40 · Aereo W4 3121”.
I trasferimenti
Un trasferimento è un Prelievo (da aeroporto, stazione o porto, all’arrivo) o un Accompagnamento (verso aeroporto o stazione, alla partenza). I suoi stati:Prenotare un trasferimento
- Dalla prenotazione
- Alla creazione della prenotazione
- Richiesto dall'ospite
Nel pannello della prenotazione, scheda Note, sezione Trasferimenti → Aggiungi trasferimento. Il modulo Nuovo trasferimento parte già compilato dalla prenotazione: data e ora di arrivo dell’ospite (oppure l’ora di check-in, o le 15:00) per un prelievo, l’ora di check-out (o le 11:00) per un accompagnamento, il primo punto di prelievo della struttura, il volo e il numero di persone. Puoi cambiare Direzione, Data, Ora del prelievo, Da, A, Viaggia in, Numero di volo o treno, Passeggeri, Bagagli, Addebita come e Note per l’autista. Conferma subito è attivo di default; clicca Prenota trasferimento.
Cosa fa la conferma
- Se in Addebita come hai scelto un prodotto di trasporto, il suo prezzo va sul conto della prenotazione come extra (per un prodotto a persona, moltiplicato per il numero di passeggeri).
- Viene creata un’attività ad alta priorità di tipo Trasferimento per l’ora del prelievo: “Ritiro {ospite} alle {ora} — {da} → {a}”. Quando l’attività viene completata, un trasferimento ancora in corso diventa Effettuato.
- Le automazioni dell’ospite lo vengono a sapere: una regola su Transfer confermato invia subito, una regola su Prima del ritiro del transfer con l’anticipo scelto rispetto al prelievo — vedi più sotto, Avvisare l’ospite.
Assegnare un autista o un fornitore
Un trasferimento confermato ha Assegna, nell’elenco giornaliero e nel pannello della prenotazione. Assegna il transfer chiede chi lo fa:- Nostro autista — un membro del team con il ruolo Autista. Nome, telefono e targa si compilano da lui e si possono cambiare. L’attività del trasferimento passa all’autista. Se nessuno ha ancora il ruolo: “Nessun membro attivo del team ha il ruolo Autista. Aggiungine uno in Attività → Team.”
- Un fornitore — un fornitore da Fornitori, con il nome dell’autista, il telefono e la targa che ti comunica, e il costo: “Quanto ti addebita il fornitore. Non viene mai mostrato all’ospite; il margine sul prezzo dell’ospite sì.”
In viaggio
Il trasferimento avanza un passo alla volta — In viaggio, Ospite a bordo, Completato o Mancata presentazione — dall’elenco giornaliero, dal pannello della prenotazione o dall’autista, nell’app per lo staff. La mancata presentazione chiede prima conferma (“L’ospite non si è presentato?”), chiude l’attività e mantiene l’addebito: l’auto è andata. Completato si può registrare da qualsiasi passo, per la reception che fa da sé i propri trasferimenti. Ogni trasferimento conserva la sua Cronologia: ogni passo, quando è avvenuto e se l’ha fatto la reception, l’autista, l’ospite o il sistema.Annullare
Annulla trasferimento (con un Motivo (facoltativo)) storna l’addebito sul conto e annulla l’attività. Quando la prenotazione viene annullata, segnata come no-show o eliminata, i suoi trasferimenti ancora aperti si annullano da soli. Un trasferimento Effettuato o con Mancata presentazione non si può più annullare, e il suo addebito resta anche se in seguito la prenotazione viene annullata.L’elenco giornaliero
Operazioni → Trasferimenti nel menu (con il permesso di vedere i trasferimenti) mostra “I prelievi e gli accompagnamenti ad aeroporto o stazione del giorno, in ordine di orario”: ora, direzione, ospite e prenotazione, camera, da → a, volo o treno, persone e bagagli, autista e veicolo, stato. Filtri: il giorno (con Oggi e i giorni accanto), la direzione, lo stato e la struttura. Dall’elenco puoi Conferma, Assegna, far avanzare il trasferimento o Annulla trasferimento; le modifiche si fanno dal pannello della prenotazione. Esporta CSV scarica l’elenco con gli stessi filtri (fino a 31 giorni), e Stampa stampa solo l’elenco, con la data come titolo.Gli autisti e l’app per lo staff
Autista è un ruolo a sé: “Guida i transfer degli ospiti che gli sono assegnati e li aggiorna dal telefono”. L’account di un membro lo riceve con Rendi autista, dalla sua scheda nelle impostazioni del team; la finestra di assegnazione elenca i membri del team che hanno il ruolo Autista in Attività → Team. Il suo unico permesso: “Guida i transfer assegnati (in viaggio, a bordo, completato, mancata presentazione)”. Nell’app per lo staff l’autista arriva direttamente su Transfer: “I transfer affidati a te, oggi e domani”, con il percorso, le persone, il veicolo e un pulsante per chiamare l’ospite. I passaggi sono Sono in viaggio, Ospite a bordo, Transfer concluso e L’ospite non si è presentato, e se il telefono è offline partono quando torna la connessione. Il trasferimento di un altro non si può far avanzare. La reception trova la stessa scheda nel menu, con tutti i prelievi e gli accompagnamenti di oggi e di domani.Avvisare l’ospite
Due eventi di Automazione riguardano i trasferimenti — vedi Automazione:- Transfer confermato — quando un trasferimento viene confermato.
- Prima del ritiro del transfer — “Il ritardo si conta all’indietro dal ritiro: 24 ore lo invia un giorno prima che arrivi l’autista. Il messaggio riporta autista, telefono e targa come sono al momento dell’invio.”
{{transfer_pickup_date}}, {{transfer_pickup_time}}, {{transfer_pickup_location}}, {{transfer_dropoff_location}}, {{transfer_transport_number}}, {{transfer_passengers}}, {{transfer_driver_name}}, {{transfer_driver_phone}} e {{transfer_vehicle_plate}}. Il messaggio non parte per un trasferimento che non si fa più, e un promemoria il cui prelievo è stato spostato viene sostituito da uno per il nuovo orario.
Punti di prelievo
Nella pagina della struttura, scheda Dettagli, il riquadro Punti di prelievo: “Gli aeroporti e le stazioni da cui la struttura preleva i suoi ospiti. Un nuovo trasferimento parte dal primo.” Ogni punto ha un nome (per esempio Aeroporto di Fiumicino (FCO)) e un tipo — Aeroporto, Stazione ferroviaria, Porto, Altro luogo. Una struttura può averne al massimo 20.Permessi
I ruoli hanno due permessi nella categoria Trasferimenti: vedere i trasferimenti e gestirli. Reception e membri li hanno entrambi; i ruoli personalizzati che possono gestire le prenotazioni li ricevono in automatico. Gli autisti hanno il loro permesso, descritto sopra.Monitoraggio dei voli
Un prelievo all’arrivo che indica un volo lo segue. Ogni quindici minuti Gridbeds controlla i voli dei prelievi confermati e assegnati delle prossime 24 ore. Quando un volo atterra con 15 minuti o più di ritardo (o di anticipo) rispetto all’orario su cui era stato pianificato il prelievo, il prelievo si sposta dello stesso intervallo — un prelievo prenotato mezz’ora dopo l’atterraggio resta mezz’ora dopo l’atterraggio — e la sua attività e il promemoria dell’ospite si spostano con lui. La reception (chi può vedere i trasferimenti della struttura) e l’autista del trasferimento vengono avvisati: “Volo in ritardo” — “{ospite} · {volo} · ritiro spostato alle {ora}”. Un volo cancellato non sposta nulla e lo dice: “Volo cancellato” — “{ospite} · {volo} è cancellato · ritiro delle {ora} non spostato”.Il monitoraggio dei voli parte solo quando un servizio di informazioni sui voli è configurato sull’installazione e attivato per la tua organizzazione. Fino ad allora non si controlla nulla e niente si sposta da solo.