Addebiti fissi
Apri la struttura da Strutture e scegli la scheda Addebiti fissi (“Addebiti ricorrenti che maturano automaticamente sui folio delle prenotazioni in corso”). La tabella mostra Nome, Importo, Categoria IVA, Cadenza e Stato.1
Nuovo addebito
Clicca Nuovo addebito e compila Nome e, se vuoi, Descrizione.
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Importo e IVA
Importo (lordo, IVA inclusa) — quello che paga l’ospite. In Categoria IVA scegli Alloggio, Alimenti, Bevande alcoliche, Bevande analcoliche, Standard o Ridotta; Gridbeds scorpora l’IVA con l’aliquota del paese in vigore quel giorno. Se il soggetto che emette le fatture è in regime forfettario, l’addebito va sul conto senza IVA.
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Cadenza
A notte (ogni notte del soggiorno) o A soggiorno (una volta sola). Non c’è una cadenza a persona.
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Periodo e stato
Valido dal / Valido fino al limitano l’addebito a un periodo (una stagione, per esempio). Con Attivo spento: “Le regole inattive smettono di maturare ma restano registrate.”
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Codice
Codice dice di quale addebito si tratta. Gli addebiti con lo stesso codice sono lo stesso addebito; lasciato vuoto, è il nome scritto come codice (“Tassa di servizio” diventa
tassa-di-servizio).6
Per tutte le strutture?
Si applica a tutte le strutture fa dell’addebito una regola predefinita dell’organizzazione, segnata Predefinito org. nella tabella. Vale su ogni struttura, tranne dove la struttura ha un proprio addebito con lo stesso Codice. Spento: “Matura solo su questa struttura”.
L’addebito proprio di una struttura sostituisce quello dell’organizzazione; non si somma. Se l’organizzazione ha un addebito predefinito “Pulizie” e una struttura imposta il proprio con lo stesso codice, gli ospiti di quella struttura pagano l’importo della struttura, una volta sola. L’addebito della struttura sostituisce quello predefinito solo finché è in vigore: se è spento, o fuori dal periodo Valido dal / Valido fino al, torna a valere quello predefinito. Per interrompere un addebito dell’organizzazione in una sola struttura, assegna a quella struttura un addebito con lo stesso codice e importo 0 (un addebito di 0 non registra nessuna riga). Gli addebiti con codici diversi sono addebiti diversi e si applicano tutti.
Quando finisce sul conto
La notte di ogni struttura viene registrata quando se ne chiude la giornata, sull’orologio della struttura: alle 23:00, salvo che l’organizzazione abbia impostato un altro orario di chiusura notturna, nel fuso orario della struttura; un hotel in Italia chiude quindi all’ora italiana. Gridbeds registra gli addebiti attivi sul conto di ogni prenotazione che ha trascorso la notte: una riga per notte con A notte, una sola riga per tutto il soggiorno con A soggiorno. Il giorno della partenza non si addebita, le prenotazioni annullate e i no-show non si addebitano, un conto chiuso viene saltato e lo stesso addebito non entra mai due volte per la stessa notte. Se la chiusura giornata è bloccata o non riesce, un controllo che gira ogni ora registra le notti degli ultimi tre giorni mezz’ora dopo l’orario di chiusura della struttura, così nessuna notte resta senza addebito. Chiunque arrivi per primo, la notte viene addebitata una volta sola. Sul conto la riga appare come qualsiasi altro addebito ed entra nella fattura di check-out. Una riga registrata in automatico può essere stornata nella stessa giornata operativa da chi ha il permesso di stornare le righe; dopo la chiusura della giornata, solo da chi ha il permesso di storno finanziario. Lo storico della Chiusura giornata mostra tutto questo come passaggio Addebiti fissi. È un passaggio obbligatorio: se un soggiorno non può essere registrato, il passaggio non riesce e la giornata resta aperta finché la chiusura non viene rilanciata. Eliminare un addebito lo ferma subito per le notti successive; quello già registrato resta sui conti. Per una regola dell’organizzazione la finestra ti avvisa: “Interessa tutte le strutture dell’organizzazione”. Possono creare, modificare ed eliminare gli addebiti fissi solo le persone con il permesso di gestire la contabilità. I pulsanti li vedono tutti, ma agli altri il salvataggio viene rifiutato.Pacchetti: cosa include la tariffa
Un pacchetto divide il prezzo di un piano tariffario in componenti — camera e colazione, per esempio — così che ognuna compaia in fattura con la sua aliquota IVA. Il totale dell’ospite non cambia.1
Apri i pacchetti
Sulla struttura, scheda Tipi di camera, menu ⋮ della tipologia → Pacchetti. Si apre Pacchetti e componenti inclusi. La tipologia deve avere almeno un piano tariffario.
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Aggiungi la componente
Sul piano tariffario: Aggiungi componente, con Nome, Importo (netto, IVA escl.), Categoria IVA e Si applica — A notte o A soggiorno.
Negozio ospiti: i servizi extra
Negozio ospiti, nel gruppo Ospiti & Marketing, è il catalogo dei servizi che gli ospiti chiedono dal loro portale: check-in anticipato, check-out posticipato, cibo e bevande, minibar, parcheggio, trasporto, altri servizi o pacchetti. Lo vedi se puoi gestire le strutture o le prenotazioni, e fa parte del modulo esperienza ospite del tuo abbonamento.Il catalogo
Scheda Catalogo (Negozio dei servizi extra) → Nuovo prodotto. Per ogni prodotto scegli:- la categoria e il prezzo, calcolato Per soggiorno, Per notte, Per persona, Per persona, per notte o Per quantità; categoria e aliquota IVA;
- l’approvazione: Istantanea (“La richiesta viene registrata subito sul folio”) o Richiede approvazione (la richiesta resta in coda di approvazione);
- se vuoi: un limite al giorno, con quante ore di anticipo si può chiedere, la quantità massima per ordine, le strutture dove si vende;
- per check-in anticipato e check-out posticipato, le Fasce orarie: un prezzo per ogni orario;
- Proponi alla prenotazione: il prodotto compare nella pagina di conferma della prenotazione sul sito.
Le richieste
La scheda Richieste (Coda di approvazione, con il numero di richieste in attesa) ha i filtri In attesa, Approvate, Rifiutate, Scadute, Annullate e Tutte. Approva o Rifiuta — per rifiutare serve un motivo, che viene inviato all’ospite. I pulsanti li vede chi può gestire le prenotazioni. Con l’approvazione (o subito, per un prodotto Istantanea):- l’extra va sul conto della prenotazione;
- per check-in anticipato o check-out posticipato, cambia l’orario della prenotazione;
- lo staff riceve un’attività; quando l’attività è chiusa, la richiesta risulta consegnata;
- l’ospite riceve un’email.
Cosa vede l’ospite
Nel portale ospite, Extra: i prodotti, con Prenota ora (istantanei) o Invia richiesta (con approvazione), e la scheda Le mie richieste, da cui può annullare una richiesta non ancora approvata. Sul sito, la pagina di conferma della prenotazione mostra gli extra solo come elenco, con un pulsante verso il portale: sul sito non si compra nulla. L’elenco compare se è attivo Proponi extra nella pagina di conferma (scheda Dettagli della struttura, Regole di prenotazione).Su una nuova prenotazione
La procedura guidata della nuova prenotazione sul web ha la sezione Extra / prodotti: scegli un prodotto dal catalogo o scrivine uno solo per questa prenotazione (con la possibilità di salvarlo anche nel catalogo). Qui i prezzi sono senza IVA.Addebiti inseriti a mano
Un addebito (minibar, lavanderia, un importo qualsiasi) si inserisce dall’app per lo staff: la prenotazione → Conto → Addebito → Aggiungi addebito. Scegli una voce da Articoli di fatturazione o Importo libero, la quantità, il Prezzo unitario IVA inclusa, l’aliquota IVA e la Data dell’addebito (dentro il soggiorno), poi Aggiungi al conto. Una riga sbagliata si toglie con Storna la riga, indicando il motivo.Sul web il Conto corrente nel pannello della prenotazione è in sola lettura: gli addebiti si inseriscono dall’app per lo staff.