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Le fatture si trovano nel menu Contabilità → Fatture (“Gestisci e monitora le fatture della struttura”). Serve il permesso di vedere la contabilità.
In Italia ogni fattura emessa da un soggetto italiano parte da sola verso il Sistema di Interscambio, ma non tutte: quali, con quali dati, e cosa resta a te, è spiegato in Fattura elettronica e SDI. Leggila prima di emettere la prima fattura.

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1. Scegli chi emette le fatture

Le fatture le emette un soggetto giuridico: l’organizzazione stessa, oppure ognuno dei Soggetti giuridici che crei in Impostazioni → Soggetti giuridici (per esempio una società per l’alloggio e un’altra per il ristorante). Ogni struttura viene fatturata da uno di questi (“Fatturato da (soggetto giuridico)”), o da quello predefinito. Per ogni soggetto scegli il Provider di fatturazione (scheda Fiscale / fatturazione elettronica del soggetto, oppure Impostazioni → Organizzazione, scheda Fatturazione): Se un soggetto non ha un provider, Gridbeds ti dice per chi non può emettere (“Non è possibile emettere fatture per: …”).

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Serie di numerazione

Con Gridbeds (emesse qui), la scheda Fatturazione mostra le Serie di numerazione (“Ognuna è un contatore legale”). Clicca Nuova serie e compila il tipo di documento (Fattura, Proforma o Nota di credito), il nome della serie, il soggetto che la emette e il Primo numero. Un soggetto giuridico ha bisogno di serie sue: quelle dell’organizzazione non vengono usate.
  • Cambia il prossimo numero sposta la numerazione solo in avanti, mai indietro.
  • Usa come predefinita sceglie la serie proposta per il suo tipo di documento.
  • Elimina la serie viene rifiutato dopo che la serie ha numerato un documento.
In Italia la numerazione delle fatture deve essere progressiva per anno solare, senza salti. Usa una serie per le fatture e una per le note di credito, e non spostare il contatore se non sai perché lo fai.

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2. Emetti la fattura

Nella prenotazione, il pannello Conto corrente (è il conto dell’ospite) ha il pulsante Emetti fattura di check-out. La fattura comprende il soggiorno e gli addebiti del conto, e scala gli acconti già fatturati. Per un cliente privato in Italia compare anche “L’ospite ha richiesto la fattura elettronica” — vedi Fattura elettronica e SDI.
Il codice fiscale del cliente. In Nuova fattura, P.IVA (Codice fiscale (CUI / CNP) per un’organizzazione rumena) è facoltativo. Lascialo vuoto per un privato e la fattura gli viene emessa come fattura B2C; in Romania puoi inserire invece il suo CNP, se lo vuole in fattura. Un’azienda si fattura con il suo codice: è inserire un CUI, una partita IVA o un numero di partita IVA estero a rendere la fattura B2B. Su una fattura emessa puoi usare Scarica PDF, Invia, Registra pagamento, Link di pagamento (l’ospite paga online il resto) e Modifica scadenza e note — dopo l’emissione si possono cambiare solo la scadenza e le note. Il resto è mostrato come emesso: i totali sono quelli del documento, e il prezzo di una riga scontata ha già lo sconto applicato. La lingua della fattura. Una fattura è scritta nella lingua del paese dell’azienda che la emette: italiano per un’azienda italiana, romeno per una romena. Vale per il PDF e per ogni riga che Gridbeds scrive da sé (il soggiorno, le spese, la tassa di soggiorno, un acconto e il suo storno, la nota di una nota di credito, una mancia o le spese di consegna addebitate in camera, un early check-in o un late check-out acquistato dall’ospite, un trasferimento), qualunque sia la lingua del tuo schermo o dell’organizzazione. Quello che scrivi tu (il nome di un extra, un addebito, il motivo di uno storno) resta con le tue parole. L’email con cui la fattura parte verso l’ospite è nella lingua dell’ospite; il PDF allegato resta nella lingua dell’emittente. L’ordine delle righe. Una fattura elenca le righe nell’ordine del conto, cioè l’ordine in cui il folio mostra gli addebiti (per data). Ogni copia mantiene quell’ordine e numera le righe 1, 2, 3… secondo esso: il PDF, l’e-Factura, la fattura elettronica, una ristampa a distanza di mesi e lo storno della fattura, le cui righe seguono quelle della fattura. L’IVA nei totali. I totali di una fattura, nell’elenco e nel suo dettaglio, mostrano l’imposta all’aliquota delle sue righe: Imposta (10%) su una fattura con tutte le righe al 10%. Una fattura con righe a più aliquote mostra Imposta con l’IVA complessiva, poi una riga per aliquota con il suo imponibile e la sua IVA, dall’aliquota più bassa, il riepilogo che stampa il suo PDF. Una nota di credito mostra lo stesso, con importi negativi. Piè di pagina e condizioni sulla fattura stampata. In Impostazioni → Soggetti giuridici, apri il soggetto e la scheda Aspetto fattura: il Testo del piè di pagina (fino a 500 caratteri) è stampato in fondo all’ultima pagina, e i Termini di pagamento / nota legale (fino a 2000 caratteri) sono stampati subito sopra, sotto il titolo Termini e condizioni. Entrambi compaiono su ogni PDF che questo soggetto emette da Gridbeds, con le parole e gli a capo che hai scritto, e solo quando sono compilati; non vengono tradotti. La fattura inviata al sistema di fatturazione elettronica (e-Factura, SDI) non li contiene, e una fattura emessa tramite SmartBill o Oblio è stampata da quel fornitore. Seguono il testo attuale del soggetto, quindi una vecchia fattura ristampata mostra quello che c’è oggi.

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Il paese del cliente

Ogni fattura indica il paese del cliente, e Gridbeds non lo compila mai da solo: una fattura a un ospite senza paese nella scheda non viene emessa e non consuma il numero (“Il paese del cliente non è registrato…”).
  • Al check-out, se nella scheda dell’ospite manca il paese, il pannello Conto corrente chiede, accanto al pulsante, Paese in cui l’ospite viene fatturato. Il campo arriva proposto da ciò che è già registrato e dice da dove: il documento d’identità presentato al check-in, poi la cittadinanza, poi il paese indicato dal canale di prenotazione. Verifica che sia il paese in cui l’ospite viene fatturato — la cittadinanza non è sempre il paese in cui vive — e cambialo se non lo è. Il paese confermato resta nella scheda dell’ospite. Se non c’è nulla, il campo è vuoto e lo scegli tu.
  • Nuova fattura si apre senza paese (quello della tua organizzazione è in cima all’elenco): scegli quello del cliente.
  • Un’azienda a cui è fatturato il soggiorno è un soggetto fatturabile, e il suo paese è quello della sua scheda. Gridbeds non lo compila mai: un’azienda aggiunta da una partita IVA senza prefisso di paese (RO…, IT…) non ha paese finché non lo imposti in Impostazioni → Soggetti fatturabili, e la sua fattura non viene emessa fino ad allora.
  • Una fattura di acconto per un ospite senza paese aspetta: il controllo quotidiano la emette quando il paese è nella scheda dell’ospite.

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Fatture di acconto

In Impostazioni → Organizzazione → Fatturazione, sezione Fatture di acconto:
  • Emetti automaticamente le fatture di acconto — Gridbeds emette una fattura di acconto per ogni acconto incassato (online o in reception), al momento dell’incasso.
  • Anticipo (giorni) — da 0 a 14.
Un acconto non ancora fatturato viene fatturato in automatico prima del “termine legale (il 15 del mese successivo all’incasso)”. Sulla fattura di check-out l’acconto viene stornato su una riga a parte, all’aliquota IVA del giorno in cui è stato pagato.
Il termine del 15 del mese successivo è quello della legge rumena. In Italia l’acconto incassato per una prestazione di servizi va fatturato quando lo incassi (art. 6 DPR 633/1972), entro 12 giorni. Lascia attiva l’emissione automatica, così la fattura parte al momento dell’incasso, e non contare sul controllo giornaliero come rete di sicurezza. La fattura di acconto oggi parte verso lo SDI come fattura ordinaria (TD01), non come TD02.

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Correzioni: storno e annullamento

  • Storno / Nota di credito emette un documento di rettifica (la finestra Emetti nota di credito (Storno), pulsante Emetti nota di credito). La fattura originale compare come Stornata, la nota di credito come Storno di quella originale. In Italia è una nota di credito (TD04) e parte verso lo SDI.
  • Annullamento (Amministrativo) annulla la fattura senza emettere un documento di rettifica. Una fattura elettronica già consegnata dallo SDI non si annulla: si corregge con una nota di credito.
  • Quando registri un rimborso su una fattura, Gridbeds prepara uno storno e lo mostra nel banner Bozze di storno proposte. Puoi emetterlo (Emetti nota di credito) o scartarlo con un motivo (Rifiuta (storno non necessario)).
Stati: Bozza, Emessa, Inviata, Pagata, Parzialmente pagata, Annullata, Scaduta, Nota di credito.

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La fattura elettronica, per paese

Cosa succede a una fattura dopo che l’hai emessa dipende dal paese del soggetto che la emette. Per l’Italia: Fattura elettronica e SDI, e per tutti gli altri adempimenti Adempimenti in Italia.