Le conversazioni
L’elenco mostra le conversazioni delle strutture scelte nel selettore; non ha un filtro per struttura proprio. Una conversazione che non appartiene a nessuna struttura, come una del modulo di contatto del sito, compare solo finché sono scelte tutte le strutture. Si filtra per stato — Aperta, Chiusa, Archiviata, Ancora senza prenotazione — e per canale. In una conversazione:- scrivi e invii; in Invia tramite scegli Email, SMS o WhatsApp, a seconda dei contatti dell’ospite;
- Invia più tardi pianifica il messaggio, fino a 30 giorni avanti; i messaggi pianificati sono in Pianificati;
- Scrivi una nota interna — una nota per lo staff, che non arriva mai all’ospite;
- Inserisci una risposta salvata o un modello (vedi Automazioni);
- Allega file — al massimo 10 MB l’uno; non via SMS né WhatsApp;
- assegnare un collega, la stella, il collegamento a una prenotazione e Contrassegna come Nessuna risposta necessaria.
Risposte suggerite
Se il piano include il modulo AI Assistant (vedi Impostazioni → Moduli), per ogni nuovo messaggio di un ospite viene proposta una risposta, a partire dalla prenotazione e dai dettagli della struttura. Compare sopra la casella di scrittura come Risposta suggerita, poco dopo l’arrivo del messaggio. Nulla arriva all’ospite finché non decidi tu:- Invia la invia così com’è, come una risposta scritta da te;
- Modifica la mette nella casella di scrittura, per cambiarla e inviarla da lì;
- Scarta la mette da parte.
Cosa legge l’assistente e dove va
Per scrivere una risposta suggerita, Gridbeds invia al fornitore del modello AI (Anthropic) i dettagli della struttura e le sue note per l’assistente, la prenotazione come la mostra la conferma dell’ospite, il nome dell’ospite e i messaggi più recenti della conversazione. Non invia mai i codici della porta, della cassetta o del box delle chiavi, la password del Wi-Fi, le note interne, i dati di pagamento, i recapiti dell’ospite o i documenti d’identità. I numeri di carta, gli IBAN, i CNP rumeni e i codici fiscali italiani che un ospite scrive in un messaggio vengono sostituiti prima che parta qualcosa, per esempio con “[card number removed]”, così l’assistente può ringraziare l’ospite senza mai vedere il numero. Anthropic non offre un trattamento all’interno dell’UE. Per la tua organizzazione non viene inviato nulla finché Gridbeds non attiva l’assistente.Diffusione
Diffusione invia lo stesso messaggio a tutti gli ospiti di un Pubblico: Arrivi oggi, Partenze oggi, Attualmente in struttura o Arrivi nei prossimi 7 giorni, per una struttura o tutte. Scegli il canale (Email, SMS o WhatsApp con un modello approvato), scrivi oggetto e messaggio — i segnaposto come{{guest_name}} si compilano per ogni ospite —, vedi quanti ospiti raggiunge e confermi con Invia ora. Serve il permesso di gestire i messaggi.
Ricevono solo gli ospiti che hanno i contatti per quel canale e non si sono disiscritti (su WhatsApp, solo chi ha accettato il canale).
La diffusione serve per avvisi legati al soggiorno (“domani il parcheggio è chiuso”), non per il marketing: il pubblico è sempre uno dei quattro qui sopra. Per un messaggio di marketing a un gruppo di ex ospiti usa una campagna (qui sotto).
Campagne
Una campagna è un’email di marketing agli ospiti che hanno accettato di ricevere offerte: “10% di sconto sul prossimo soggiorno” a tutti quelli che hanno soggiornato la scorsa estate. La trovi in Messaggi → Campagne. Per leggere l’elenco e i risultati serve il permesso di vedere i messaggi; per scriverne o inviarne una, quello di gestirli. Scriverla. Dalle un nome, scegli la struttura (il suo fuso orario è quello in cui si legge la programmazione), scrivi l’oggetto e il testo oppure parti da un modello email (il testo viene copiato, quindi modificare il modello più tardi non cambia nulla) e scegli chi la riceve. Il testo si scrive nello stesso editor di un modello email: Grassetto, Corsivo, Sottolineato, elenchi, link e Inserisci variabile (vedi Formattare una email). Le variabili come{{guest_first_name}} vengono compilate per ogni ospite. Una campagna non riguarda un soggiorno in particolare, quindi funzionano solo le variabili sull’ospite, la struttura e l’attività (vedi Automazioni); una variabile di soggiorno o un errore di battitura viene rifiutato, con il suo nome. Se il modello ha lo stesso messaggio in altre lingue, vengono copiate anche quelle e ogni ospite lo riceve nella sua lingua, altrimenti in quella della tua organizzazione, altrimenti nella lingua da cui sei partito: la stessa scelta dei messaggi automatici. Ciò che scrivi nella campagna sostituisce il testo del modello solo nella sua lingua.
Chi la riceve. Parti da un segmento salvato o imposti delle condizioni: paesi, lingue, ha soggiornato tra due date, non soggiorna dal (per riconquistare gli ospiti), ha o no un soggiorno futuro, VIP, numero di soggiorni e spesa, prenotato tramite, ha soggiornato presso, etichette. La pagina conta il pubblico mentre lavori: quanti ospiti corrispondono e quanti di loro cadono e perché: senza indirizzo email, mai accettato le email di marketing, disiscritti o bloccati, con lo stesso indirizzo di un altro ospite. Qualunque cosa scegli, entrano solo gli ospiti che hanno accettato le email di marketing, e ogni indirizzo riceve il messaggio una sola volta.
Con accesso solo ad alcune strutture. Un collega che lavora solo con alcune delle tue strutture scrive campagne per quelle strutture: la struttura da cui parte e ogni struttura nelle condizioni devono essere tra le sue, e la campagna raggiunge solo gli ospiti che hanno prenotato in una di esse, con soggiorni e spesa contati lì. Vede solo le campagne fatte così per le sue strutture; una campagna scritta da chi accede a tutte le strutture va a tutta l’organizzazione, e lui non la vede.
Inviarla. Invia ora chiede prima e dice a quanti ospiti arriverà. Programma prende una data e un’ora, lette nel fuso orario della struttura. Inviami una prova manda la campagna al tuo indirizzo e a nessun altro. Ogni email ha un link per disiscriversi e il pulsante di disiscrizione con un clic che mostrano Gmail e Yahoo; chi si disiscrive o la segnala come spam non riceve più nulla da una campagna. Parte a un ritmo misurato, e mentre va puoi metterla in pausa, riprenderla o annullarla.
Se non parte. Gridbeds apre l’invio delle campagne organizzazione per organizzazione, a parte l’invio di email agli ospiti, di cui ha bisogno anch’essa. Finché non sono aperti entrambi, una campagna risulta Bloccata, con il motivo: “l’invio è disattivato per la tua organizzazione”, e lo dice prima che tu prema Invia se è quello che succederebbe. Non viene inviato nulla e nulla viene messo in coda per partire più tardi: scrivici, e quando è aperto premi Invia di nuovo, che prosegue da dove si era fermata e non scrive a nessuno due volte. Una campagna si ferma anche da sola, con il motivo indicato, quando la tua organizzazione raggiunge il limite di invio della giornata o quando troppi destinatari segnalano le email come spam.
Cosa è successo. La pagina della campagna mostra quanti sono stati inviati, consegnati, respinti, segnalati come spam, disiscritti e cliccati, con la percentuale sui messaggi inviati, e ogni indirizzo con il suo esito. Le aperture sono mostrate come stima: Apple Mail apre ogni messaggio che riceve, quindi guarda i clic. I destinatari indicati come “interrotti” sono stati lasciati in pace di proposito dopo un guasto, perché nessuno riceva due volte lo stesso messaggio.
Segmenti di ospiti
Impostazioni → Segmenti ospiti elenca i segmenti salvati; fate clic sul nome di un segmento per aprirlo. Serve il permesso di vedere gli ospiti. In alto la pagina dice quanti ospiti contiene il segmento, le sue condizioni a parole («almeno 2 soggiorni · paese IT»), quando è stato aggiornato il conteggio (in arancione quando ha più di un giorno; Aggiorna lo ricalcola, con il permesso di gestire gli ospiti) e quanti ospiti una campagna raggiungerebbe via e-mail, via SMS e su WhatsApp. Membri elenca gli ospiti, 25 per pagina: nome (apre il profilo dell’ospite), paese, soggiorni, ultimo soggiorno, totale speso, contatto ed etichette. Le icone di contatto sono barrate quando una campagna non raggiungerebbe l’ospite per quella via (senza consenso, disiscritto o bloccato). Cercate per nome, e-mail o telefono; fate clic sul titolo di una colonna per ordinare per nome, soggiorni, ultimo soggiorno o totale speso, e di nuovo per invertire l’ordine. Il ? in fondo alla riga dice perché l’ospite è nel segmento: ogni condizione, il valore dell’ospite e se è soddisfatta. Con il permesso di gestire gli ospiti potete selezionare degli ospiti e usare Aggiungi etichetta per tutti insieme. Usato da elenca le campagne che usano il segmento, e Crea una campagna ne avvia una nuova. L’elenco dei membri non si può esportare. Un collega con accesso solo ad alcune strutture vede tutti i segmenti, ma contati sulle sue strutture: il numero di ospiti, i membri con i loro soggiorni, l’ultimo soggiorno e la spesa, la copertura e il ? contano solo i soggiorni in quelle strutture, e un ospite che non ha mai prenotato in una di esse non è nel segmento per lui. Usato da gli mostra solo le campagne che può aprire.Quando un messaggio non parte
Un messaggio non consegnato ha un’icona rossa: “Consegna non riuscita: …”, con il motivo e un codice. I motivi più frequenti:
Un ospite che risponde STOP a un SMS o su WhatsApp non riceve più nulla su quel canale finché non scrive START.