Le viste
Nella barra degli strumenti: Oggi, le frecce per il periodo precedente e successivo, un selettore di data e il menu Visualizza (Occupazione, Ricavi). Scorciatoie: Alt+N (⌥N su Mac) nuova prenotazione, Alt+T (⌥T) oggi (entrambe funzionano anche da qualsiasi altra schermata — vedi Ricerca), Ctrl/⌘+B blocca date, Ctrl/⌘+← e Ctrl/⌘+→ periodo precedente e successivo.
Il calendario carica fino a 10.000 prenotazioni per il periodo che hai sullo schermo. Se un periodo ne ha di più — un mese con molte strutture piene — lo dice sopra la griglia, perché allora alcune prenotazioni mancano (l’occupazione le conta comunque tutte), e ti propone Mostra una settimana (o Mostra un giorno) e Mostra una sola struttura per restringerlo. Se il calendario non riesce proprio a caricarsi, Riprova lo ricarica.
Quale struttura mostra il calendario
Il calendario mostra esattamente la struttura scelta nel selettore a sinistra, oppure tutte le strutture quando il selettore dice “Tutte le strutture”. Se cambi il selettore, il calendario lo segue: non ha un filtro strutture suo, così non può mai mostrarti una struttura diversa da quella su cui pensi di lavorare. Un link come/calendar?property=… (per esempio dalla scheda Oggi) sposta il selettore stesso su quella struttura.
La vista Tariffe lavora sempre su una sola struttura: quella del selettore. Solo finché il selettore indica più strutture compare un suo selettore di struttura, che non cambia il selettore. Per confrontare più strutture usa il confronto della Dashboard.
Giorni liberi e nuova prenotazione
Nelle viste Mese e Settimana, cliccando su un giorno si apre Nuova prenotazione (PMS) con la data di arrivo e la struttura già compilate. Serve il permesso di gestire le prenotazioni. Ogni giorno della vista Mese mostra l’occupazione (verde dall’80%, ambra sotto il 50%) e i ricavi camere, e +N indica quante prenotazioni non ci stanno nella cella. La cifra sono i ricavi camere: quanto rendono le notti del giorno al netto dell’IVA, solo dai soggiorni confermati, in casa e partiti. I ricavi camere di ogni soggiorno sono divisi in parti uguali sulle sue notti. È la stessa cifra che Mix dei canali (per data di soggiorno) e In portafoglio della dashboard danno per la stessa notte e le stesse strutture, calcolata allo stesso modo. Le opzioni e le richieste in attesa non sono ancora ricavi. Un giorno che ne ha le mostra a parte, dopo la cifra, in un riquadro tratteggiato, ad esempio +450 RON; passandoci sopra con il mouse vedi quanto vale ciò che è in opzione o in attesa. Non vengono mai sommate ai ricavi camere. Le prenotazioni cancellate e i no-show non contano da nessuna parte. I ricavi camere sono nella valuta della tua organizzazione, ad esempio 1089 RON. Una prenotazione fatta in un’altra valuta conta al tasso di cambio ricevuto quando è stata creata, lo stesso usato dalla dashboard. Una prenotazione che aspetta ancora il suo tasso non viene mai sommata alle altre: il giorno mostra invece 2 valute, in ambra, e passandoci sopra con il mouse vedi il totale in ciascuna valuta. L’occupazione — su ogni giorno e, nella barra degli strumenti, per tutto il periodo — è il rapporto tra camere vendute e camere in vendita, la stessa cifra che la Dashboard dà per la stessa notte. Le camere chiuse da un blocco restano fuori dal conto invece di contare come vendute, e un giorno in cui tutte le strutture mostrate sono chiuse non ha percentuale. Quante camere sono libere ogni giorno lo vedi nella scheda disponibilità della scheda Oggi della dashboard: “{free} camere libere su {total}”, Esaurito o Bloccato. Per una singola struttura, ogni giorno del mese nella scheda mostra le camere libere (“8 libere”) o Pieno, un giorno bloccato è segnato come tale e i giorni passati non hanno numero; oggi è cerchiato, ed è la giornata operativa della struttura — la data di lavoro, una volta che la struttura ha chiuso una giornata — non quella del tuo computer. Lì puoi scegliere un soggiorno (un clic sull’arrivo, un altro sulla partenza) e cliccare Nuova prenotazione, Blocca o Apri nel calendario.Modificare una prenotazione dal calendario
Nelle viste Mese, Settimana e Giorno, il clic destro (oppure ⋮) su una prenotazione apre Azioni prenotazione: Visualizza dettagli, Check-in, Check-out, Prolunga soggiorno (vedi Prolungare un soggiorno), Copia ID prenotazione e Annulla prenotazione. I dettagli si aprono nel pannello laterale della prenotazione — vedi Prenotazioni. Se da questo menu il check-in viene rifiutato, ti dice perché — una camera ancora da assegnare, un giorno di arrivo ancora da venire.Spostare e ridimensionare un soggiorno
Nella Cronologia un soggiorno si può spostare in altre date, in un’altra camera o in entrambe insieme:- Trascina la barra a sinistra o a destra per spostare le date, in su o in giù per cambiare camera, oppure in diagonale per entrambe. Una barra trascinata dalla riga Non assegnato su una camera riceve quella camera.
- Trascina il bordo sinistro o destro per cambiare l’arrivo o la partenza.
- Con la tastiera: seleziona la barra con Tab, premi Spazio per prenderla, le frecce sinistra e destra per spostarla di un giorno, le frecce su e giù per cambiare camera, Maiusc con la freccia sinistra o destra per cambiare la partenza, poi Spazio o Invio per rilasciarla. Esc la rimette dov’era.
- Dal menu: clic destro sulla barra e scegli Sposta o cambia le date… per scrivere le nuove date e scegliere la camera.
- Questo spostamento non è possibile — la camera è occupata, bloccata o fuori servizio, non resta nessuna camera della tipologia nelle notti aggiunte, l’arrivo sarebbe prima di oggi, l’ospite ha già fatto il check-in (allora si possono cambiare solo la camera e la partenza; una partenza oggi è un Check-out), oppure il soggiorno è concluso o cancellato. Quando il motivo è la camera, vengono proposte le camere libere della tipologia in quelle date con Sposta nella camera ….
- Il piano tariffario del soggiorno non lo consente — una notte chiusa alla vendita, un giorno chiuso agli arrivi o alle partenze, oppure un soggiorno minimo o massimo. Spunta Sposta comunque per procedere; il tuo nome viene salvato nella cronologia della prenotazione.
- Il canale non verrà informato — per una prenotazione arrivata da un canale (Booking.com, Airbnb…). Il canale non viene aggiornato e il suo prossimo aggiornamento potrebbe riportare le date di prima: modifica la prenotazione anche sul canale, poi spunta Ho capito che il canale non verrà informato.
- Prezzo dopo lo spostamento — quando cambia la tipologia di camera e la nuova tipologia vende lo stesso piano tariffario, scegli Mantieni il prezzo (predefinito per un upgrade) oppure Applica il prezzo della nuova tipologia (predefinito per una camera più economica).
Bloccare un periodo
Ctrl/⌘+B oppure Blocca apre Blocca periodo: scegli il motivo (Manutenzione, Uso personale, Uso del proprietario, Ristrutturazione, Altro) e, se vuoi, Sincronizza con i canali di distribuzione. Un giorno bloccato è tratteggiato, con un lucchetto. Per sbloccarlo, cliccaci sopra e scegli Sblocca il giorno. Cliccando su un giorno bloccato se ne aprono i dettagli: le camere libere sul totale delle camere di tutte le strutture mostrate e, quando il calendario mostra più strutture, una riga per ognuna con la sua disponibilità, il suo Prezzo per notte — nella valuta di quella struttura, mai sommato a quello di un’altra — e il suo Soggiorno minimo. Seguono le prenotazioni del giorno, ognuna con la struttura in cui si trova.Colori e filtri
La barra dei Filtri nasconde o mostra gli stati; nella Cronologia le prenotazioni filtrate restano in trasparenza. I soggiorni annullati e i no-show compaiono solo se li attivi. Il filtro Fonti sceglie i canali (Dirette, OTA, Channel Manager, Altro).