Personale
Le ha chiunque, per il proprio account.- Profilo (Impostazioni profilo) — Nome, Cognome, Telefono, Lingua, Fuso orario e la foto. L’email qui non si cambia. L’elenco delle lingue di questa pagina ha solo rumeno e inglese: l’italiano lo scegli dal menu dell’account (vedi sotto).
- Sicurezza — le schede Password, Autenticazione a due fattori (con un’app di autenticazione; codici di recupero e disattivazione chiedono la password), Account collegati (Google, Facebook, Apple — non puoi scollegare l’unico modo di accesso), Sessioni (chiudi una sessione o tutte le altre) e Registri di controllo (solo per chi gestisce l’organizzazione, il team o la contabilità). Ogni voce dei Registri di controllo dice Chi ha fatto la modifica — un collega, l’ospite, un canale come Booking.com o Gridbeds stesso, con il nome dell’attività pianificata, e il supporto Gridbeds quando lavora nel tuo account —, quale Record ha toccato, per nome, e da quale indirizzo; aprendola mostra ogni campo cambiato con il valore precedente e quello nuovo, un prezzo nella sua valuta, una camera o un ospite per nome. Filtri per Record, Membro del team, azione e date, ed esporti la stessa selezione in CSV. Le voci non si possono modificare né eliminare: si conservano per 24 mesi.
- Notifiche (Impostazioni notifiche):
- Notifiche nell’app per categoria: Prenotazioni e soggiorni, Messaggi degli ospiti, Pagamenti, Negozio ospiti, Ristorante e consegne, Avvisi account e sistema. Via email arrivano solo le ultime due;
- Notifiche push (app mobile), con Mostra i dettagli nelle notifiche e Ore di silenzio (da – a, i giorni, e cosa Lascia passare comunque). Le notifiche trattenute nelle ore di silenzio non arrivano dopo;
- in Canali non ancora disponibili: gli avvisi SMS e il riepilogo via email non si possono ancora attivare.
Organizzazione
- Organizzazione (Impostazioni organizzazione, con il permesso di gestire l’organizzazione) — le schede Dettagli (nome, email, telefono, sito, logo — il logo compare in cima al menu a sinistra), Informazioni legali (ragione sociale, codice fiscale con ricerca, registro imprese, sede legale, IBAN, banca), Fatturazione (chi emette le fatture — vedi Fatturazione) e Team.
- Ruoli (Ruoli e autorizzazioni) — vedi sotto.
- Abbonamento — solo per il proprietario; vedi Piani e prezzi.
- Moduli — “Attiva o disattiva per questa organizzazione i moduli inclusi nel tuo piano.” Un modulo che l’organizzazione ha — nel piano, oppure aggiunto da Gridbeds — ha un interruttore: spento, sparisce per tutta l’organizzazione, menu compreso; riacceso, torna com’era. Un modulo che l’organizzazione non ha mostra Non nel piano e Aggiorna (il passaggio a un piano superiore), e da qui non si può attivare. Il menu dell’app per lo staff segue gli stessi interruttori. Sopra l’elenco, Cosa gestisci? riporta la risposta data alla registrazione; cambiala e clicca Salva e adegua i moduli per adeguare i moduli — vedi Tipi di struttura.
Paese, valuta, lingua predefinita e fuso orario dell’organizzazione non si cambiano dalla schermata. Il paese si sceglie alla registrazione e si blocca dopo la prima fattura emessa. Se vanno cambiati, contatta l’assistenza.
Team e ruoli
I colleghi si invitano da Organizzazione → Team → Invita membro — i passaggi sono in Crea l’account. Cosa sapere in più:- invita chi ha il permesso di gestire il team, e può dare solo un ruolo che non ha più permessi dei suoi; solo proprietario e amministratori possono dare qualsiasi ruolo (il ruolo di proprietario non si dà con un invito);
- l’invito scade dopo 7 giorni; Invia di nuovo lo rinnova, Revoca lo annulla; al massimo 10 inviti in sospeso;
- solo il proprietario può togliere un membro dall’organizzazione o cambiargli il ruolo. Nessuno può togliere se stesso o cambiare il proprio ruolo;
- proprietari e amministratori accedono a tutte le strutture; per gli altri scegli a quali strutture accedono. Chi accede solo ad alcune strutture vede tutti gli ospiti dell’organizzazione, ma solo le prenotazioni delle sue strutture, e il numero di soggiorni e la spesa di un ospite contano solo quei soggiorni, in ogni schermata. Allo stesso modo, gli elenchi di codici promozionali, regole dell’imposta di soggiorno, addebiti fissi, contratti di allotment, spese dei proprietari, richieste di servizi aggiuntivi e messaggi programmati mostrano solo le voci delle sue strutture, più i codici e le regole valide per tutte le strutture.
In Ruoli e autorizzazioni i nomi dei ruoli predefiniti compaiono in inglese (“Owner”, “Admin”…), qualunque sia la lingua dello schermo.
Operazioni
Il QR per il check-in
Impostazioni → Esperienza ospite termina con QR per il check-in alla reception e in camera, per la struttura scelta in alto nella pagina. È un codice stampato che l’ospite scansiona con il telefono per iniziare il check-in online; non contiene password né prenotazioni, quindi può stare appeso al muro.- Scegliete il Formato: Poster A4 per la parete della reception o l’ascensore, Segnatavolo A5 (stampato su A4, piegato sulla linea tratteggiata, sta in piedi sul banco), Biglietto, 9 × 5 cm (dieci per foglio, da ritagliare per la custodia della chiave elettronica) oppure Solo il codice, per scaricarlo e metterlo su un vostro materiale.
- Spuntate le Lingue stampate, fino a tre, una sotto l’altra. Il testo viene dalle pagine per gli ospiti in ciascuna lingua, qualunque sia la lingua del vostro schermo.
- Stampa apre una pagina adatta al formato. Per un PDF, scegliete Salva come PDF nella finestra di stampa. Scarica SVG e Scarica PNG salvano solo il codice.
Fiscale e Conformità
Conformità GDPR ti porta attraverso cinque passaggi — Identità del titolare, Contatto per la protezione dei dati, Periodo di conservazione (per quanto si tengono i dati degli ospiti prima dell’anonimizzazione), Approvatore e la revisione — e genera i documenti (valutazione del legittimo interesse, registro dei trattamenti, informativa privacy). Solo il proprietario può Adotta documenti.
Richieste degli interessati è il registro delle richieste (accesso, portabilità, cancellazione, rettifica, limitazione, opposizione): Registra una richiesta con la data in cui è arrivata, poi segui la scadenza e la decisione. L’esportazione dei dati di una persona e la cancellazione richiedono permessi a parte, che di default ha solo il proprietario; una cancellazione la approva una persona diversa da chi l’ha richiesta.
La copia dell’ospite sugli incidenti. Nel profilo di un ospite, la scheda Incidenti termina con Diritti dell’interessato. Prepara la copia dell’ospite (con il permesso di esportare i dati di una persona, che di default ha solo il proprietario) scrive ciò che il registro degli incidenti contiene sull’ospite, nella sua lingua: un PDF, lo stesso contenuto in un file JSON e i file delle prove, a meno che tu non tolga la spunta a Includi i file delle prove. Controlla prima le prove: possono mostrare altre persone. Scegli la Richiesta di accesso a cui risponde per collegare la copia a una richiesta di questo registro; ogni copia viene registrata con chi l’ha preparata e quando. Senza il permesso, il profilo ti dice di rivolgerti al referente per la protezione dei dati.
Integrazioni
- Integrazioni — il Marketplace app (con il modulo integrazioni dell’abbonamento), i programmi di fatturazione e i canali, che si collegano dai Canali.
- Pagamenti — i provider di pagamento; vedi Pagamenti.
- Webhook — per i tuoi sistemi: Aggiungi endpoint (un indirizzo https pubblico), gli eventi (prenotazioni, ospiti, attività, allotment, conti, gruppi…), il test, la rotazione del segreto.
- Consegne — le piattaforme di consegna; vedi Consegne.