Cosa vedi dipende dai tuoi permessi
Oggi mostra solo ciò che il tuo ruolo può usare. Un blocco per cui non hai il permesso non è sbiadito: non c’è, e i suoi numeri non vengono nemmeno caricati:
Una governante (che può vedere la dashboard ma non le prenotazioni) vede quindi il quadro del turno con i conteggi del giorno e i numeri del piano, senza nomi di ospiti, numeri di prenotazione o saldi. Non è solo lo schermo: anche il server li toglie dalla risposta, e così gli importi dovuti se il ruolo non può vedere il denaro delle prenotazioni (prenotazioni, contabilità o analisi). Quanto guadagna la struttura — i ricavi e il loro grafico, RevPAR, ADR e ricavi netti, il ritmo delle prenotazioni, il confronto con l’anno scorso e la previsione dei ricavi — manca dalla risposta per ogni ruolo senza il permesso di vedere la contabilità o le analisi, reception compresa; l’occupazione e i conteggi del giorno restano.
Tre versioni di Oggi
Oggi non è la stessa pagina per tutti. Quale ricevi segue i tuoi permessi, mai il nome del tuo ruolo, quindi un ruolo personalizzato riceve la versione che i suoi permessi descrivono:- La reception — tutto ciò che è in questa pagina. Chi può vedere le prenotazioni e vendere camere (titolare, amministratore, reception, un ruolo personalizzato di reception).
- Il piano — chi non può vedere le prenotazioni, per esempio una responsabile delle pulizie. La plancia del turno apre con Coda pulizie, poi Cambi nello stesso giorno (camere che un ospite lascia e in cui ne arriva un altro lo stesso giorno, quindi non possono aspettare) e Camere da preparare (ogni camera che un ospite lascia oggi), e sotto Cambi di oggi mostra gli stessi numeri, chi arriva e chi parte come semplici conteggi e lo stato del piano per stato (sporche, in pulizia, pulite, ispezionate). Non compare nessun ospite, nessuna prenotazione e nessun importo: il server non li invia.
- La contabilità — chi può vedere la contabilità ma non vende camere (il commercialista). La plancia apre con Trasmissioni fallite (fatture che ANAF o SDI hanno rifiutato o a cui non hanno risposto, in Romania e in Italia — le stesse fatture dell’elenco delle trasmissioni fallite in Fatture), In attesa fiscale (in viaggio, non ancora confermate) e In conto, scaduto (clienti fatturati in conto, vedi Contabilità). Soldi e carte di oggi mostra quanto è stato incassato nella giornata dell’organizzazione per valuta, quanto il libro in conto deve incassare oltre la scadenza e i conteggi fiscali. Gli elenchi di arrivi e partenze, il calendario e la coda di arrivo sono della reception e non compaiono.
Dove arrivi
Dopo l’accesso, e ogni volta che apri Dashboard senza il permesso di vederla, Gridbeds ti porta alla pagina da cui partono i tuoi permessi:- con il permesso della dashboard, Oggi;
- senza, ma con accesso alle prenotazioni: il Calendario se puoi vederlo, altrimenti Prenotazioni;
- cameriere ai piani (permesso di vedere le pulizie): la scheda Pulizie;
- manutenzione e autisti (solo il permesso di vedere le attività): Attività. I trasferimenti dell’autista sono nell’app per il telefono; la pagina web Trasferimenti è l’elenco del giorno per chi vede i trasferimenti;
- altrimenti: la prima pagina del menu che puoi aprire, oppure il tuo profilo.
Il quadro del turno
In alto compare Ricevimento / {struttura} — la struttura del selettore, oppure “Tutte le strutture” — e il titolo Oggi. Sotto:
Con il permesso di vedere le analisi, una piccola riga sotto la plancia legge stanotte rispetto a ieri notte e rispetto alla stessa notte dell’anno scorso (52 settimane indietro, così un sabato è letto con un sabato): Camere vendute stanotte e Ricavo camere, ciascuno con una freccia e una variazione col segno (“+2 rispetto a ieri notte”, “-300,00 RON rispetto allo stesso giorno dell’anno scorso”). Le notti sono le stesse che contano le schede della Panoramica — solo soggiorni confermati, in casa e partiti, al netto delle tasse, le notti passate come sono state alla fine — e un soggiorno di cui il cambio non è ancora noto viene lasciato fuori e contato (“1 soggiorno senza cambio, escluso”), mai sommato come se il cambio fosse uno. Segue la struttura nel selettore e legge ogni struttura sulla sua notte, come ovunque in Oggi.
Quale giorno mostrano i numeri
Ogni cifra di Oggi — le letture, le schede, la riga di confronto, le camere libere della scheda disponibilità e Oggi per struttura — è contata su un solo giorno per struttura: la sua data operativa, il giorno in cui l’ha lasciata l’ultima chiusura di giornata, non la data del calendario. Per una struttura in regola è semplicemente oggi. Quando una struttura non ha chiuso le sue giornate, la plancia lo dice sotto il titolo (“Grand Plaza: contato al 9 ott. — la chiusura di giornata è in ritardo”), con un link alla Chiusura di giornata per chi può vedere le strutture, e la sua riga in Oggi per struttura nomina il giorno su cui è contata. Con strutture su giorni diversi, ognuna è contata sul suo giorno e i totali le sommano.Cosa c’è da fare
Le schede accanto alle letture sono le code in cui c’è qualcosa da fare, le più urgenti per prime. Una coda a zero non compare; quando sono tutte vuote, la plancia dice che non c’è nulla in attesa. Ogni scheda apre l’elenco che conta:- La sincronizzazione con i canali ha un problema — in rosso e prima di tutte le altre schede, quando una prenotazione venduta da un canale non è arrivata nel calendario, una modifica da un canale non è stata applicata, le prenotazioni dai canali non arrivano o la sincronizzazione dei canali è in pausa (con il permesso di vedere le prenotazioni). Si apre sulla pagina, non in un elenco: ogni problema, dove e da quando, la prenotazione come la chiama il canale e cosa fare — cercare la prenotazione nell’extranet del canale e avvisare un responsabile. Apri Canali compare solo a chi può vedere i canali, che viene avvisato anche con una notifica — vedi Canali.
- Partenze in ritardo — ospiti ancora presenti dopo la data di partenza. In rosso. Vanno sistemate prima della Chiusura giornata, che altrimenti resta bloccata.
- Richieste dal sito — richieste dal sito con pagamento in struttura, in attesa che le approvi o le rifiuti (in rosso: l’ospite aspetta una risposta).
- Assegna camere — prenotazioni senza camera.
- Possibili no-show — soggiorni il cui giorno di arrivo è passato senza check-in (vedi Prenotazioni).
- Check-in ospiti — gli arrivi confermati di oggi.
- Da confermare — prenotazioni in attesa che qualcuno deve confermare.
- Riscuoti gli scaduti — saldi scaduti e il loro importo, nella valuta dell’organizzazione. Un saldo in un’altra valuta il cui tasso di cambio non è ancora arrivato non viene sommato (gli euro non si contano mai come lei): resta contato tra gli scaduti, e una nota sotto la scheda dice quante prenotazioni l’importo lascia fuori. Viene aggiunto appena si trova il tasso. Oggi per struttura e la scheda Da gestire dell’app per il personale fanno lo stesso.
- Coda pulizie — camere da pulire. È rossa, e prima delle altre, solo quando in una di esse deve arrivare un ospite nel giorno contato; altrimenti è una scheda semplice.
- Messaggi non letti — conversazioni con un messaggio che nessuno ha letto (con il permesso di vedere i messaggi).
Da incassare oggi
Accanto alla scheda della disponibilità (vedi Calendario), Da incassare oggi risponde alla domanda del mattino: a chi chiedo soldi adesso. Elenca i soggiorni che devono pagare, ciascuno nella giornata operativa della propria struttura (non quella dell’orologio del browser), sotto uno di quattro motivi, i più urgenti per primi:
Non ci sono: un ospite che resta anche dopo oggi (non deve ancora nulla), prenotazioni annullate, no-show, in attesa o in opzione, un saldo di zero, un soggiorno già incassato dal canale e un soggiorno intestato a un’azienda (si regola sul conto dell’azienda — vedi Fatturazione). Il vecchio elenco di tutti i saldi non c’è più in Oggi; il credito complessivo resta in Prenotazioni, con Pagamento → Saldi da incassare.
Il totale in alto è una cifra per valuta, quella autorevole. Quando si deve più di una valuta aggiunge una seconda riga nella valuta della tua organizzazione, ”≈ {importo} al cambio delle prenotazioni”, calcolata solo dai soggiorni con cambio noto; quelli che aspettano ancora il cambio sono contati (“1 soggiorno senza cambio, escluso”) e mai sommati come se il cambio fosse uno.
Ogni riga mostra l’ospite (apre la prenotazione), il motivo, il numero della prenotazione, la camera e, con più strutture, la struttura. Se è stato inviato un link di pagamento, la riga dice come e quando (“Link inviato via e-mail · 2 ore fa”, “Link aperto”); una garanzia con carta attiva compare come “Garanzia carta · fino al {data}” — solo un indicatore, da qui non si addebita nulla. L’importo apre Incassa; il menu offre Invia link di pagamento e Apri la prenotazione. Incassare e inviare link richiede il permesso di incassare sul folio; con il solo permesso di vedere le prenotazioni l’importo è testo semplice. La scheda mostra otto righe (cinque su telefono); Vedi tutte ({n}) apre Prenotazioni sugli stessi soggiorni, quindi il numero sul pulsante è il numero di righe lì. Segue la struttura nel selettore, mostra uno stato di caricamento — mai le righe della selezione precedente — quando la cambi, si aggiorna ogni minuto e subito dopo un incasso.
Per tipo di struttura
Ciò che la plancia del turno conta si adatta al tipo di struttura visualizzata, senza cambiare ciò che il prodotto sa fare:- Hotel e pensioni mantengono Assegna camere e la Coda di arrivo. Una struttura che vende le tipologie a quantità non ha camere da assegnare, quindi quella scheda lì non ha mai nulla.
- Affitti brevi (un appartamento, una villa, una baita: l’ospite affitta l’intero posto e non c’è nessuno in loco) non hanno la scheda Assegna camere. Al suo posto c’è Cambi nello stesso giorno, i posti in cui un ospite parte e un altro arriva lo stesso giorno, così chi pulisce sa cosa non può aspettare, e Check-in ospiti dice quanti degli arrivi hanno già fatto il check-in online (“2 con check-in online”). Un portafoglio che mescola i tipi mantiene la plancia dell’hotel.
Arrivi e partenze
Gli elenchi In arrivo oggi e In partenza oggi contengono l’intera giornata (Vedi tutti gli arrivi / Vedi tutte le partenze aprono le stesse prenotazioni nella pagina Prenotazioni), con ospite, camera, notti, persone, saldo e richieste. Un saldo apre Incassa per quell’ospite senza aprire la riga — vedi Pagamenti. Check-in online completato e Nessuna camera compaiono come indicatori. Sugli arrivi di oggi, un ospite senza camera ha il pulsante Assegna camera al posto di Nessuna camera, e una camera già assegnata si cambia cliccandoci sopra; in entrambi i casi si aprono le camere libere della tipologia della prenotazione, prima quelle pronte, e la camera che scegli viene assegnata subito — lo stesso elenco di Prenotazioni. Assegna automaticamente, accanto alla ricerca degli arrivi, propone una camera per ogni arrivo che ne ha bisogno e non cambia nulla finché non confermi — vedi Assegnare le camere automaticamente. Accanto alla camera, ogni arrivo di oggi dice se la camera è pronta: Sporca, In pulizia, Pulita, Ispezionata o Fuori servizio (in manutenzione o bloccata). Una camera è pronta quando è pulita o ispezionata e non è fuori servizio. Con il permesso di gestire l’housekeeping, una camera non ancora pronta apre Segna pulita e Segna ispezionata: un solo clic cambia lo stato della camera anche per l’housekeeping. Se nel frattempo l’housekeeping ha cambiato la camera, non viene sovrascritto nulla — il messaggio dice in che stato è ora la camera.1
Check-in
Clicca Check-in. Se il pulsante è in attesa, passandoci sopra con il
mouse o arrivandoci con la tastiera ti dice perché — di solito “Assegna una
camera prima del check-in”. Se lo premi non succede niente; la riga apre
comunque la prenotazione, e la camera la dai da Nessuna camera. Se il
check-in viene rifiutato comunque — per esempio perché mancano i dati degli
occupanti per la schedina Alloggiati
Web — il messaggio ti dice il motivo.
Una struttura che tiene questa registrazione in un altro modo può lasciar
procedere il check-in senza — vedi Prenotazioni.
Quando la camera si libera e si occupa nello stesso giorno, il check-in
aspetta che l’ospite precedente abbia fatto il check-out: il pannello della
prenotazione dice chi è ancora in camera, il suo menu offre Vai all’ospite
della camera …, che apre la sua prenotazione per farne il check-out, e
anche un check-in rifiutato lo nomina. Se la camera non è pronta, il
pulsante è arancione e passandoci sopra lo dice; puoi comunque fare il
check-in, e la cronologia della prenotazione registra che la camera è stata
consegnata non pronta.
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Check-out
Clicca Check-out. Se l’ospite parte in anticipo, vedi Check-out
anticipato; se deve ancora pagare,
Gridbeds ti mostra prima l’importo — incassi o fai comunque il check-out,
vedi Check-out con saldo da
pagare. Se resta, l’icona del
calendario accanto è Prolunga soggiorno — vedi Prolungare un
soggiorno.
Più ospiti insieme
Ogni riga di In arrivo oggi e In partenza oggi ha una casella a sinistra; la casella nell’intestazione seleziona tutte le righe che l’elenco mostra (dopo una ricerca, solo quelle trovate). Finché c’è una riga selezionata, una barra sotto l’elenco dice quante sono e offre ciò che si applica:- arrivi: Check-in, Assegna camere (lo stesso piano camere dell’assegnazione automatica, solo per le prenotazioni selezionate), Invia link di pre-check-in (inviato via email a ogni ospite, valido fino al giorno di arrivo) e Segna no-show — quest’ultimo solo per un soggiorno confermato il cui giorno di arrivo è passato;
- partenze: Check-out, per gli ospiti in struttura che devono partire. Un ospite che parte in anticipo fa il check-out dalla sua prenotazione, uno alla volta.
- un ospite che deve ancora pagare non fa il check-out. La sua riga mostra l’importo e Incassa, la stessa finestra che apre ogni saldo della dashboard: quando il pagamento non lascia nulla da pagare, l’ospite fa il check-out e la riga risulta fatta. Check-out comunque, premuto due volte, fa il check-out a tutti lasciando il saldo da pagare, e il check-out viene registrato con il tuo nome e l’importo;
- un check-in che aspetta solo una camera offre Assegna camere proprio per quelle prenotazioni;
- Seleziona le non fatte chiude l’elenco e lascia selezionate solo quelle, per riprovare o aprirle una per una.