I modelli
Una regola invia un modello, quindi parti da lì. Modelli di messaggio → un modello nuovo: Nome modello, il tipo (Email, SMS o messaggio di piattaforma), la lingua, l’oggetto e il testo. Un modello usato da una regola non si può eliminare.Un modello può esistere in più lingue: ogni versione linguistica ha lo stesso nome e lo stesso slug. Una regola invia a ogni ospite la versione nella sua lingua; se non c’è, quella nella lingua predefinita dell’organizzazione; se non c’è nemmeno quella, la versione scelta nella regola. Una versione disattivata viene saltata. Lo stesso vale per un nuovo invio e per un modello inserito in una conversazione. Nell’editor, Lingue mostra le versioni del modello, Aggiungi Italiano (o la lingua che manca) crea quella versione dal testo attuale, e l’elenco dei modelli segna le lingue che un modello non ha ancora.Le frasi che Gridbeds aggiunge attorno al tuo testo in un’email — la formula di chiusura, la riga di disiscrizione nelle email di marketing, il banner di un test — sono scritte nella lingua del modello, qualunque sia la lingua del tuo schermo. Per una lingua di cui Gridbeds non ha la traduzione, sono in inglese.
Formattare una email
Il testo di un modello email si scrive in un editor con una barra degli strumenti (Formattazione del testo): Grassetto, Corsivo, Sottolineato, Elenco puntato, Elenco numerato e Inserisci link (Ctrl+K, o ⌘K su Mac). Non si offre altro, di proposito: sono i formati che ogni programma di posta mostra allo stesso modo. Le frecce si spostano lungo la barra. Un SMS o un messaggio di piattaforma resta testo semplice, come un modello WhatsApp. Inserisci variabile elenca le variabili che funzionano e restringe l’elenco mentre scrivi. Una variabile sta nel testo come una piccola etichetta, per esempio{{guest_first_name}}, che si elimina o si sposta tutta insieme, e copia e incolla la portano con sé. Un’etichetta per un nome che non è una variabile appare in rosso, con un avviso, e non viene sostituita. Un link può iniziare con una variabile, come {{booking_url}}: la si scrive nel campo dell’indirizzo di Inserisci link.
Incollare da Word o da Google Docs mantiene grassetto, corsivo, elenchi e link e lascia da parte il resto della formattazione. Il testo semplice incollato mantiene le righe vuote come paragrafi e gli a capo come a capo.
I modelli scritti prima dell’editor sono stati convertiti una volta sola. Una riga vuota è diventata un nuovo paragrafo, **grassetto**, [testo](indirizzo) e gli elenchi sono diventati formattazione, e un a capo scritto da te è rimasto un a capo.
Quando una regola passa dall’email all’SMS o a WhatsApp, o un modello viene inserito in una conversazione, il testo formattato viene inviato come testo semplice: i paragrafi separati, le voci degli elenchi come righe che iniziano con ”- ”, un link come “testo (indirizzo)”.
Le variabili
Nel testo metti le variabili tra doppie graffe, per esempio{{guest_first_name}}, compilate per ogni ospite. L’editor dei modelli elenca esattamente le variabili che funzionano, e funzionano ovunque: nelle email inviate dalle regole, in un modello inserito in una conversazione, in una diffusione, in una campagna (quelle sull’ospite, la struttura e l’attività) e nell’anteprima di una regola. Una variabile senza nulla da leggere, per esempio una data di check-in in un messaggio che non riguarda un soggiorno, resta vuota: non viene mai scritta come {{...}}.
{{host_name}} è il collega che scrive, o la tua attività quando invia una regola: mai Gridbeds. Le date si scrivono giorno.mese.anno. I modelli scritti prima con le grafie più vecchie ({{check_in}}, {{check_out}}, {{booking_reference}}, {{total_guests}}, {{wifi_ssid}}, {{access_instructions}}, {{guest_email}}, {{guest_phone}}) continuano a funzionare; nei nuovi usa i nomi qui sopra.
Anteprima e test
Quando modifichi un modello salvato, accanto all’editor compare il messaggio come lo riceve l’ospite: l’email vera (in un riquadro, su computer o su telefono) o il testo di un SMS. Anteprima come lo compila con i Dati di esempio o con una delle ultime prenotazioni; segue quello che scrivi dopo una breve pausa ed è sempre scritto nella lingua del modello, qualunque sia la lingua del tuo schermo. Sopra il messaggio, una fascia indica cosa correggere: le variabili che arriverebbero vuote per quella prenotazione (“1 variabile è vuota per questa prenotazione:{{wifi_password}}”) e qualunque testo tra graffe che non è una variabile, con quella reale più vicina (“{{gest_name}} non è una variabile. Intendevi {{guest_name}}?”). Un clic su un nome ti porta a quel punto del testo. Lingue passa allo stesso messaggio nelle sue altre lingue.
Per un SMS, un contatore mostra lunghezza e costo, per esempio “148 / 160 · 1 SMS · GSM-7”. Le lettere rumene ș, ț, ă, â, î e le emoji non fanno parte dell’alfabeto GSM-7: una sola rende tutto il messaggio UCS-2, 70 caratteri per SMS invece di 160.
Inviami un test (con il permesso di gestire i messaggi, solo per i modelli email) invia l’email a te o a un massimo di cinque colleghi della tua organizzazione, con “[TEST]” davanti all’oggetto. Tutte le lingue la invia in ogni lingua in cui è scritto il messaggio; Usa i dati di questa prenotazione la compila con la prenotazione in anteprima. Ctrl+Invio invia. Hai 10 test all’ora; l’avviso dopo un test dice quanti ne restano.
Modelli WhatsApp
Su WhatsApp, un messaggio inviato fuori dalla finestra di 24 ore deve essere un modello approvato da Meta. Modelli WhatsApp → un modello vuoto o dalla libreria: nome, lingua, categoria (utilità, marketing o autenticazione), il testo con{{1}}, {{2}}… e un esempio per ciascuno, eventualmente un pulsante. Invia per l’approvazione, poi sincronizzi lo stato: Bozza, Ricevuto, In revisione, Approvato, Rifiutato, Sospeso, Disattivato. Un modello approvato non si può più modificare.
Le regole
Regole di automazione → Crea regola:
Gli eventi a giorni (prima del check-in, giorno di arrivo, metà soggiorno, giorno di partenza, dopo il check-out) si controllano una volta al giorno, alle 09:00.
Transazionale o marketing
- Transazionale — “Un’operazione di soggiorno — inviata anche a un ospite che si è disiscritto dalle comunicazioni di marketing (conferma di prenotazione, link di check-in).”
- Marketing — un’offerta, un invito a tornare, una richiesta di recensione. Parte solo verso gli ospiti che hanno dato il consenso per quel canale e non si sono disiscritti; una regola di marketing non viene mai inviata sul canale della prenotazione.
Togliere la spunta e disiscriversi sono cose diverse. Togliere la spunta a Comunicazioni di marketing nel profilo di un ospite ritira soltanto il consenso, e rimetterla lo restituisce. Quello che l’ospite fa da sé si conserva a parte, e una spunta nel profilo non lo annulla: un clic su Annulla iscrizione in un’email, una risposta STOP, un’email segnalata come spam o un indirizzo che ha respinto definitivamente i messaggi. Il profilo dice, sotto la casella, quale si applica e da quando; solo l’ospite può iscriversi di nuovo (nel suo portale, al check-in online o rispondendo START).
Registri
Registri email mostra ogni email inviata dalle automazioni, con lo stato: in coda, inviata, consegnata, aperta, cliccata, respinta o non riuscita. Solo le email non riuscite o respinte si possono reinviare.L’invio verso gli ospiti (email, SMS, WhatsApp) lo apre Gridbeds per ogni organizzazione; fino ad allora le regole non inviano nulla — vedi Messaggi. Un modello si può vedere in anteprima su una prenotazione e ricevere come test (vedi Anteprima e test); una regola si può provare su una prenotazione, vedi sotto.
L’attività e la prova di una regola
Fai clic sul nome di una regola, o sul pulsante Attività della sua riga, per aprirla su due schede. Attività elenca ogni esecuzione della regola, dalla più recente: quando, l’ospite, la prenotazione (con un link), il canale usato, l’esito — Inviato, Saltato o Non riuscito — e, quando non ha inviato, il motivo a parole:
Filtra per esito, canale e periodo (gli ultimi 7, 30 o 90 giorni, o da sempre). I totali in alto coprono tutto il periodo, con il tasso di errore. Quando una regola è passata a un altro canale, apri la riga per vedere perché i canali precedenti non l’hanno recapitato. Per leggere l’attività serve il permesso Visualizzare i messaggi.
Prova mostra cosa farebbe un’esecuzione reale per una prenotazione, senza scrivere all’ospite: scegli una prenotazione (cerca per riferimento o ospite), poi Prova su questa prenotazione. Vedi quando partirebbe il messaggio (o che quel momento è già passato e un’esecuzione reale invierebbe subito), ogni canale della regola con una spunta o il motivo per cui non si può usare, quale verrebbe usato e i controlli — invio aperto su quel canale, consenso dell’ospite, non già inviato per questo soggiorno. Sotto c’è il messaggio, con le variabili compilate per quella prenotazione; Mostra le variabili le elenca e segnala quelle vuote. La prova resta nell’attività, visibile solo con Mostra le prove. Per provare serve il permesso Gestire i messaggi.