Skip to main content
Ogni struttura ha una giornata operativa: il giorno contabile su cui sta lavorando la reception. La chiusura giornata la porta al giorno successivo.

​
Dove si trova

Chiusura giornata, nel gruppo Operazioni. La tabella ha una riga per struttura: Struttura, Giornata operativa e Stato — Aggiornata oppure ”# notti di ritardo”. Nella barra in alto, l’indicatore Giornata operativa ti avvisa quando la chiusura non viene eseguita da qualche notte, e ti porta qui.

​
Come si chiude una giornata

  • In automatico: Gridbeds ci prova ogni 15 minuti dopo l’orario di chiusura della struttura (le 23:00, se non lo cambi). Ogni esecuzione avanza di un giorno; una struttura rimasta indietro recupera una notte per esecuzione.
  • A mano: Chiudi la giornata, con il permesso di gestire le prenotazioni e la struttura. Una giornata non ancora finita non si può chiudere. Prima di chiudere, una finestra elenca cosa sta per fare la chiusura (vedi sotto) e chiede conferma; la chiusura non si può annullare.
Cliccando sulla data si apre lo storico: se la chiusura è stata “Eseguita in automatico” o “Eseguita da” qualcuno, e lo stato — In corso, Completata o Fallita — con ogni passaggio eseguito dalla chiusura e, in una fallita, il passaggio che l’ha fermata.

​
Cosa fa la chiusura

Chiudere la giornata di una struttura esegue questi passaggi, in quest’ordine, sull’orologio della struttura — un hotel italiano si chiude all’ora italiana, uno rumeno all’ora rumena:
  1. Partenze in ritardo — il controllo qui sotto: un ospite che doveva partire blocca la chiusura.
  2. Addebiti fissi — registra gli addebiti fissi della notte sul soggiorno degli ospiti che hanno pernottato.
  3. Scadenze gruppi — rimette in vendita le camere di un blocco di gruppo non prelevate, raggiunta la data limite del blocco.
  4. Rilasci allotment — rilascia le camere invendute dei contratti di allotment in vendita libera oltre la scadenza di rilascio e fa scadere i contratti a fine validità.
La finestra in cui confermi mostra questo stesso elenco, come lo eseguirà la chiusura. Se un passaggio non riesce a finire, la giornata non avanza: la chiusura risulta Fallita, lo storico nomina il passaggio e si riprova ogni 15 minuti finché passa. Quello che il tentativo fallito aveva già fatto non si rifà: una notte già addebitata e le camere già rilasciate si ritrovano com’erano.
Se una chiusura è bloccata o fallisce, addebiti e camere non aspettano la reception. Ogni ora Gridbeds controlla ogni struttura sul suo orologio e, mezz’ora dopo il suo orario di chiusura, registra gli addebiti fissi e rilascia le camere di gruppo e di allotment che la chiusura non ha rilasciato. Quando la chiusura finalmente gira, li trova già fatti e non li ripete.

​
La contabilità segue la chiusura

La chiusura non aspetta la contabilità e la contabilità non la blocca mai: la giornata si chiude anche quando il programma di contabilità non risponde. Dopo che una giornata si è chiusa, Gridbeds invia la giornata della struttura alla contabilità — solo dove la contabilità è collegata e l’audit notturno è attivo in Contabilità. Se l’invio fallisce, si riprova fino a tre volte e lo storico della chiusura mostra com’è finita: in invio, inviata, non inviata, non è riuscita oppure non inviata, la contabilità era disattivata. Una struttura senza contabilità collegata non mostra nulla, perché non è stato inviato niente. La finestra di conferma cita l’invio solo dove avverrà.
La Sincronizzazione contabile (in Contabilità) è un’altra cosa: invia una giornata alla contabilità e non fa avanzare la giornata operativa.

​
Una partenza in ritardo blocca la chiusura

Un ospite ancora registrato come presente che doveva partire entro la giornata da chiudere — anche oggi stesso — blocca la chiusura. Il pulsante Chiudi la giornata è disattivato e sotto compare in rosso “Bloccata da # partenze in ritardo”. La chiusura automatica riprova ogni 15 minuti.
1

Il team viene avvisato

Chi può gestire le strutture riceve una notifica al giorno per struttura (nell’app, push ed email): “Chiusura della giornata bloccata · {hotel}”, con il numero di ospiti e la data — mai un nome.
2

La reception sistema ogni soggiorno

La schermata della chiusura elenca ogni ospite (“Partenza {data}” o “Parte oggi”), quante notti di ritardo ha e se deve ancora qualcosa (“Deve {importo}” o “Nulla da pagare”); l’importo dovuto apre Incassa, così il saldo si incassa prima del check-out — vedi Pagamenti. Per ciascuno: Check-out oppure Prolunga soggiorno — scegli la Nuova partenza e vedi il prezzo delle notti aggiunte, calcolato con le regole di Cambiare le date; l’importo si aggiunge al totale del soggiorno ed è dovuto al check-out. Lo stesso Prolunga soggiorno compare ovunque il soggiorno sia sullo schermo — vedi Prolungare un soggiorno. Check-out dei # che non devono nulla sistema in un colpo tutti quelli con saldo zero.
3

La giornata si chiude

Quando non resta nessuna partenza in ritardo, la giornata si chiude.
Un ospite che deve ancora dei soldi può ricevere il check-out solo da una persona, dopo una finestra che mostra l’importo (“{nome} deve ancora {importo}”) con Incassa e Check-out comunque — come in ogni schermata, vedi Check-out con saldo da pagare; il saldo resta sul soggiorno, da incassare o regolare in seguito, e il registro di audit annota chi ha deciso. Il Check-out dei # che non devono nulla della chiusura e il check-out automatico non toccano mai chi deve dei soldi.
Check-out automatico: nella pagina della struttura, scheda Dettagli, sezione Giornata operativa, l’interruttore “Check-out delle partenze in ritardo alla chiusura della giornata” (spento se non lo attivi). Attivalo se di notte non c’è nessuno alla reception: la chiusura fa da sola il check-out di chi non deve nulla e si ferma solo per gli altri. Ogni check-out di questo tipo compare nello storico della chiusura.