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Stato: parziale. Gridbeds invia le schedine ad Alloggiati Web da solo, al momento del check-in, dopo aver controllato che i dati di ogni ospite siano completi. Non conta le 24 ore, non mostra l’esito sulla prenotazione e non ti fa scaricare la ricevuta: per queste cose usa il portale della Polizia di Stato.

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Cosa chiede la legge

Chi dà alloggio — alberghi, B&B, affittacamere, case vacanze, appartamenti in locazione breve sotto i 30 giorni — deve ospitare solo persone munite di documento d’identità e comunicarne le generalità alla Questura, tramite il servizio Alloggiati Web, entro 24 ore dall’arrivo, e entro 6 ore per i soggiorni non superiori a 24 ore (art. 109 TULPS, R.D. 773/1931). La ricevuta va conservata per 5 anni. La mancata comunicazione è un reato (art. 17 TULPS). L’ospite va identificato di persona: dopo la sentenza del Consiglio di Stato n. 9101 del 21 novembre 2025, che ha confermato la circolare del Capo della Polizia del 18 novembre 2024, il check-in solo da remoto o con cassetta delle chiavi non basta, salvo sistemi di videocollegamento che verifichino in tempo reale che l’ospite corrisponde al documento.

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Prima di iniziare

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Ottieni le credenziali dalla Questura

Le credenziali di Alloggiati Web (utente, password e codice WSKEY per il servizio web) le rilascia la Questura competente per la struttura. Gridbeds supporta gli account delle strutture ricettive; gli account “Gestione Appartamenti” per più appartamenti non sono ancora supportati.
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Inseriscile in Gridbeds

In Impostazioni → Italia, nella scheda della struttura, sezione Credenziali di conformità: scegli l’Autorità “Alloggiati”, compila utente, password e wskey e clicca Salva credenziali.
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Verificale

Clicca Verifica. Lo stato passa da Non verificate a Verificate (“Credenziali verificate presso l’autorità.”). Finché le credenziali non sono verificate, Gridbeds non invia nessuna schedina. Se l’autorità le rifiuta compare “L’autorità ha rifiutato queste credenziali.” con il motivo.
Le trasmissioni vanno anche attivate per la tua organizzazione: vedi Adempimenti in Italia.

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I dati degli ospiti

Per una struttura in Italia il check-in è bloccato finché i dati di tutti gli ospiti della camera non sono completi — bambini e neonati compresi: “Registra gli occupanti prima del check-in”. Il blocco si può disattivare nella pagina della struttura, scheda Dettagli, Al check-in (“Il check-in attende i dati degli occupanti”) — solo per una struttura che comunica i suoi ospiti in un altro modo: Gridbeds costruisce le schedine dagli occupanti registrati sulla prenotazione, quindi un soggiorno con check-in senza di essi viene comunicato incompleto, o non viene comunicato affatto. Sul web, nel pannello della prenotazione, la sezione degli occupanti (“Registro di polizia Alloggiati”) ha Aggiungi occupante e indica cosa manca (“Mancano per il registro: …”). Servono: I codici sono quelli delle tabelle di Alloggiati Web (stati, comuni, tipi di documento). Il Tipo alloggiato è Automatico: con un solo ospite 16 — Ospite singolo; altrimenti l’ospite principale è 17 — Capofamiglia e gli altri 19 — Familiare. Per un gruppo scegli a mano 18 — Capogruppo e 20 — Membro gruppo. Nell’app per lo staff il check-in raccoglie gli stessi dati, con le foto dei documenti (“I dati vengono trasmessi ad Alloggiati Web (Questura) dopo il check-in.”). I dati che l’ospite inserisce da solo nel portale ospite prima dell’arrivo non bastano: la reception completa il resto.

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Quando parte la schedina

La schedina parte al check-in in Gridbeds, in automatico, una volta sola per prenotazione. Quindi:
  • fai il check-in in Gridbeds quando l’ospite arriva: è da lì che partono le 24 ore (o le 6 ore per un soggiorno breve). Un check-in fatto il giorno dopo è una schedina in ritardo;
  • un ospite aggiunto dopo che la schedina è stata accettata non viene inviato: inseriscilo a mano sul portale Alloggiati Web;
  • un soggiorno oltre 30 notti viene comunicato come 30 notti, come prevede il servizio.

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Esiti e ricevute

Le schedine compaiono nell’elenco Invii di Impostazioni → Italia (oggi con tipo e stato in inglese, “Guest registration (Alloggiati)”); sulla prenotazione non compare nessun esito.
  • Rejected — Alloggiati ha scartato la schedina: correggi i dati dell’ospite e usa Riprova.
  • Failed — l’invio non è arrivato: Gridbeds riprova da solo ogni 15 minuti. “Alloggiati credentials are not configured for this property” vuol dire credenziali mancanti o non verificate.
  • Needs review — l’esito non è noto: controlla sul portale Alloggiati Web se la schedina c’è, prima di inserirla a mano.
Ogni mattina alle 9:00 Gridbeds scarica e conserva la ricevuta del giorno per 5 anni, ma oggi non puoi scaricarla dall’app: scaricala dal portale Alloggiati Web (resta disponibile 30 giorni) e conservala tu.

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Cosa resta a te

  • Identificare di persona ogni ospite e controllare il documento.
  • Verificare ogni giorno, sul portale o nell’elenco Invii, che le schedine del giorno siano state accettate.
  • Inserire a mano le schedine che Gridbeds non invia: ospiti aggiunti dopo l’invio, check-in fatti prima dell’attivazione, strutture con account “Gestione Appartamenti”.
  • Cancellare le copie dei documenti appena inviate le schedine, come chiede il Garante privacy: Gridbeds cancella le foto dei documenti da solo “qualche giorno dopo l’arrivo”.

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Fonti