Le schede
“Oggi” è la giornata operativa di ogni struttura (vedi Chiusura giornata), non la data del calendario. Il numero di Da risolvere compare in un’etichetta ambra quando è maggiore di zero.
Da risolvere
Ogni riga porta il suo motivo, e sotto la scheda puoi restringere l’elenco per motivo (“Restringi l’elenco per motivo”), ognuno con il suo conteggio:- Partenze in ritardo — ospiti ancora registrati come presenti dopo la data di partenza;
- Senza camera — soggiorni ancora da venire su tipologie con camere numerate, senza camera assegnata;
- Da confermare — prenotazioni in attesa;
- Richieste dal sito — richieste arrivate dal sito con pagamento in struttura, che aspettano la tua approvazione;
- Possibili no-show — soggiorni ancora a registro il cui giorno di arrivo è passato senza check-in: l’ospite è in ritardo, il check-in è stato dimenticato o non verrà. Un soggiorno può essere anche senza camera, quindi i motivi non si escludono.
Filtri
Cerca per nome dell’ospite o codice di conferma. Il filtro Pagamento è sempre visibile e vale per la scheda aperta:- Da incassare oggi — i soggiorni a cui la reception dovrebbe chiedere soldi oggi (partenze, arrivi, insoluti o una caparra scaduta), lo stesso elenco di Vedi tutte sulla scheda di Oggi, vedi Ricevimento;
- Saldi scaduti — l’ospite è arrivato, o è passata la data dell’acconto, e manca ancora una parte;
- Saldi da incassare — confermate o in struttura, pagate meno del totale (escluse quelle che incassa il canale);
- Niente pagato — pagamento non iniziato o in attesa;
- sotto Stato del pagamento: Non pagata, In attesa, Parziale, Pagato, Rimborsato.
Scegliere le colonne
Colonne, sopra l’elenco, sceglie che cosa mostra l’elenco: spunta una colonna per mostrarla, togli la spunta per nasconderla. Il menu resta aperto, così puoi sceglierne diverse di seguito. Il check-in, l’ospite, lo stato e le azioni della riga sono sempre visibili. Struttura, Camera, Totale e Pagamento si vedono fin dall’inizio. Puoi aggiungere Data di partenza, Notti, Arrivo previsto, Ospiti, Email dell’ospite, Telefono dell’ospite, Paese dell’ospite, Codice di conferma, Riferimento del canale, Origine, Data della prenotazione, Tipologia di camera, Piano tariffario, Pagato, Saldo dovuto, Fatturato a, Check-in online, Note e Data di cancellazione. In Note, passa sul segno della nota (o raggiungilo con la tastiera) per leggere la nota interna e le richieste dell’ospite; in Data di cancellazione, il segno accanto alla data dà il motivo, quando ne è stato registrato uno. Data di partenza, Codice di conferma e Data della prenotazione ordinano l’elenco come le altre intestazioni. Le colonne scelte sono conservate per te in questa organizzazione, su ogni dispositivo da cui accedi. Sono solo tue: ogni collega sceglie le proprie. Ripristina le colonne predefinite riporta le colonne con cui parte l’elenco. Sul telefono l’elenco parte senza Struttura, Camera e Pagamento; una colonna che mostri o nascondi tu resta così su ogni schermo.Azioni dall’elenco
- Conferma una prenotazione in attesa.
- Check-in — resta in attesa finché non è il giorno di arrivo, o finché una prenotazione su una tipologia con camere numerate non ha ancora la sua camera (“Assegna una camera prima del check-in”); passandoci sopra con il mouse, o arrivandoci con la tastiera, ti dice perché. Assegna la camera dalla colonna Camera e il pulsante è pronto.
- Check-out.
- Da ⋮: Visualizza dettagli, Prolunga soggiorno (un soggiorno confermato o con check-in effettuato — vedi Prolungare un soggiorno) e Annulla.
- Assegna una camera dalla colonna Camera: una prenotazione senza camera mostra il pulsante Assegna camera, e una camera già assegnata (sottolineata a puntini) si cambia cliccandoci sopra. In entrambi i casi si aprono le camere della tipologia della prenotazione libere per tutto il soggiorno. Sopra trovi quello che l’ospite ha chiesto (richieste, preferenza di piano e di letto) e, per un ospite che arriva oggi, le camere già pronte dalle pulizie sono in cima. Scrivi per restringere l’elenco; la camera che scegli viene assegnata subito. Se un’altra postazione l’ha presa un attimo prima, la riga torna com’era e Gridbeds ti dice perché. Vale per le tipologie con camere numerate, sulle prenotazioni non annullate e senza check-out, per chi può assegnare le camere; gli altri vedono Nessuna camera, e una prenotazione annullata un trattino.
- Con più prenotazioni selezionate: Conferma tutte, Annulla tutte (saltando quelle già annullate o con check-out effettuato), Esporta prenotazioni, Assegna automaticamente; Check-out dal menu in alto effettua il check-out degli ospiti selezionati che sono in struttura — vedi Check-out con saldo da pagare.
- Su una richiesta dal sito: Approva o Rifiuta.
Assegnare le camere automaticamente
Assegna automaticamente — sulle prenotazioni selezionate, oppure sull’elenco In arrivo oggi della scheda Oggi — apre Assegna le camere automaticamente con una camera proposta per ogni ospite che ne ha bisogno. Per un ospite che arriva oggi una camera pronta viene prima di una che non lo è; poi contano la camera del suo ultimo soggiorno, il piano che ha chiesto e una camera vicina al resto del suo gruppo, ognuna indicata da un’etichetta sulla riga. Nulla cambia finché non confermi: deseleziona le righe che non condividi, poi premi Assegna N camere. Gli ospiti che hanno già una camera restano dove sono, a meno che tu non selezioni Sposta anche gli ospiti che hanno già una camera, se ce n’è una migliore libera. Sotto il piano, Gridbeds elenca gli ospiti che non è riuscito a sistemare e le prenotazioni che ha lasciato invariate, ognuna con il motivo (venduta per tipologia, ospite già arrivato, nessuna camera della tipologia libera per tutto il soggiorno). Se nel frattempo un’altra postazione ha preso una camera, le altre righe vengono assegnate lo stesso, quella riga resta con il suo motivo, e Proponi di nuovo rifà il piano per ciò che resta, con le camere come sono adesso.Il prezzo di una nuova prenotazione
Nuova prenotazione (PMS) ha quattro passi: Date e struttura, Ospite, Prezzo e Conferma. In Prezzo, con Prezzo calcolato automaticamente attivo, Gridbeds calcola il prezzo del soggiorno: le notti alla tariffa del piano tariffario, il costo delle pulizie, l’IVA, meno lo Sconto (%) o lo Sconto (EUR) che inserisci (nella valuta della struttura). Il prezzo segue ciò che inserisci. Cambia lo sconto — o torna indietro e cambia le date, gli ospiti o il tipo di camera — e viene ricalcolato da solo: nel frattempo compare “Aggiornamento del prezzo in base alle modifiche…”, le cifre sono attenuate e Continua attende finché non sono il prezzo per ciò che hai inserito. Conferma mostra quel prezzo e nessun altro. Se non corrisponde più ai dettagli della prenotazione, lo dice, e Crea prenotazione resta non disponibile finché non torni con Torna a Prezzo. Il pulsante rotondo accanto a Prezzo calcolato automaticamente (Ricalcola il prezzo) richiede di nuovo lo stesso prezzo: dopo “Non è stato possibile calcolare il prezzo. Controlla i dettagli e riprova.” o quando una tariffa è stata cambiata altrove mentre la prenotazione era aperta. Disattiva Prezzo calcolato automaticamente per inserire il prezzo tu. Ogni passo controlla ciò che inserisci prima che Continua ti lasci proseguire, e dice sotto il campo che cosa non va: un numero di Bambini o Neonati sotto zero (o superiore a quanto accetta una prenotazione), un’Email che non è un indirizzo (lasciala vuota se l’ospite non ne ha), un Prezzo base o un altro importo negativo, e uno Sconto (%) fuori dall’intervallo 0–100. Correggi il campo e il messaggio scompare; nient’altro di ciò che hai inserito va perso. Ogni riga in Extra / prodotti, in Conferma, ha bisogno di un Prezzo (IVA esclusa). Una riga lasciata senza prezzo non è gratuita: Crea prenotazione non crea la prenotazione, la riga dice “Inserisci un prezzo.” e tu la prezzi oppure la rimuovi. Per una riga gratuita, come un drink di benvenuto, inserisci 0.Le regole del piano tariffario in una nuova prenotazione
Un piano tariffario può avere delle regole: un soggiorno minimo (per il giorno di arrivo o per le notti che comprende), un soggiorno massimo, un giorno chiuso agli arrivi o chiuso alle partenze, una notte chiusa alla vendita. Sono le stesse regole che ricevono i canali, e il sito e il widget di prenotazione non vendono mai un soggiorno che ne viola una. Alla reception, Nuova prenotazione (PMS) lo chiede appena scegli le date. Se il soggiorno violasse una regola del suo piano tariffario, Date e struttura (e la schermata rapida di prenotazione) mostra un avviso che nomina ogni regola e il giorno a cui si applica — per esempio «Un arrivo il 28 dic 2026 richiede almeno 2 notti sul piano tariffario.» — e Continua (o Crea) resta non disponibile finché non spunti Ignora la restrizione. Può farlo chiunque possa creare prenotazioni. Compare un campo Motivo (facoltativo) per dire perché, e Conferma ripete la regola che hai scelto di ignorare prima di creare la prenotazione. La prenotazione viene poi creata come sempre, e il suo Storico registra chi ha ignorato quale regola e perché. Il pannello della prenotazione mostra in alto il segno Restrizione ignorata, con le regole, chi ha scelto di ignorarle e il motivo. Se una regola viene impostata tra il controllo e Crea prenotazione, Gridbeds ti riporta a Date e struttura con la regola in vista, così puoi decidere di nuovo. Spostare un soggiorno esistente su una regola lo chiede allo stesso modo: vedi Calendario.Nell’app mobile
Nuova prenotazione nell’app mobile chiede le stesse regole appena scegli la camera e il piano tariffario al passo Camera: l’avviso nomina ogni regola, e Continua attende finché non attivi Ignora la restrizione, con un Motivo facoltativo. Il passo Riepilogo ripete la regola che ignori, e la schermata della prenotazione mostra Restrizione ignorata, con le regole, chi e il motivo. Una prenotazione fatta senza connessione viene salvata sul telefono e inviata quando la connessione torna. Se allora una regola la rifiuta, non va persa: l’indicatore delle modifiche in attesa mostra Una prenotazione attende la tua decisione, e la prenotazione resta in In attesa della tua decisione, con il soggiorno e le regole. Apri la riporta al passo Camera come l’avevi compilata: ignora la restrizione o cambia camera o date, poi creala di nuovo. Scarta la abbandona. Si apre dall’organizzazione in cui è stata creata.Il pannello della prenotazione
Una prenotazione si apre in un pannello laterale — dall’elenco e dalle prenotazioni sul profilo di un ospite — con le schede Ospite, Conto, Allegati, Note, Storico e Messaggi. In alto c’è l’azione principale adatta al momento (per esempio Check-in); le altre sono in Altre azioni: Conferma, Check-out, Registra pagamento (apre Incassa — vedi Pagamenti), assegnazione o cambio camera, QR check-in, Prolunga soggiorno, Garanzia carta, Instradamento addebiti, Rimborso, Segna come no-show, Annulla. Anche il Saldo da pagare in cima al pannello apre Incassa. La scheda Storico elenca tutto ciò che è successo alla prenotazione, ai suoi pagamenti, alle sue fatture, al suo conto e agli extra venduti, dal più recente. Un addebito registrato sul conto, o stornato, dice cos’era, quanto è costato e chi l’ha registrato. Ogni voce dice chi ha fatto la modifica — un collega, l’ospite, un canale come Booking.com o Gridbeds stesso, con il nome dell’attività pianificata — e, per una modifica, ogni campo cambiato con il valore precedente e quello nuovo: le date, la camera, l’ospite, il prezzo e le sue voci. Le modifiche fatte insieme appaiono insieme. Quando il supporto Gridbeds lavora nel tuo account, la voce nomina anche la persona del supporto. Mostra precedenti carica le voci più vecchie.La scheda Conto
La scheda Conto mostra il conto corrente del soggiorno riga per riga: notti, extra, ordini del ristorante addebitati in camera e quanto registrato dalla reception, con l’aliquota IVA e l’importo di ciascuna riga. Ha un solo saldo: il Saldo da pagare del Conto corrente, la stessa cifra che compare in alto nel pannello. Il conto corrente elenca tutto ciò che è stato registrato (la camera, la tassa di soggiorno, gli extra) e il Totale conto corrente. Quando il totale differisce dal prezzo concordato alla prenotazione, una nota sotto lo dice. Fai clic sulla nota per vedere il prezzo prenotato riga per riga: alloggio, i costi per bambini e neonati, gli altri costi, imposte, sconti e Totale prenotato. Finché il soggiorno non ha un conto corrente, la scheda mostra al suo posto il Prezzo prenotato. Pagamenti e fatture vengono dopo il conto. Sopra il conto, l’intestatario del soggiorno dice a chi vengono emesse le fatture — vedi Fatturare a una società.- Aggiungi addebito mette un addebito sul conto: cerca tra gli articoli di fatturazione e scegline uno (porta con sé nome, prezzo e IVA), oppure descrivi tu l’addebito. Poi imposta Quantità, Prezzo unitario (IVA incl.), l’aliquota IVA — una di quelle del paese della struttura in quel giorno — e, per un soggiorno di più giorni, la Data a cui appartiene. Il totale e l’IVA che contiene compaiono prima di cliccare Registra addebito. Serve il permesso di registrare addebiti, e il soggiorno deve essere confermato o con check-in effettuato e non ancora fatturato.
- Storna (la freccia alla fine di una riga) toglie una riga con una riga uguale e di segno opposto. Scegli il Motivo — Errore di registrazione, Duplicato, Conto sbagliato, Non consumato, Contestato dall’ospite, Gesto commerciale o Altro — e aggiungi una Nota (obbligatoria con Altro). La riga originale resta, barrata e segnata Stornato; lo storno compare sotto, con il motivo e chi l’ha fatto. Un addetto storna le proprie righe della giornata operativa in corso; una riga registrata da un collega o in una giornata chiusa mostra un lucchetto e la storna un supervisore.
Fatturare a una società
Un soggiorno è fatturato all’ospite, se non indichi un’azienda. L’azienda è un soggetto fatturabile: una sola scheda per azienda, con partita IVA, indirizzo, comune, CAP e paese (e, per l’Italia, codice destinatario o PEC), che si ritrova la volta successiva che prenota. Tutte le fatture del soggiorno la indicano come cliente: la fattura d’acconto, la proforma e la fattura al check-out.- Alla prenotazione: in Nuova prenotazione (PMS), al passaggio dell’ospite, attiva Fattura a un’azienda e scegli l’azienda in Azienda, oppure scegli Aggiungi nuovo soggetto per crearla. Per un’azienda romena, scrivi il CUI e premi Cerca in ANAF: ragione sociale, indirizzo, città e codice postale si compilano da soli. Il passaggio non prosegue finché non scegli un’azienda.
- Dopo: nella scheda Conto, il riquadro sopra il conto mostra Fatturato all’ospite — scegli un’azienda o il nome dell’azienda. Scegline un’altra, aggiungine una, oppure Cancella selezione per fatturare di nuovo all’ospite. L’intestatario di un soggiorno il cui conto è già saldato non cambia più: quella fattura è stata emessa a chi indicava.
Note
La scheda Note è dove le note della prenotazione si leggono e si scrivono. Note interne è la nota del team sul soggiorno, mai mostrata all’ospite: cliccala per scriverla o correggerla, poi Salva. Svuotando il campo la nota si cancella. In Note CRM scrivi una nota sull’ospite, spunta Importante se deve risaltare e clicca Aggiungi nota: resta sul profilo dell’ospite per ogni soggiorno. La modifica appare subito. Se non si può salvare, Gridbeds la ritira e dice perché, e ciò che hai scritto resta nel campo. Se qualcun altro ha modificato la prenotazione dopo che l’hai aperta, non si salva nulla e la prenotazione si ricarica — salva di nuovo la nota se è ancora valida. La nota interna richiede il permesso di gestire le prenotazioni; la nota sull’ospite, il permesso di gestire gli ospiti. Senza, le note si possono solo leggere.Messaggi
La scheda Messaggi è la conversazione con l’ospite, letta e risposta senza lasciare la prenotazione. Mostra le conversazioni su questa prenotazione — il thread del canale (Booking.com, Airbnb…) e ogni conversazione via email, SMS o WhatsApp iniziata da qui — con la più recente aperta. Tutte con questo ospite aggiunge le altre conversazioni con lo stesso ospite, anche dei soggiorni passati. Quando ce n’è più d’una, la scegli dalla riga sopra la conversazione; una conversazione di un altro soggiorno mostra il numero di quella prenotazione. Tutto funziona come nella pagina Messaggi: invii via email, SMS o WhatsApp, una risposta salvata o un modello, una nota interna, un file, l’invio programmato. Inizia una conversazione (o Nuova conversazione, se ce n’è già una) scrive all’ospite della prenotazione, nella struttura della prenotazione, e la conversazione resta con questa prenotazione. Apri in Messaggi apre la stessa conversazione nella pagina Messaggi. La scheda compare a chi ha il permesso di vedere i messaggi, se l’abbonamento include il modulo messaggistica.Quanto deve ancora l’ospite
In alto nel pannello ci sono Totale, Pagato e Saldo da pagare, oppure Saldato quando non resta nulla. Quando la prenotazione ha un conto corrente, sono le cifre del conto, compresi gli extra registrati al banco. Su una prenotazione OTA in cui il canale ha incassato il denaro dell’ospite, una quarta cifra, Incassato da Booking.com (o dal canale della prenotazione), mostra quanto ha ricevuto il canale. La struttura riceve quel denaro dal canale più tardi, con carta virtuale o bonifico. Per questo non rientra in Pagato, e l’ospite non lo deve una seconda volta: il saldo è solo ciò che è stato addebitato in più, per esempio il minibar o la tassa di soggiorno. Una riga sotto dice chi incassa. Incasso del canale significa che l’ospite ha già pagato il canale. Incasso in struttura significa che il canale non ha incassato nulla e l’ospite paga la struttura. Il Conto corrente nella scheda Conto mostra la stessa riga Incassato dal canale e lo stesso saldo. Sotto il nome dell’ospite, il pannello mostra la struttura, la tipologia di camera e la camera. Clicca sulla camera per cambiarla, oppure Assegna camera dove manca ancora: si apre lo stesso elenco di camere libere della colonna Camera, e la camera che scegli viene assegnata subito. Per togliere la camera da una prenotazione, usa Assegna camera in Altre azioni.Check-in
Gridbeds ti dice cosa manca, in quest’ordine:- “Conferma la prenotazione prima del check-in”.
- “Il check-in si apre il {data}”.
- “Assegna una camera prima del check-in”.
- “Registra gli occupanti prima del check-in” — i dati di ogni ospite servono per la schedina di Alloggiati Web.
Prolungare un soggiorno
Prolunga soggiorno sposta a una data successiva la partenza di un soggiorno confermato o con check-in effettuato. Lo ha chiunque possa gestire le prenotazioni, ovunque il soggiorno sia sullo schermo: accanto alle date in cima al pannello della prenotazione e in Altre azioni, da ⋮ su una riga dell’elenco, da Azioni prenotazione nel calendario, accanto a Check-out in In partenza oggi al ricevimento e, per un ospite in ritardo, nella chiusura del giorno. Scegli la Nuova partenza (parte da una notte dopo quella prenotata) e, prima che si salvi qualcosa, Gridbeds mostra le notti aggiunte e quanto aggiungono al totale del soggiorno, calcolate con le regole di Cambiare le date. Se le notti non si possono avere — il tipo di camera è pieno, la camera dell’ospite è venduta o bloccata — o il soggiorno non si può prolungare affatto (l’ha incassato il canale, il prezzo viene da un contratto o da un blocco di gruppo, la fattura è già emessa), dice perché e Prolunga soggiorno resta non disponibile. La camera viene ricontrollata alla conferma.Cos’altro mostra il pannello
- Per una prenotazione OTA, il canale e il suo riferimento compaiono accanto al numero della prenotazione. È il numero da comunicare a Booking.com o Expedia, e il pulsante accanto lo copia.
- Check-in online completato compare quando l’ospite ha terminato il check-in online.
- I neonati sono contati insieme ad adulti e bambini.
- La camera assegnata mostra il suo stato di pulizia: Sporca, In pulizia, Pulita o Ispezionata.
- Dettagli, sotto le cifre del pagamento, apre Piano tariffario, Prezzo per notte e Attività aperte sulla prenotazione. La riga stessa mostra quante attività sono aperte.
- Nella scheda Conto, ogni pagamento mostra il suo riferimento (Rif.), e un rimborso mostra il suo motivo. Le Garanzie sulla carta della prenotazione sono elencate sotto i pagamenti. Bloccare, incassare e sbloccare una garanzia si fa sempre da Altre azioni → Garanzia carta.
Check-out anticipato
Quando un ospite parte prima della data prenotata, Gridbeds chiede Check-out anticipato? (Mantieni l’ospite in casa / Check-out anticipato). Le notti non usate tornano in vendita, e il conto segue uno di tre casi:- le notti escono dal conto;
- con una tariffa non rimborsabile o una prenotazione OTA, le notti restano, come penale di partenza anticipata;
- se la fattura finale è già stata emessa, il conto resta come fatturato, e un’eventuale nota di credito è una decisione della reception.
Check-out con saldo da pagare
Ovunque tu faccia il check-out — dal pannello, da una riga dell’elenco o da più righe selezionate, dalla scheda Oggi, dal calendario o dalla Chiusura giornata — Gridbeds chiede prima quanto deve ancora l’ospite sul conto. Un ospite che non deve nulla riceve subito il check-out. Per un ospite che deve ancora pagare, una finestra mostra {nome} deve ancora {importo} e offre due risposte:- Incassa apre la stessa finestra di qualunque saldo (vedi Pagamenti). Quando il pagamento salda il conto, l’ospite riceve il check-out; un pagamento parziale lascia aperta la finestra con quanto resta da pagare.
- Check-out comunque effettua il check-out con il saldo da pagare. Il saldo resta sulla prenotazione e il registro di audit annota chi ha deciso e l’importo.
La regola è del server, quindi vale per ogni via d’accesso, compresi l’app per lo staff e le integrazioni: un check-out con soldi da pagare va a buon fine solo se qualcuno dice di aver visto l’importo.